was ist eine referenz-überprüfung und warum ist sie wichtig?

Studien zeigen, dass etwa 95 % der Arbeitgeber die Überprüfung von Referenzen bereits bei der Einstellung nutzen. Allerdings erkennen sie oft nicht den vollen Wert dieser Methode.

Auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt von heute ist es wichtiger denn je, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen beim ersten Mal den richtigen Bewerber einstellt. Die Überprüfung von Referenzen kann Ihnen dabei helfen, wenn sie richtig durchgeführt wird. So ist die Überprüfung von Referenzen ein ideales Instrument, um die Eignung für eine Stelle und ein Unternehmen zu ermitteln.

Um die Überprüfung von Referenzen optimal zu nutzen, ist es wichtig, genau zu verstehen, was dieses Rekrutierungsinstrument ist, welchen Wert es für den Einstellungsprozess hat und wie Sie die Erkenntnisse gewinnen, die Sie für die Auswahl der richtigen Bewerber benötigen.

Was ist eine Referenz-Überprüfung?

Die Überprüfung von Referenzen wird in der Regel gegen Ende des Rekrutierungsprozesses durchgeführt. Sie dient dazu, Erkenntnisse über einen bestimmten Bewerber zu gewinnen, indem man um Feedback von aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern bittet. Dieses Feedback wird in der Regel eingeholt, indem den Referenzpersonen eine Reihe von Fragen über den Bewerber gestellt werden, entweder per Telefon oder per E-Mail.

Die Überprüfung von Referenzen ist ein recht einfacher Prozess. Der Bewerber stellt Ihnen eine Liste mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern, Managern und Professoren zur Verfügung, die aus erster Hand über seine Fähigkeiten und Eigenschaften am Arbeitsplatz informiert sind. Anhand der vom Bewerber zur Verfügung gestellten Kontaktdaten müssen Sie die einzelnen Referenzen kontaktieren und ihnen eine Reihe von Fragen stellen, z. B. "Wie beurteilen Sie die Teamfähigkeit des Bewerbers?

Da dieser Prozess in der Regel erst in den späten Phasen des Rekrutierungsprozesses stattfindet, müssen Sie nur eine Überprüfung von Referenzen bei den Kandidaten durchführen, die Sie einstellen möchten.

Der Prozess mag zwar einfach sein, aber der Trick, um nützliches Feedback zu erhalten, besteht darin, die richtigen Fragen zu stellen . Mit anderen Worten: Eine Überprüfung von Referenzen sollten Sie nicht ohne einen strategischen Plan durchführen.

Warum ist die Überprüfung von Referenzen wichtig?

Es gibt mehrere Gründe für die Überprüfung von Referenzen, unter anderem:

relevante Informationen einholen

Referenzen sind oft eine der besten Quellen, um arbeitsbezogene Informationen über den Bewerber zu sammeln. Sie können sogar die einzige Quelle ausser dem Bewerber selbst sein, die aus erster Hand über die Leistung des Bewerbers am Arbeitsplatz und seine Fähigkeiten informiert ist.

Wenn Sie bei der Überprüfung von Referenzen die richtigen Fragen stellen, erhalten Sie eine Fülle von Informationen, z. B. über die Stärken und Schwächen des Bewerbers, seine Fähigkeit, Termine einzuhalten, und seine Bereitschaft, berufsbegleitend zu lernen. Dies wiederum kann Ihnen helfen festzustellen, ob der Bewerber die richtigen Fähigkeiten und Eigenschaften für die Stelle besitzt.

die Eignung für den Arbeitsplatz feststellen

Als Personalverantwortlicher oder HR-Fachmann wissen Sie bereits, dass die richtigen Fähigkeiten nur ein Faktor sind, der bei der Auswahl des richtigen Bewerbers berücksichtigt werden muss. Neben der Eignung für die Stelle wollen Sie auch einen Bewerber, der gut zum Chef und zum Unternehmen passt. 

Die Überprüfung von Referenzen kann Ihnen dabei helfen, festzustellen, ob der Bewerber gut zu Ihnen passt. Denn wer kennt den Bewerber besser als jemand, der tagtäglich mit ihm zusammenarbeitet. In der Regel können Sie an der Art und Weise, wie die Referenzperson auf die Fragen antwortet, erkennen, ob der Bewerber gut angesehen ist oder nur ein weiterer Mitarbeiter.

Achten Sie darauf, dass einige Fragen einen direkten Bezug zu Ihrer Unternehmenskultur haben. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel eine Arbeitsplatzkultur hat, die auf Zusammenarbeit und Teambildung ausgerichtet ist, stellen Sie den Referenzen Fragen zur Fähigkeit des Bewerbers, mit anderen zusammenzuarbeiten. Oder fragen Sie nach Beispielen, in denen der Bewerber in einem Team gearbeitet hat, um ein bestimmtes Projekt zu verwirklichen.

die Informationen der Antragsteller zu überprüfen

Einer der wichtigsten Vorteile der Überprüfung von Referenzen ist, dass sie Ihnen helfen kann, die Fakten im Lebenslauf und in der Bewerbung zu überprüfen. Zögern Sie nicht, die Referenzperson zu bitten, einige dieser Informationen zu überprüfen, z. B. die Berufsbezeichnung, die Aufgaben, die Verantwortlichkeiten am Arbeitsplatz, die Ausbildung und die Fähigkeiten. In der Tat können derzeitige und ehemalige Mitarbeiter die Fähigkeiten und Fertigkeiten des Bewerbers oft am besten beurteilen.

Dabei ist es auch wichtig zu wissen, dass Referenzen oft ihre persönliche Meinung abgeben, die auf einer Vielzahl von Faktoren beruhen kann. Denken Sie daran, dass die meisten Bewerber nur die Namen von Referenzen angeben, von denen sie wissen, dass sie etwas Gutes über sie sagen werden. Um sich Klarheit über einige dieser Antworten zu verschaffen, sollten Sie unbedingt Folgefragen stellen. Wenn die Referenz beispielsweise angibt, dass der Bewerber eine gute Führungspersönlichkeit ist, sollten Sie nachfragen, welche besonderen Führungsqualitäten der Kandidat hat.

rote Flaggen erkennen

Ein weiterer Vorteil der Überprüfung von Referenzen ist, dass sie Sie auf mögliche Probleme mit dem Bewerber aufmerksam machen können. Wenn zum Beispiel die Antworten der Referenzperson nicht mit dem Lebenslauf und der Bewerbung des Bewerbers übereinstimmen, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass der Bewerber einige seiner Fähigkeiten und Erfahrungen beschönigt hat.

Das Arbeitszeugnis kann auch unbeabsichtigt auf schädliche Verhaltensweisen am Arbeitsplatz hinweisen, wie z. B. häufige Abwesenheit, Zuspätkommen, Streitlust und Beleidigungen.

Ein weiterer Hinweis, auf den Sie bei der Überprüfung von Referenzen achten sollten, ist, wenn die Referenz einfache Fragen zum Bewerber nicht beantworten kann. Dies kann darauf hindeuten, dass das Arbeitszeugnis und der Bewerber nicht eng zusammengearbeitet haben, so dass sie die Leistung des Bewerbers am Arbeitsplatz nicht am besten beurteilen können.

Tipps für die Überprüfung von Referenzen

Bei der Überprüfung von Referenzen sollten Sie einige Dinge beachten, z. B:

genügend Zeit einplanen

Überprüfungen von Referenzen sind für den Rekrutierungsprozess sehr wertvoll, können aber auch sehr zeitaufwändig sein. Wenn Sie die Überprüfung per Telefon durchführen, sollten Sie genügend Zeit einplanen, um die erforderliche Anzahl an Überprüfungen von Referenzen durchzuführen. Sie können auch eine Software zur automatisierten Überprüfung von Referenzen einsetzen, wie z. B. Relevate Reference, um den Prozess in einem Bruchteil der Zeit durchzuführen. 

direkte, offene Fragen stellen

Machen Sie nicht den Fehler, eine Reihe von Ja- oder Nein-Fragen zu stellen. Diese Art der Befragung ist wenig aussagekräftig und verhindert einen Einblick in die tatsächlichen Fähigkeiten des Bewerbers zu geben. Halten Sie sich stattdessen vor allem an offene Fragen, die dem Referenzgeber viel Zeit lassen, um Einzelheiten über die Fähigkeiten des Bewerbers zu nennen.

Arbeitszeugnisse anfordern

Es ist eine bekannte Tatsache, dass Bewerber am ehesten die Namen von Referenzen angeben, denen sie vertrauen, um eine positive Bewertung abzugeben. Diese Praxis lässt sich zwar nicht wirklich unterbinden, aber Sie können vom Bewerber verlangen, dass er nur Namen von Personen angibt, mit denen er derzeit zusammenarbeitet oder in der Vergangenheit zusammengearbeitet hat. Sie können auch verlangen, dass der Bewerber keine Familienangehörigen als Referenzen angibt, selbst wenn er bereits mit ihnen zusammengearbeitet hat. Wenn Sie diese Massnahmen ergreifen, können Sie die Qualität der Referenzen verbessern, indem Sie sicherstellen, dass sie aus erster Hand über die Fähigkeiten des Bewerbers am Arbeitsplatz informiert sind.

Ihre rechtliche Verantwortung verstehen

Bei der Überprüfung von Referenzen müssen Sie Ihre rechtlichen Grenzen kennen. In vielen Regionen ist es Arbeitgebern beispielsweise nicht gestattet, persönliche Informationen über den Bewerber zu erfragen, z. B. ob er verheiratet ist oder Kinder hat. Diese rechtlichen Grenzen gelten in der Regel auch für Referenzen. Es ist wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, sich mit Ihrem Rechts- und Datenschutzteam in Verbindung zu setzen, um die rechtlichen Grenzen in Ihrem speziellen Bereich besser zu verstehen und Probleme mit der Einhaltung der Vorschriften zu vermeiden.

die Fragen vorbereiten

Es empfiehlt sich auch, vor der Überprüfung von Referenzen eine Liste mit vorbereiteten Fragen bereitzuhalten. Dieser Schritt kann Ihnen nicht nur helfen, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass Sie sachdienliche Informationen sammeln, sondern er kann Ihnen auch helfen, diese Art von Compliance-Problemen zu vermeiden.

Beispiele für Fragen zur Überprüfung von Referenzen

Nehmen Sie sich vor der Überprüfung von Referenzen die Zeit, die anderen Mitglieder des Einstellungsteams zu befragen. Bitten Sie sie, auf Bereiche in der Bewerbung des Bewerbers hinzuweisen, die mehr Input erfordern, oder auf Bereiche, die Anlass zur Sorge geben. Sie können diese Informationen nutzen, um während des Gesprächs mit der Referenzperson sehr berufsspezifische Fragen zu stellen.

Üblicherweise beginnt die Überprüfung von Referenzen mit einigen grundlegenden Fragen, um zu bestätigen, dass die Referenz tatsächlich mit dem Bewerber zusammengearbeitet hat. Zum Beispiel:

• In welchem Zeitraum haben Sie mit dem Bewerber gearbeitet?
• Was war die Aufgabe des Bewerbers?
• Welche spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten hatte der Bewerber in seiner Funktion?

Dann können Sie zu arbeitsbezogenen Fragen übergehen, wie zum Beispiel:

• Wie beurteilen Sie die Fähigkeit des Bewerbers, mit stressigen Situationen umzugehen?
• Wie gut ist der Kandidat mit Konflikten am Arbeitsplatz umgegangen?
• Wie sind die Arbeitsfähigkeiten des Bewerbers im Vergleich zu anderen Bewerbern in ähnlichen Positionen?
• Wissen Sie, warum der Kandidat gekündigt hat?
• Würden Sie den Bewerber für diese Stelle wieder einstellen oder empfehlen?

Geben Sie der Referenzperson ausserdem die Möglichkeit, zusätzliche Angaben zum Bewerber zu machen, etwaige Bedenken zu äussern oder bereits gegebene Antworten zu präzisieren.

Eine vollständige Liste der Fragen, die Sie während der Überprüfung von Referenzen stellen können, finden Sie in unserem Leitfaden zur Überprüfung von Referenzen.