Die robotergestützte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA) ist ein Konzept, das alle Unternehmen - insbesondere aber grössere Unternehmen mit der klaren Zielsetzung, ihre Abläufe schlanker und effizienter zu gestalten, im Auge behalten sollten.
Schätzungen zufolge wird der Markt für die Automatisierung von Geschäftsprozessen im Jahr 2020 einen Wert von 11,2 Mrd. USD (9,5 Mrd. EUR) und bis Ende 2021 einen Wert von 12,7 Mrd. USD erreichen.
Dieses Wachstum wird durch eine stärkere Akzeptanz vorangetrieben, da immer mehr Unternehmen die Vorteile erkennen, die sie in dieser Hinsicht erzielen können, wie z. B. eine höhere Kosteneffizienz, ein geringeres Risiko menschlicher Fehler bei kritischen Aufgaben und sogar ein stärkeres Arbeitgeber-Branding.
RPA ist nicht von Bürozeiten abhängig, sodass Sie schnellere Rückmeldungen geben und sofort mit Bewerbern in Kontakt treten können. Dies unterstreicht, wie die Automatisierung wichtiger Prozesse bei der Einstellung das Erlebnis der Bewerber verbessern und Arbeitgeber unterstützen kann. Kandidaten, die sich bei Ihnen bewerben, können von Robotern sofort Antworten auf grundlegende Fragen erhalten, während menschliche Rückmeldungen, die sie erhalten, von höherer Qualität sein können, da Ihre Mitarbeitenden mehr Zeit haben, sich auf diesen Teil ihrer Arbeit zu konzentrieren.
Ein weiterer Bereich, in dem diese Vorteile besonders deutlich werden, ist die Einstellung einer grossen Anzahl von Mitarbeitenden. Wenn Sie viele Mitarbeiter in kurzer Zeit einstellen müssen, kann RPA eine wichtige Rolle dabei spielen, Termine und Budgets einzuhalten sowie die richtigen Bewerber einzustellen.
Beschaffung und Screening von Kandidaten
Ein wesentlicher, aber zeitaufwändiger Aspekt der Einstellung vieler Mitarbeitender ist die Suche nach einer ausreichenden Anzahl von Kandidaten, um Ihre Anforderungen zu erfüllen. Sie müssen auch eine effektive Möglichkeit finden, um erste Bewerbungen zu prüfen und sicherzustellen, dass nur geeignete Bewerber die erste Phase des Einstellungsprozesses überstehen.
Wenn Sie Ihr Netz weit auswerfen und so viele Kandidaten wie möglich erreichen müssen, kann RPA Sie bei Aufgaben wie der Kontaktaufnahme mit potenziellen Kandidaten über soziale Medien helfen. Fast 2,5 Milliarden Menschen nutzen allein Facebook jeden Monat, deshalb können Sie es sich nicht leisten, das Potenzial der sozialen Medien zur Bekanntmachung offener Stellen zu ignorieren. RPA kann Ihnen dabei helfen, dieses Potenzial durch automatisierte Veröffentlichungen auf den von Ihnen ausgewählten Plattformen und die Verarbeitung von Antworten zu nutzen.
Sobald Bewerbungen eingehen, können Sie mithilfe von Software automatisch Kandidaten prüfen und diejenigen identifizieren, die den Kriterien in Ihrer Liste der wesentlichen Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen entsprechen. Dies bietet eine unschätzbare Zeitersparnis, wenn Sie einen umfangreichen Rekrutierungsprozess durchführen und die Mitarbeitenden Ihres Teams wichtigere Aufgaben zu erledigen haben, als unzählige Lebensläufe zu sortieren, um diejenigen herauszufiltern, die eindeutig nicht geeignet sind.
In den ersten Phasen des Einstellungsprozesses kann RPA mit anderen Technologien kombiniert werden, die künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen nutzen, um Zeit zu sparen und Ihre Effizienz zu steigern. Ein Beispiel hierfür ist Chatbot-Software, die beispielsweise von AllyO angeboten wird. Solche Programme machen es einfacher, mit Kandidaten in Kontakt zu bleiben und sofortige Antworten auf häufig gestellte Fragen zu geben.
Bewerber-Tracking und Planung von Vorstellungsgesprächen
Der Einsatz von Bewerber-Tracking-Systemen (Applicant Tracking Systems, ATS) ist eines der häufigsten Beispiele dafür, wie immer mehr Arbeitgeber Automatisierungsfunktionen in ihre Einstellungsprozesse einbeziehen. Studien haben gezeigt, dass drei von vier (75 %) Personalvermittlern eine Art von ATS einsetzen.
Mittels automatisierter Tracking-Software können Sie den Fortschritt von Bewerbungen von Anfang bis Ende verfolgen. Informationen zu einzelnen Kandidaten und ihren Ergebnissen können in einer zentralen Datenbank gespeichert werden, wo sie Personalmanagern und anderen Interessengruppen zur Verfügung stehen.
Ein ATS kann auch zur Planung von Vorstellungsgesprächen verwendet werden. Die automatisierte Auswahl erfolgreicher Bewerber und die Zuweisung eines verfügbaren Gesprächstermins, der dem Zeitplan des jeweiligen Vorgesetzten entspricht, kann äusserst nützlich sein. Die Terminplanung erfordert viel manuelle Arbeit und kann einen der mühsamsten Aspekte des gesamten Rekrutierungsprozesses darstellen – aber nicht mit einem ATS.
RPA in Aktion
Randstad verfügt über viel Erfahrung aus erster Hand mit der Automatisierung von Schlüsselprozessen und ihren eindeutig positiven Auswirkungen auf Rekrutierungsaktivitäten mit grossem Umfang. Dies konnten wir erst kürzlich in einem einzigartigen und herausfordernden Projekt unter Beweis stellen, das aus der COVID-19-Pandemie hervorgegangen war.
Ein grosser, multinationaler Autohersteller hatte einen sofortigen Einstellungsbedarf, als er sich einem Projekt zur Herstellung lebenswichtiger Geräte für das britische Gesundheitswesen anschloss. In dieser Situation wandte sich das Unternehmen an Randstad, insbesondere an unseren Geschäftsbereich Inhouse Services, der sich auf die Bereitstellung von End-to-End-Rekrutierungslösungen für die Einstellung, Einarbeitung und die Verwaltung einer grossen Anzahl neuer Mitarbeitender konzentriert.
Die Herangehensweise von Randstad Inhouse Services an diese Herausforderung beruhte auf einer Kombination aus RPA und menschlicher Erfahrung – im Einklang mit dem „Tech & Touch“ -Prinzip, das das Herzstück unserer Markenidentität bildet.
Wenn Sie mehr erfahren möchten, finden Sie zusätzliche Informationen zu diesem speziellen Projekt, zu unserer Herangehensweise und zu den Ergebnissen, die wir für den Kunden erzielen konnten, in einer von Randstad erstellten Fallstudie.