Die Automatisierung ist ein Konzept, das mit jedem Jahr an Bedeutung für Unternehmen und Branchen zu gewinnen scheint. Die Folgen dieses Trends sind in der Arbeitswelt besonders spürbar. Wie KPMG in der Berichtsreihe Rise of the Humans feststellte, hat die Konvergenz von künstlicher Intelligenz, Automatisierung, maschinellem Lernen und kognitiven Plattformen «tiefgreifende Auswirkungen auf die Belegschaft».
Wenn Manager diesen Trend aus der Perspektive des Personalwesens betrachten, stellt sich die Frage, wie sie die Vorteile der Automatisierung nutzen können, ohne nachteilige Auswirkungen für das Unternehmen und seine Mitarbeitenden in Kauf nehmen zu müssen.
Vor diesem Hintergrund sind im Folgenden einige der Schlüsselbereiche des Personalwesens aufgeführt, in denen sich die Automatisierung als besonders vorteilhaft erweisen kann:
Einstellung
Die Suche und Einstellung der Mitarbeitenden, die Ihr Unternehmen benötigt, um erfolgreich zu sein, ist eine der grundlegenden Aufgaben der Personalabteilung. Dies kann eine zeitaufwändige und herausfordernde Aufgabe sein, insbesondere wenn Sie mit Hindernissen wie Fachkräftemangel und der Notwendigkeit konfrontiert sind, schnell Mitarbeitende einstellen zu müssen, um dringende Anforderungen zu erfüllen.
Automatisierte Tools können ein grosser Vorteil sein, indem sie Ihnen einige der schwierigeren Aspekte des Einstellungsprozesses abnehmen, sodass die menschlichen HR-Mitarbeitenden sich mehr auf hochwertige Aufgaben konzentrieren können, die eine persönliche Note erfordern.
Moderne Unternehmen können aus einer Reihe von Tools und Technologienwählen, mit denen sie ihre Einstellungsverfahren mittels Automatisierung optimieren können. Chatbots können beispielsweise einen Grossteil des Aufwands in Verbindung mit den frühen Phasen des Bewerber-Screenings und der Verwaltung grosser Bewerberpools übernehmen.
Ein System mit das Chatbot-Funktionen beispielsweise Allyo, eine KI-gesteuerte Rekrutierungsplattform, die verschiedene Aufgaben und Workflows unterstützt, einschliesslich Kandidatenerfassung, Screening, Evaluierung und Planung von Vorstellungsgesprächen.
Randstads Lösung für Videovorstellungsgespräche und digitale Evaluierungen (Modern Hire) kann ebenfalls dazu beitragen, den Auswahl- und Überprüfungsprozess zu optimieren. Dazu gehören beispielsweise virtuelle Tests und eingehende Evaluierungen, um die Fähigkeit von Bewerbern zu beurteilen.
Referenzprüfung
Ein spezifischer Aspekt des Einstellungsprozesses, der wirklich von den durch Automatisierung erzielbaren Effizienzvorteilen profitieren kann, ist die Prüfung von Referenzen. Dies ist eine wichtige Phase des Rekrutierungsprozesses, in der Sie sicher sein möchten, dass Sie sorgfältig vorgehen und die richtigen Entscheidungen treffen, ohne zu viel Zeit aufzuwenden.
Wenn diese Aufgabe manuell erledigt wird, kostet dies Ihr Team wertvolle Zeit. Und falls es Ihnen nicht gelingt, ausreichende Ressourcen für diesen Prozess bereitzustellen, besteht die Gefahr, dass Sie Mitarbeitende einstellen, die für die Stelle oder das Unternehmen nicht geeignet sind.
Dies ist ein klares Beispiel dafür, welche Vorteile die Automatisierung für Unternehmen bieten kann – indem ein Schlüsselprozess schneller, effizienter und zuverlässiger gestaltet wird.
Auch hier gibt es Softwarelösungen, die sich ausschliesslich dieser Aufgabe der Personalabteilung widmen. Checkster setzt beispielsweise auf kollektive Intelligenz, um bessere Talententscheidungen zu ermöglichen.
Onboarding
Die Optimierung Ihres Onboarding-Prozesses kann eine Reihe von Vorteilen für das Unternehmen und Ihre Belegschaft bringen.
Wenn Sie gute Arbeit leisten, um neue Mitarbeiter in Ihr Unternehmen zu holen, können Sie folgende positive Auswirkungen erwarten:
- Starkes Engagement von Anfang an
- Weniger Fluktuation
- Positive Beziehungen am Arbeitsplatz
- Bessere Leistung und Produktivität
«Das Onboarding ist ein magischer Moment, in dem neue Mitarbeitende beschliessen, engagiert zu bleiben oder sich abzukapseln. Es bietet eine Möglichkeit, Mitarbeitende zu prägen, in dem Sie einen Eindruck hinterlassen, der für die gesamte Karriere Ihrer Mitarbeitenden erhalten bleibt.» – Amy Hirsh Robinson, Vorsitzende der Interchange Group
Modern Hire kann das Onboarding mit speziellen Videos und Fragen für neue Mitarbeitende unterstützen. Sie können Mitarbeitenden einen Link bereitstellen, über den sie die Fragen von überall aus beantworten können, was das Remote-Onboarding erheblich vereinfacht.
Wenn Sie diesen Aspekt Ihrer HR-Abteilung mittels Automatisierung optimieren, müssen Sie sich weniger Gedanken über die verschiedenen Verwaltungsaufgaben und den damit verbundenen Papierkram machen, sodass Sie darauf konzentrieren können, neu eingestellte Mitarbeitende menschlich zu unterstützen. Dies versetzt Sie in eine bessere Position, um einige der häufigsten Fehler beim Onboarding zu vermeiden.
Zu den spezifischen Tools, die sowohl automatisiertes als auch Remote-Onboarding unterstützen, gehört die Onboarding-Software von Bamboo HR, die Funktionen wie Begrüssungs-E-Mails, IT-Checklisten und elektronische Dokumentensignatur bietet.
Personalanalye & -planung
Eine der häufigsten Herausforderungen für Personalmanager ist heute das Sammeln, Verwalten und Analysieren grosser Mengen von Mitarbeiterdaten.
Wenn Sie diese Aufgabe effektiv ausführen können, gewinnen Sie wertvolle Einblicke in Ihre Humanressourcen und in ihre Einsatzmöglichkeiten. Ausserdem können Sie erkennen, wo Sie möglicherweise Änderungen vornehmen können, um Verbesserungen zu erzielen.
Wenn Sie jedoch mit komplizierten Datensätzen konfrontiert sind, ist es nicht unbedingt einfach, sich mit den Informationen vertraut zu machen.
«Workforce Shaping ist eine neue Disziplin für das Personalwesen und umfasst wichtige Fähigkeiten, mit denen die Personalabteilung häufig nicht vertraut ist, wie z. B. evidenzbasierte Prozesse mithilfe von Erkenntnissen und Analysen und als komplexe Systeme.» – Robert Bolton, Partner im Global People and Change Center of Excellence von KPMG.
Plattformen wie Crunchr zeigen, wie moderne Technologien Sie dabei unterstützen können, die Herausforderungen von Mitarbeiterdaten zu bewältigen und mithilfe von Predictive Analytics effektiver zu planen.
Routineaufgaben
Studien von Gartner haben gezeigt, dass 69 % der Zeit eines Managers in der Regel durch Aktivitäten beansprucht wird, die von Technologien erledigt werden könnten.
Das Unternehmen nutzte zwei Beispiele: Spesenabrechnungen, die von Spesenmanagementsystemen verarbeitet werden könnten, und In-the-Moment-Coaching, das durch Chatbot-Interventionen in Echtzeit ersetzt werden könnte.
Es gibt viele andere Beispiele für Routineaufgaben, die automatisiert werden könnten, wie zum Beispiel:
- Genehmigungen für Arbeitszeitdokumentation
- Bearbeitung von Urlaubsanträgen
- Aktualisierung von Mitarbeiterdatensätzen
- Planung von Schulungen
Wenn Sie solche Aufgaben technologischen Lösungen überlassen, haben Sie mehr Zeit, sich auf die menschlichen Aspekte des Personalwesens zu konzentrieren.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Ihr Unternehmen derzeit in Bezug auf die Einführung und Anwendung von Technologien steht, hat Randstad einen Test zur HR-Tech-Bereitschaft erstellt, der Ihnen ein klareres Bild vermitteln kann.
Philipp Vogel
district manager
Philipp Vogel startete als Polymechaniker EFZ in die Arbeitswelt. Diverse Weiterbildungen führten ihn in den strategischen Einkauf und zuletzt zu Randstad. Philipp arbeitet seit 15 Jahren bei Randstad und führt als District Manager die Filialen von Basel bis St.Gallen, damit diese ihre Ziele erreichen. In seiner Rolle schätzt Philipp die tägliche Abwechslung und die grosse Verantwortung. In der Freizeit betreibt er Kickboxen und ist ein aktiver Basler-Fasnächtler.