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dettagli di lavoro
Location: Bulle, Switzerland
Activity rate : 100%
Type of contract: Temporary contract
Start Date: ASAP
As an Administrative Coordinator, you will take ownership of critical administrative and event- related responsibilities, ensuring efficiency and precision in all aspects of your work. This role requires a detail-oriented professional with excellent organizational and communication skills.
Key responsibilities:
Support the administrative organization and coordination of national and international congresses and events, ensuring compliance with global and local guidelines.
Support PR/PO creation, financial processes, and invoice handling.
Oversee event logistics, including congress registrations, booth arrangements, symposia setup.
Handle travel and accommodation (flights, hotels, transfers), hospitality suites, social programs, and certificates of attendance.
Draft and manage contracts (sponsorship, speaker, consultancy, confidentiality, etc.) and ensure proper documentation.
Provide high-level administrative support, including internal meeting organization and coordination.
Act as a point of contact for stakeholders, ensuring smooth communication and workflow management.
Handle document approvals, archiving, and follow-up on administrative tasks.
Serve as a backup for event coordination during peak periods or staff absences.
Location: Bulle, Switzerland
Activity rate : 100%
Type of contract: Temporary contract
Start Date: ASAP
As an Administrative Coordinator, you will take ownership of critical administrative and event- related responsibilities, ensuring efficiency and precision in all aspects of your work. This role requires a detail-oriented professional with excellent organizational and communication skills.
Key responsibilities:
Support the administrative organization and coordination of national and international congresses and events, ensuring compliance with global and local guidelines.
Support PR/PO creation, financial processes, and invoice handling.
Oversee event logistics, including congress registrations, booth arrangements, symposia setup.
Handle travel and accommodation (flights, hotels, transfers), hospitality suites, social programs, and certificates of attendance.
Draft and manage contracts (sponsorship, speaker, consultancy, confidentiality, etc.) and ensure proper documentation.
Provide high-level administrative support, including internal meeting organization and coordination.
Act as a point of contact for stakeholders, ensuring smooth communication and workflow management.
Handle document approvals, archiving, and follow-up on administrative tasks.
Serve as a backup for event coordination during peak periods or staff absences.
qualifiche
What will make you successful:
Fluency in German and English. French is an asset.
Proficiency in Excel and experience with ERP systems; SAP Ariba is highly desirable.
Good informatics skills: MS Office, SRM, Orbit, SourceClear.
Proven experience in handling invoices, PR/POs, and financial processes.
Excellent organizational and project management skills, with the ability to prioritize tasks and meet deadlines independently.
Strong problem-solving abilities, quick to identify and resolve issues efficiently.
Demonstrated customer orientation, with a patient and solution-focused approach in a multicultural environment.
Ability to work according to global and local compliance procedures, maintaining high standards of accuracy.
Proactive, detail-oriented, and reliable, with a dynamic and collaborative team spirit.
You are interested in knowing our way of work, then check this url: https://tour.ucbsuisse.ch/fr
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LS
Laetitia Stirer
Randstad UCB Bulle
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1 di 8
candidati con Randstad.
Candidarsi alle nostre offerte di lavoro è facile. Dopo aver ricevuto la tua domanda di impiego, la verificheremo per capire se è linea con il ruolo professionale e l’azienda.
2 di 8
ti ricontatteremo.
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3 di 8
per registrarti.
Se non hai ancora lavorato con noi, avremo bisogno di ulteriori informazioni di base per confermare la tua idoneità a lavorare in Svizzera.
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Dovremo poi controllare un paio di dati – faremo le necessarie verifiche di compatibilità per assicurarci che tu sia il candidato ideale per il ruolo, contatteremo le referenze che ci hai trasmesso e ti aggiorneremo.
5 di 8
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Ci assicureremo che tu sia perfettamente preparato ad affrontare il tuo colloquio e al corrente di quello che ti aspetta. Buona fortuna!
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Una volta iniziata la tua nuova sfida, ti contatteremo per vedere come procede e per assicurarci che tu abbia il nostro supporto nello svolgimento del tuo impiego.
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