Während Unternehmen in der ganzen Schweiz zu einer Belegschaft wechseln, die nicht mehr alle am gleichen Ort, sondern von zu Hause aus miteinander arbeitet, müssen viele Arbeitgeber ihre Einstellungsprozesse entsprechend anpassen. Eine der grössten Änderungen der Einsatz von Remote-Onboarding, um neue Mitarbeitende willkommen zu heissen und auf den neuesten Stand zu bringen.
Dies ist eine grosse Herausforderung. Wie bringen Sie Mitarbeitende in Ihr Unternehmen und sorgen dafür, dass sie sich willkommen, begeistert und wie ein geschätztes Mitglied Ihres Teams fühlen?
Probieren Sie diese Strategien aus, um sicherzustellen, dass Ihre neuen Mitarbeitenden sich wohlfühlen, auch wenn Sie sie nicht von Angesicht zu Angesicht treffen können:
Geben Sie ihnen das Gefühl, willkommen zu sein
Der erste Tag bei einem neuen Job per Videoanruf ist natürlich nicht das gleiche, wie sich persönlich im Büro vorzustellen. Sie müssen also etwas dafür mehr daran arbeiten, eine gute Stimmung zu schaffen. Abgesehen von einer Begrüssungs-E-Mail senden einige Unternehmen ein Willkommens-Kit an neue Mitarbeiter. Miro, eine virtuelle Whiteboard-Plattform, sendet neuen Mitarbeitern unter anderem einen Firmen-Hoodie, einige Aufkleber und eine gebrandete Wasserflasche zu. Diese Symbole der Unternehmenskultur und das Gefühl zu haben, dass sie den Mitarbeitenden wichtig sind, sind sehr bedeutsam», sagt AJ Josephson, Leiter des Personalwesens bei Miro.
Andere Ideen: Das Mittagessen, das eine neue Kollegin mit ihrem Team oder ihrem Chef (oder beiden) verbracht hätte: Machen Sie es virtuell. Machen Sie daraus einen Video-Lunch-Call, und jeder bringt sein eigenes Mittagessen mit.
Stellen Sie zudem frühzeitig sicher, dass neue Kollegen gut ausgestattet sind. Wenn sie einen Laptop benötigen, senden Sie ihn ihnen zu oder lassen Sie ihn rechtzeitig abholen. Wenn es Software gibt, die sie für ihre Arbeit benötigen, stellen Sie sicher, dass sie Zugriff darauf haben. Dies ist ein weiterer Weg, um zu zeigen, dass Sie auf sie vorbereitet waren und im Team willkommen heissen wollen, und es wird ihnen helfen, schnell auf den neuesten Stand zu kommen.
Helfen Sie den neuen Mitarbeitern, ihre Kollegen kennenzulernen
Es ist schwierig, Mitarbeitern im Unternehmen einen neuen Mitarbeiter vorzustellen, wenn sie nicht im gleichen Gebäude sind, und ein Zoom-Aufruf mit zu vielen Leuten kann überwältigend sein. Überlegen Sie sich, wie Sie neue Mitarbeitende mit ihrem Team (und das Team mit Ihren neuen Kollegen) vertraut machen können. Senden Sie beispielsweise eine E-Mail, um alle darüber zu informieren, dass ein neuer Mitarbeiter eingetroffen ist.
Bei Miro unterteilt das Unternehmen die grösseren Zoom-Meetings zum Beispiel in kleine Gruppen, damit sich die Leute besser kennenlernen können. Sie haben sogar kürzlich alle in ihrem Büro virtuell zusammen ein Brettspiel spielen lassen.
Miro führt neue Mitarbeitende auch in Gruppen von fünf oder sechs Personen ein, selbst in geografisch getrennten Büros. «Über drei Wochen durchlaufen sie verschiedene Schulungen zusammen, lernen die Werte des Unternehmens kennen, geben sich gegenseitig Feedback, treffen Vorbilder und lernen die wichtigsten Strukturen kennen», sagt Josephson. «Von Anfang an lernen sie zusammen und schaffen ein Zugehörigkeitsgefühl.»
Eine andere Strategie: Richten Sie einen Zeitplan so ein, dass jeden Tag in den ersten ein oder zwei Wochen jemand einen Termin mit dem neuen Mitarbeiter vereinbart, eincheckt und sich vorstellt. Es müssen nicht einmal arbeitsbezogene Meetings sein. Das Ziel davon ist es, sich miteinander vertraut zu machen, sodass sich die Personen einander verbunden fühlen.
Festigen Sie Ihre Onboarding-Prozesse
Eine der Herausforderungen des «Remote Working» besteht darin, dass Dinge, die in einer Teamumgebung implizit gelernt worden wären, Menschen, die alle von zuhause aus arbeiten, explizit erklärt werden müssen. Wenn es eine bestimmte Art und Weise gibt, wie Dinge getan werden, erstellen Sie Anleitungen dafür.
Josephson von Miro stellte fest, dass dies auf seine Firma zutrifft. «Verteilte Teams benötigen viel mehr Dokumentationen, damit die Leute wissen, was zu tun ist», sagt er. «Das sind Dinge, die wir speziell für unsere Produktentwicklungsteams ausbauen mussten.»
Fragen Sie häufig nach
Beim «Remote Working» können Sie nicht kurz nach Mitarbeitenden schauen, indem Sie fünfmal am Tag an ihrem Arbeitsplatz vorbeischlendern. Daher ist es wichtig, mit ihnen in Kontakt zu bleiben und sicherzustellen, dass sie über alles verfügen, was sie benötigen. Sie möchten jedoch auch nicht, dass sie Sie 15 Mal am Tag anrufen. Eine Strategie: Für mindestens die erste Woche lang sollte es morgens und abends kurze Anrufe mit dem Vorgesetzten geben.
Das ist zwar eine Zeitinvestition. Doch am Ende des Tages ist es weniger investierte Zeit, als wenn Sie die neue Kollegin mehrfach am Tag virtuell anspricht und sagt: «Ich verstehe das nicht.» Alternativ können Sie vorschlagen, dass alle Fragen gesammelt werden sollen und dann am Ende des Tages gestellt werden.
Wenden Sie ein Patensystem an
Eine andere Möglichkeit, einem neuen Mitarbeiter zu helfen, das Unternehmen und seine Routinen kennenzulernen, besteht darin, ihm einen Paten oder eine Mentorin an die Hand zu geben, die ihn mit allem vertraut machen. Sie können über die Unternehmenskultur sprechen und sich mit den Details der Arbeit dort vertraut machen. In einer virtuellen Umgebung ist es für diese Person noch wichtiger, häufig bei der neuen Kollegin reinzuschauen, da sie im virtuellen Büro keinen zufälligen Kontakt zu ihr hat.
Die Paten müssen sich fixe Zeiten einplanen, um sich mit der neuen Person zu treffen und mit ihr in Kontakt zu bleiben. Zudem sollen sie die neuen Teamkollegen ermutigen, sie als Ansprechpartner zu nutzen. Natürlich sollten Sie sicherstellen, dass der Pate oder die Patin genügend Zeit zur Verfügung haben, denn das ist keine Kleinigkeit.
Ein weiterer Bonus: Ein Pate oder eine Mentorin ist ein weiterer Ansatzpunkt, um eine neue Mitarbeiterin in reguläre Routinen einzubinden, z.B. um sicherzustellen, dass sie weiss, dass am Donnerstag ein Jour-Fix-Meeting stattfindet.
Nutzen Sie die Remote-Onboarding-Technologie
Der Eintritt in ein Unternehmen ist mit einem gewissen Verwaltungsaufwand verbunden. Wenn Sie immer noch überwiegend in Papierform arbeiten und sich nicht an die neue Realität angepasst haben, hinken Sie möglicherweise den Entwicklungen noch hinterher.
Viele Firmen nutzen Dienste wie PandaDoc, HelloSign oder DocuSign, um Unterlagen zu verteilen, die Unterschriften benötigen. Ein Intranet-Messaging-Dienst wie Slack ermöglicht es den Mitarbeitenden, miteinander zu kommunizieren, als wären sie zusammen im Büro.
Die Welt der Einstellung und Rekrutierung ändert sich schnell und wir alle lernen noch, wie wir uns an neue Methoden anpassen können.