vorstellungsgespräche optimieren: unternehmen sie die richtigen schritte, um top-talente zu finden?

Ein Personalbeschaffungsverfahren umfasst viele wichtige Elemente, von der Erstellung aussagekräftiger Stelleninserate, welche die Position eingehend beschreiben und hochkarätige Talente anziehen, bis hin zur zuverlässigen Überprüfung von Referenzen.

In Bezug auf die Bewertung der Fähigkeiten bilden Vorstellungsgespräche eine der wichtigsten Phasen im Einstellungsverfahren, denn diese bieten Ihnen Informationen, die über Lebensläufe und LinkedIn-Profile hinausgehen. Vorstellungsgespräche geben Ihnen nicht nur die Möglichkeit, mehr über die Erfahrung und Fähigkeiten von Bewerbern zu erfahren, sondern auch tiefer in ihre Persönlichkeit und das, was sie einzigartig macht, einzutauchen. Dies ist entscheidend, wenn Sie beurteilen möchten, wie gut die jeweilige Person zu ihren potenziellen Kollegen, zu ihrer Führungskraft und zu Ihrem Unternehmen insgesamt passt.

Vor diesem Hintergrund lohnt es sich, darüber nachzudenken, wie Sie Ihre Gesprächsstrategie so gestalten können, dass Sie den maximalen Nutzen aus dem Prozess ziehen und erstklassige Talente für Verwaltungs- und Büropositionen finden.

In diesem Blog betrachten wir im Detail, wie Sie einen dreistufigen Ansatz verfolgen können, der die folgenden Phasen umfasst:

• Planung und Vorbereitung
• Das eigentliche Vorstellungsgespräch
• Nachbereitung des Vorstellungsgesprächs

Planung und Vorbereitung

Wie viele Aspekte der Personalverwaltung und der Unternehmensführung im Allgemeinen sind Vorstellungsgespräche effizienter und produktiver, wenn sie gründlich geplant werden. Sie haben nur ein kleines Zeitfenster, um so viel wie möglich über jeden Bewerber zu erfahren. Deshalb ist die richtige Vorbereitung unerlässlich, wenn Sie jedes Vorstellungsgespräch optimal nutzen möchten.

Praxis

Überprüfen Sie zunächst, ob Sie die richtigen praktischen Vorkehrungen getroffen haben, um einen reibungslosen und pünktlichen Ablauf des Vorstellungsgesprächs zu gewährleisten. Das bedeutet, dass Sie die erforderlichen Besprechungsräume im Büro reservieren und sicherstellen, dass Sie genügend Zeit für ein gründliches Gespräch haben. Sie sollten sich vor dem Meeting auch etwas Zeit nehmen, damit Sie rechtzeitig beginnen können und im Anschluss noch die Gelegenheit haben, um Ihre ersten Gedanken und Eindrücke festzuhalten.

Denken Sie daran, dass es bei einem Vorstellungsgespräch nicht nur darum geht, dass Ihr Unternehmen Bewerber beurteilt. Es bietet auch eine Gelegenheit für die Bewerber, Sie besser kennenzulernen und sich ein klares Bild davon zu machen, ob sie für Sie arbeiten möchten oder nicht.

Probleme wie ein verspäteter Beginn des Vorstellungsgesprächs oder Verwechslungen bei der Buchung von Besprechungsräumen wirken sich negativ auf den ersten Eindruck des Unternehmen aus und erhöhen das Risiko, dass stark nachgefragte Kandidaten ihre Talente anderswo einsetzen.

Informieren Sie sich über die Bewerber

Ein weiterer wichtiger Teil der Planungs- und Vorbereitungsphase des Vorstellungsgesprächs besteht darin, sich über die Person zu informieren, die sich für die Stelle bewirbt. 

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um alle Informationen zu überprüfen, die Sie über diese Person haben, angefangen bei ihren Fähigkeiten, ihrer Erfahrung, ihren Qualifikationen und anderen Attributen, die in ihrem Lebenslauf aufgeführt sind, bis hin zu allem, was Sie ihrem LinkedIn-Profil entnehmen können. Sie sollten auch überlegen, wie detailliert Sie ihre Aktivitäten auf anderen Social-Media-Plattformen betrachten möchten, um sich ein detaillierteres Bild vom Charakter der jeweiligen Person zu machen.

Das individuelle Kennenlernen von Bewerbern hilft Ihnen in der nächsten Phase der Gesprächsvorbereitung: der Planung Ihrer Fragen.

Bereiten Sie Fragen vor

Einige der Fragen, die Sie in Vorstellungsgesprächen stellen, sind für jeden interviewten Kandidaten gleich. Wenn Sie beispielsweise die Eignung für Büro- und Verwaltungspositionen beurteilen möchten, könnten Sie beispielsweise folgende Fragen stellen:

• Was waren Ihre Hauptaufgaben in Ihrem letzten Job?
• Können Sie ein Problem beschreiben, mit dem Sie in Ihrer letzten Position konfrontiert waren, und wie Sie es gelöst haben?
• Welche Aspekte Ihrer früheren Position haben Sie als stressig empfunden?
• Wie haben Sie den Stress bewältigt?

Aus Gründen der Fairness und Konsistenz ist es wichtig, bestimmte Kernfragen an jede Person zu stellen, aber es wird auch Situationen geben, in denen Sie Ihre Fragen auf individuelle Personen zuschneiden müssen. Vielleicht möchten Sie einige Kandidaten nach Lücken in ihrer beruflichen Laufbahn fragen, oder danach, was sie in bestimmten früheren Positionen gelernt haben.

Es kann auch von Vorteil sein, ungewöhnliche oder offene Gesprächsfragen zu stellen, die Bewerber dazu ermuntern, über den Tellerrand hinaus zu denken und auf natürlichere, improvisiertere Weise zu kommunizieren. Dies kann eine gute Möglichkeit sein, mehr über Menschen zu erfahren, indem Sie sie dazu ermutigen, von formelhaften oder einstudierten Antworten abzuweichen.

Seien Sie bereit, Fragen zu beantworten

Auch hier sollten Sie nicht vergessen, dass Vorstellungsgespräche für Sie nicht nur eine Gelegenheit zur Beurteilung der Fähigkeiten sind, sondern auch eine Chance für Bewerber bieten, mehr über Ihr Unternehmen zu erfahren. Sie stellen eine effiziente Möglichkeit dar, Werbung für Ihr Unternehmen gegenüber einzelnen Bewerbern zu machen.

Sie sollten deshalb darauf vorbereitet sein, Ihren Gesprächspartnern mehr über Ihr Unternehmen zu erzählen und häufige Fragen zu beantworten.

Während Ihrer Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche können Sie wahrscheinliche Fragen vorausahnen, indem Sie zum Beispiel über die folgenden Punkte nachdenken:

• Was ist die Geschichte hinter unserem Unternehmen und unserer Marke?
• Was sind die Alleinstellungsmerkmale des Unternehmens?
• Vor welchen Herausforderungen stehen wir derzeit?
• Warum ist diese Stelle derzeit zu besetzen?
• Welche Anerkennung bieten wir unseren Mitarbeitenden und wie belohnen wir sie?
• Welche Ziele will das Unternehmen in den nächsten Jahren erreichen?

Das eigentliche Vorstellungsgespräch

Wenn es an der Zeit ist, das Vorstellungsgespräch tatsächlich zu führen, sollten Sie immer eine klare Vorstellung davon zu haben, wie das Gespräch verlaufen soll und was Sie daraus erfahren möchten. Für viele Unternehmen ist es wichtig, sich bei der Bewertung von Bewerbern auf drei spezifische Dimensionen zu konzentrieren:

• Übereinstimmung mit der Stelle
• Übereinstimmung mit der Führungskraft
• Übereinstimmung mit dem Unternehmen

Auf diese Weise können Sie sich ein umfassendes Bild von den Kompetenzen und dem Potenzial von Bewerbern sowie ihrer Kompatibilität mit Ihrer Unternehmenskultur und den Personen machen, mit denen sie zusammenarbeiten würden.

Einstieg

Manche Kandidaten sind nervös, besonders zu Beginn des Vorstellungsgesprächs. Überlegen Sie sich also, wie Sie Ihre Gesprächspartner beruhigen können. Sie könnten beispielsweise selbst eine ruhige Haltung bewahren, ein paar beiläufige Fragen zu ihrer Anfahrt zu Ihrem Unternehmen stellen oder einen allgemein unbeschwerten Ton anschlagen, der ihnen dabei hilft, sich zu entspannen und frei zu sprechen. Dies ist ein wichtiger Punkt, denn es ist schwierig, eine genaue Vorstellung davon zu bekommen, ob Bewerber zu Ihrem Unternehmen passen, wenn ihr Nervenkostüm ihr Verhalten beeinflusst.

Ein weiterer wichtiger Schritt zu Beginn des Vorstellungsgesprächs besteht darin, dass Sie sich vorstellen und kurz über Ihren Werdegang und Ihre Rolle im Unternehmen sowie über das Unternehmen selbst sprechen, und warum diese spezielle Stelle ausgeschrieben wurde.

Bevor Sie in das eigentliche Vorstellungsgespräch einsteigen, sollten Sie sich auch einen Moment Zeit nehmen, um zu erklären, wie das Gespräch verlaufen wird, wie lange es dauern wird und was anschliessend passiert.

Nachdem das Eis gebrochen und der Ablauf des Vorstellungsgespräch erläutert wurde, können Sie die Eignung Ihres Gesprächspartners für die jeweilige Stelle und Ihr Unternehmen ermitteln.

Übereinstimmung mit der Stelle

Die Bewertung der Fähigkeit von Bewerbern, die vorgesehenen Aufgaben auf einem hohen Niveau zu erledigen, sollte bei jedem Vorstellungsgespräch die höchste Priorität haben. Sie sollten nach Mitarbeitenden suchen, die über die notwendigen Kernkompetenzen und Erfahrungen für die jeweilige Position verfügen, aber auch echtes Interesse daran haben, ihre Aufgaben gut zu erledigen und sich weiterzubilden und mit Ihrem Unternehmen weiterzuentwickeln.

Es gibt viele mögliche Fragen, die Ihnen dabei helfen können, die Übereinstimmung mit der Stelle zu bewerten, wie zum Beispiel:

• Was hat Ihre Führungskraft bei Ihrer letzten Leistungsbeurteilung als Ihre grössten Stärken empfunden?
• Was waren Ihre wichtigsten Verbesserungsmöglichkeiten?
• Welche Aspekte dieser Stelle würden Sie vermutlich am interessantesten oder angenehmsten finden?
• Welche Aspekte dieser Stelle würden Ihrer Meinung nach eine Herausforderung darstellen?

Die meisten Ihrer Fragen werden Sie im Voraus vorbereiten, aber Sie sollten auch bereit sein, zu improvisieren und zusätzliche Fragen zu stellen, die auf den Antworten Ihres Gesprächspartners basieren. Vielleicht möchten Sie, dass sie einen bestimmten Punkt näher erläutern, oder es kann notwendig sein, eine Frage umzuformulieren oder anzupassen, um eine aufschlussreichere Antwort zu erhalten.

Achten Sie während des Gesprächs genau darauf, wie Bewerber ihre Antworten formulieren und machen Sie sich Notizen zu allem, was Ihnen auffällt. Wenn Sie beispielsweise eine Frage zu Fehlern oder Schwächen in der Vergangenheit stellen, achten Sie auf Hinweise darauf, dass die Befragten sich ihrer Schwachstellen bewusst sind, aber bestrebt sind, ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln und auszubauen. Wer gewissenhaft und lernwillig ist, könnte besser für Ihr Unternehmen geeignet sein als jemand, der fachlich kompetent, aber nicht motiviert ist.

Übereinstimmung mit der Führungskraft

Die Beziehungen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern sind ein entscheidender Bestandteil der allgemeinen Gesundheit, Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens. Deshalb sollten Sie stets versuchen zu bewerten, wie gut ein Kandidat mit seiner potenziellen Führungskraft harmoniert.

Stellen Sie Ihre Fragen so, dass Sie Antworten erhalten, anhand derer Sie beurteilen können, ob Bewerber die Werte, die Arbeitsphilosophie und die allgemeine Einstellung der Person teilen, mit der sie zusammenarbeiten würden.

Sie könnten beispielsweise Folgendes fragen:

• Wer war die beste Führungskraft, die Sie je hatten, und warum hat Ihnen die Zusammenarbeit Spass gemacht?
• Können Sie von einer Gelegenheit erzählen, in der es Ihnen schwergefallen ist, mit einer bestimmten Führungskraft zusammenzuarbeiten?
• Was hat Ihnen an ihrer Herangehensweise nicht gefallen und wie sind Sie mit dieser Situation umgegangen?

Anschliessend können Sie die Antworten der Bewerbers im Kontext gängiger Führungsstile in Ihrem Unternehmen analysieren. Dies ist besonders wichtig, wenn die Person, mit der der jeweilige Kandidat zusammenarbeiten könnte – ob Sie oder jemand anderes – einen ganz besonderen Führungsansatz verfolgt oder auf eine einzigartige Weise mit Mitarbeitenden kommuniziert und diese motiviert.

Übereinstimmung mit dem Unternehmen

Wenn Sie sich darauf konzentrieren, wie gut sich potenzielle Mitarbeitende in Ihr Unternehmen integrieren werden, können Sie die verschiedenen Kosten einer Fehleinstellung vermeiden – von den Kosten für die erneute Ausschreibung der Stelle bis hin zu Produktivitätsverlusten, die auftreten, wenn die Stelle unbesetzt bleibt. Die Eignung von Bewerbern für Ihr Arbeitsumfeld, das Zusammenspiel mit vorhandenen Mitarbeitenden und die Übereinstimmung mit Ihren Unternehmenswerten sollten wesentliche Themen und Schwerpunkte im Vorstellungsgespräch sein.

Sie könnten sich ein Bild von diesen Eigenschaften zu machen, indem Sie beispielsweise die folgenden Fragen stellen:

• Für welches Ihrer bisherigen Unternehmen haben Sie am liebsten gearbeitet und warum?
• Können Sie ein Beispiel nennen, bei dem Sie Teil eines sehr erfolgreichen Teams waren?
• Was war der Schlüssel zum Erfolg dieses Teams?
• Was wissen Sie über unser Unternehmen?

Zu den Schlüsselindikatoren, auf die Sie bei den Antworten achten sollten, zählen die häufige Verwendung von «wir», «uns» und «unser» anstelle von «ich», «mir» und «mein» – dies könnte ein Zeichen dafür sein, dass die jeweilige Person ein natürlicher Teamplayer ist. Denken Sie auch daran, dass Konflikte und Meinungsverschiedenheiten am Arbeitsplatz unvermeidlich sind. Deshalb sollte Sie sich auf die Frage konzentrieren, ob Mitarbeitende die Fähigkeit besitzen, solche Situationen zu bewältigen, wenn sie auftreten.

Die Bewertung der Übereinstimmung mit dem Unternehmens ist einer der verschiedenen Aspekte des Rekrutierungsverfahrens, bei denen der Einsatz von Technologien von Vorteil sein kann, insbesondere in unserer aktuellen Ära der Einstellung und Einarbeitung aus der Ferne. Tools wie Modern Hire bieten Ihnen die Möglichkeit, Videos zu zeigen, die einen Einblick in den Alltag in Ihrem Unternehmen geben, oder reale Szenarien und Fallstudien für die Bewerber zu präsentieren.

Nachbereitung des Vorstellungsgesprächs

Nachdem Sie Ihre Bewertungen und Fragen abgeschlossen haben und dem interviewten Kandidaten die Möglichkeit gegeben haben, eigene Fragen zu stellen, können Sie das Vorstellungsgespräch beenden, indem Sie sich bei dem Bewerber für die Teilnahme danken und die nächsten Schritte erläutern. Sie sollten insbesondere angeben, wie und wann Bewerber mit Feedback rechnen können.

Nehmen Sie sich unmittelbar nach der Beendigung des Gesprächs etwas Zeit, um Ihre ersten Gedanken und Eindrücke zu notieren.

Es kann nützlich sein, sich dabei folgende Fragen zu stellen:

• Was sind die klarsten Stärken und Schwächen der jeweiligen Bewerber?
• Können Lücken in ihren Fähigkeiten und Erfahrungen durch Aus- und Weiterbildung geschlossen werden?
• Scheint die jeweilige Person eine passende Ergänzung des Teams und des Unternehmens zu sein?

Nachdem Sie Ihre eigenen Gedanken über die Kandidaten sortiert haben, können Sie die Ergebnisse und Erkenntnisse aus den Vorstellungsgesprächen mit relevanten Kollegen und Stakeholdern teilen – eine weitere Aufgabe, die mit einem Tool wie Modern Hire vereinfacht werden kann – bevor Sie eine Entscheidung über das weitere Vorgehen treffen.

Denken Sie daran, dass die Bewerber selbst ebenfalls Zeit investiert haben, um an dem Vorstellungsgespräch teilzunehmen. Deshalb ist es wichtig, sie so schnell wie möglich über Ihre Entscheidung zu informieren. Wenn sie nicht am weiteren Rekrutierungsverfahren teilnehmen, geben Sie Feedback zu ihrer Leistung im Vorstellungsgespräch und zu Ihrer Entscheidung.

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