Facility Coordinator.

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  • categoria
    industria
  • Contatto
    Julie Bartsch
  • riferimento
    165713-170

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Exklusiv für unseren Kunden - ein weltbekanntes Technologie Unternehmen - suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung - einen Facility Coordinator (m/w)

Ihre Hauptaufgaben:

  • Proaktive Unterstützung: Als Hauptansprechpartner für den Area Facilities Manager agieren.
  • Koordination: Verwaltung und Koordination aller technischen Notfalleinsätze.
  • Überwachung und Management: Kontrolle der Wartungspläne (PPM) und des Asset Registers zur Sicherstellung der vertraglichen Einhaltung lokaler Vorschriften und der Kapitalplanung.
  • Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften: Gewährleistung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften bei allen Vertragsaktivitäten.
  • Anbieterüberwachung: Aufsicht über alle Anbieteraktivitäten in den Bereichen Reinigung und Wartung, einschließlich der Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs).
  • Kontaktperson: Hauptansprechpartner für die täglichen Betriebsabläufe des Gebäudes.
  • Sicherheitsverantwortung: Gesamtverantwortung für die Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter und Gebäudenutzer.
  • Raumplanung: Überwachung der Sitzpläne, Aktualisierung von Grundrissen und Schreibtischnummerierungen. Abstimmung mit der EMEA Space Planning-Abteilung bezüglich aller Büroumzüge und -änderungen.
  • Hauptkontakt: Ansprechpartner für Facility Services in den Büros Basel und Zürich (Reisebereitschaft erforderlich).
  • Budgetverwaltung: Verwaltung von Rückstellungen und Finanzplanung.
  • Administrative Aufgaben: Erstellung von Bestellungen, Ausstellung von Rechnungen, Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten.
  • Raumkoordination: Unterstützung bei der Planung und Vorbereitung von Besprechungs- und Konferenzräumen. Koordination der Ausstattung, Beschaffung und Reservierung von Projektoren und anderen Besprechungsgeräten, Sicherstellung des guten Betriebszustands der Geräte. Organisation von Video- und/oder Webkonferenzen nach Bedarf.
  • Catering-Management: Koordination von Catering für Meetings und Veranstaltungen.
  • Bürobedarf: Bestellung von Bürobedarf und anderen Verbrauchsmaterialien wie Café-Zubehör, Druckertoner, Papier, Versandmaterialien etc.
  • Gebäudeverwaltung: Management der Gebäudeverwaltung und Reinigungsdienste nach Bedarf. Regelmäßige Inspektion der Ausrüstung in den Gemeinschaftsbereichen zur Sicherstellung eines guten Betriebszustands.
  • Serviceanfragen: Pflege von Aufzeichnungen und Protokollen von Serviceanfragen und Verfolgung des Status.
  • Postbearbeitung: Bearbeitung der täglich eingehenden Post.
  • Gästeservice: Pflege einer Datei mit Dienstleistungen wie Transportquellen, Unterkünften und Referenzkontakten. Organisation von Serviceleistungen für Gäste, wie Transport, Tickets, Reservierungen usw.

Exklusiv für unseren Kunden - ein weltbekanntes Technologie Unternehmen - suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung - einen Facility Coordinator (m/w)

Ihre Hauptaufgaben:

  • Proaktive Unterstützung: Als Hauptansprechpartner für den Area Facilities Manager agieren.
  • Koordination: Verwaltung und Koordination aller technischen Notfalleinsätze.
  • Überwachung und Management: Kontrolle der Wartungspläne (PPM) und des Asset Registers zur Sicherstellung der vertraglichen Einhaltung lokaler Vorschriften und der Kapitalplanung.
  • Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften: Gewährleistung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften bei allen Vertragsaktivitäten.
  • Anbieterüberwachung: Aufsicht über alle Anbieteraktivitäten in den Bereichen Reinigung und Wartung, einschließlich der Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs).
  • Kontaktperson: Hauptansprechpartner für die täglichen Betriebsabläufe des Gebäudes.
  • Sicherheitsverantwortung: Gesamtverantwortung für die Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter und Gebäudenutzer.
  • Raumplanung: Überwachung der Sitzpläne, Aktualisierung von Grundrissen und Schreibtischnummerierungen. Abstimmung mit der EMEA Space Planning-Abteilung bezüglich aller Büroumzüge und -änderungen.
  • Hauptkontakt: Ansprechpartner für Facility Services in den Büros Basel und Zürich (Reisebereitschaft erforderlich).
  • Budgetverwaltung: Verwaltung von Rückstellungen und Finanzplanung.
  • Administrative Aufgaben: Erstellung von Bestellungen, Ausstellung von Rechnungen, Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten.
  • Raumkoordination: Unterstützung bei der Planung und Vorbereitung von Besprechungs- und Konferenzräumen. Koordination der Ausstattung, Beschaffung und Reservierung von Projektoren und anderen Besprechungsgeräten, Sicherstellung des guten Betriebszustands der Geräte. Organisation von Video- und/oder Webkonferenzen nach Bedarf.
  • Catering-Management: Koordination von Catering für Meetings und Veranstaltungen.
  • Bürobedarf: Bestellung von Bürobedarf und anderen Verbrauchsmaterialien wie Café-Zubehör, Druckertoner, Papier, Versandmaterialien etc.
  • Gebäudeverwaltung: Management der Gebäudeverwaltung und Reinigungsdienste nach Bedarf. Regelmäßige Inspektion der Ausrüstung in den Gemeinschaftsbereichen zur Sicherstellung eines guten Betriebszustands.
  • Serviceanfragen: Pflege von Aufzeichnungen und Protokollen von Serviceanfragen und Verfolgung des Status.
  • Postbearbeitung: Bearbeitung der täglich eingehenden Post.
  • Gästeservice: Pflege einer Datei mit Dienstleistungen wie Transportquellen, Unterkünften und Referenzkontakten. Organisation von Serviceleistungen für Gäste, wie Transport, Tickets, Reservierungen usw.

  • qualifiche

    Ihr Profil:

    • PC-Kenntnisse: Starke Kenntnisse in MS Office und anderen PC-Anwendungen.
    • Selbstmotivation: Eigenmotivation und Ressourcenbewusstsein.
    • Administrative Fähigkeiten: Gute organisatorische und administrative Fähigkeiten.
    • Organisationstalent: Sehr gut organisiert, mit ausgeprägten Priorisierungs- und Planungsfähigkeiten.
    • Serviceorientierung: Kundenorientierte Einstellung kombiniert mit innovativem Denken.
    • Kommunikationsfähigkeiten: Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
    • Sprachkenntnisse: Gute Kenntnisse der vorherrschenden Sprachen am Standort und professionelle Englischkenntnisse.
    • Erfahrung: Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Facility Management oder in einer ähnlichen Position.
    • Kundenservice: Erfahrung im Kundenservice und Fähigkeit zur Kommunikation auf allen Ebenen.
    • Branchenkenntnis: Wissen und Bewusstsein für die Facility-Management-Branche.
    • HSE-Kenntnisse: Grundverständnis von Gesundheit, Sicherheit und Umwelt (HSE).
    • Lernbereitschaft: Gute Lernfähigkeit und Anpassungsfähigkeit.

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JB

Julie Bartsch

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