verwaltung von Personalausgaben: Hast du die indirekten Kosten im Griff?

Die Kosten unter Kontrolle zu halten, ist für die meisten Führungskräfte im Beschaffungswesen eine der wichtigsten Prioritäten. Ganz gleich, ob es um die Beschaffung von Rohstoffen, die Erbringung von Dienstleistungen für Kunden oder die Verwaltung von Arbeitskosten geht: Ihr oberstes Ziel ist es, die Qualität zu halten und gleichzeitig die Kosten so niedrig wie möglich zu halten. Wenn es um die Verwaltung deiner Personalausgaben geht, ist dies kein leichtes Unterfangen, insbesondere in Anbetracht des heutigen angespannten Arbeitsmarktes und der steigenden Kosten.

So kann es beispielsweise schwierig sein, die Kosten für die Personalbeschaffung zu erfassen. Du kannst diese Kosten in zwei Hauptkategorien unterteilen: direkte Kosten und indirekte Kosten. Während die direkten Kosten leichter zu qualifizieren und zu verfolgen sind, dürfen die indirekten Kosten nicht ignoriert werden. Um ein klares Bild von deinen gesamten Personalausgaben zu erhalten, musst du unbedingt den Unterschied zwischen direkten und indirekten Einstellungskosten kennen.

In diesem Artikel wird dieser Unterschied erläutert, damit du deine gesamten Personalausgaben genau berechnen kannst.

indirekte kosten vs. direkte kosten

In der Wirtschaft sind direkte Kosten Ausgaben, die du direkt mit der Produktion von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen in Verbindung bringen kannst. Dazu gehören z. B. Rohstoffe, Ausrüstung und Zubehör. Was die Personalausgaben betrifft, so sind die direkten Kosten diejenigen, die du direkt mit der Verwaltung deiner Mitarbeiter in Verbindung bringen kannst.

Direkte Kosten sind in der Regel leichter zu ermitteln, was die Budgetierung dieser Ausgaben weniger kompliziert macht. Normalerweise werden diese Kosten im Gesamtbudget des Unternehmens berücksichtigt. Die direkten Kosten im Zusammenhang mit dem Personalmanagement können jedoch variabel sein, d. h. sie können sich je nach Geschäftslage ändern.

Indirekte Kosten hingegen sind Ausgaben, die sich nur schwer mit der Produktion oder dem Personalmanagement in Verbindung bringen lassen. Tatsächlich bleiben diese Kosten oft unbemerkt, so dass sie von den Unternehmensleitern möglicherweise nicht richtig eingeplant werden. Werden die indirekten Kosten für das Personalmanagement nicht berücksichtigt, kann sich dies negativ auf das Unternehmensbudget und das Endergebnis auswirken.

beispiele für direkte kosten

Nachstehend findest du einige Beispiele für die häufigsten direkten Kosten, die Arbeitgebern entstehen. Anhand dieser Beispiele kannst du besser verstehen, wie sich diese Ausgaben auf deine Personalverwaltung auswirken können.

direkte lohnkosten

Die direkten Lohnkosten, mit denen Unternehmen am häufigsten konfrontiert werden, sind Löhne und Sozialleistungen. Dazu gehören Löhne und Gehälter, sowohl reguläre als auch Überstundenvergütungen, geplante Prämien und Zusatzleistungen wie Gesundheitsfürsorge, Stipendien und bezahlte Freizeit. Die Löhne und Sozialleistungen deiner Mitarbeiter sind oft an die Produktion von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen gebunden. Die Gehälter deiner Personalabteilung, Führungspersonen und Ausbilder kannst du ebenfalls mit den Personalverwaltungskosten in Verbindung bringen. Bei der Berechnung der Gesamtausgaben für das Personal musst du beide Arten von Vergütungen berücksichtigen.

Da Gehälter und Sozialleistungen einen grossen Teil des Budgets ausmachen, ist dies oft ein Bereich, in dem Kostenmanagement eine Notwendigkeit ist. Einerseits musst du wettbewerbsfähige Gehälter zahlen, um die Talente zu halten und zu gewinnen, die du zur Erfüllung der Produktionsanforderungen und zum Wachstum deines Unternehmens benötigst. Andererseits können zu hohe Gehaltssätze dem Endergebnis deines Unternehmens schaden.

Deshalb musst du unbedingt optimale Vergütungsangebote für deine Mitarbeiter festlegen. Die Nutzung von Talent Insights und Gehaltsanalysen, um besser zu verstehen, was die Arbeitnehmer von heute wollen und wie eure Gehälter im Vergleich zu den Branchenstandards aussehen, kann helfen, die richtigen Gehalts- und Leistungspakete zu erstellen.

workforce-management-technologie

Die innovative Technologie von heute kann dazu beitragen, viele Aspekte des Einstellungs- und Personalverwaltungsprozesses zu rationalisieren. ATS-Plattformen machen beispielsweise das Filtern von Bewerbungen schneller und effizienter, während Planungssoftware dafür sorgt, dass jede Schicht mit den richtigen Mitarbeitern besetzt wird.

Diese Technologie kann zwar die Effizienz und die Ergebnisse des Personals erheblich verbessern, aber der Kauf und die Nutzung dieser Software sind auch mit Kosten verbunden. Da diese Kosten leicht nachverfolgt werden können und direkt mit den Bemühungen zur Personalverwaltung verbunden sind, fallen sie unter die Kategorie der direkten Kosten.

vermittlungsgebühren

Studien zeigen, dass die direkten Einstellungskosten bis zum Drei- bis Vierfachen des Gehalts der Stelle betragen können. Wenn du diese Zahl mit der Anzahl der Neueinstellungen pro Jahr multiplizierst, wird deutlich, wie schnell sich die Einstellungskosten summieren können.

Während einige Aufgaben der Personalbeschaffung unter die Kategorie der indirekten Kosten fallen, wie z. B. Schulung und Einarbeitung, stehen viele andere Ausgaben in direktem Zusammenhang mit den Ausgaben für Arbeitskräfte. Zu den direkten Kosten gehört zum Beispiel die Werbung für offene Stellen. Dazu gehören die Veröffentlichung in verschiedenen Stellenbörsen, die Aktualisierung der Karriere-Webseite des Unternehmens und die Kontaktaufnahme mit potenziellen Bewerbern über soziale Medien.

Die Anwerbung potenzieller Bewerber ist nur der erste Schritt des Einstellungsverfahrens. Im Rahmen des Auswahlverfahrens entstehen auch verschiedene direkte Kosten, z. B. für die Sichtung von Lebensläufen, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen oder Einstellungsprüfungen und die Überprüfung von Referenzen.

Wenn du mit einem Unternehmen für Personallösungen zusammenarbeitest, kann dieses viele der Kosten für die Personalbeschaffung für dich übernehmen, z. B. die Veröffentlichung von Stellenangeboten, die Überprüfung von Bewerbern und die Durchführung von Vorstellungsgesprächen. Anstatt diese direkten Kosten einzeln abzurechnen, decken deine Agenturgebühren diese Ausgaben ab und machen es dir leichter, die Personalausgaben im Zusammenhang mit den Einstellungskosten zu berechnen.

beispiele für indirekte kosten

Indirekte Lohnkosten lassen sich zwar nicht so leicht vorhersehen wie direkte Kosten, aber es ist dennoch wichtig, diese Kosten zu verfolgen und zu erkennen, wie sie sich auf die gesamten Personalausgaben auswirken können. Hier ein Blick auf einige der häufigsten indirekten Kosten im Zusammenhang mit dem Personalmanagement.

abwesenheitszeiten und fluktuation

Eine hohe Fehlzeitenquote stellt eine erhebliche finanzielle Belastung für ein Unternehmen dar. Wenn Mitarbeiter nicht zur Verfügung stehen, um anfallende Arbeiten zu erledigen, stehst du vor der Wahl, kurzfristig zusätzliches Personal einzustellen, deine Mitarbeiter zu Überstunden aufzufordern oder die bereits vorhandenen Mitarbeiter umzudisponieren. Während die ersten beiden Optionen einen direkten Einfluss auf die Arbeitskosten haben, kann die zweite zu Produktivitätseinbussen führen, da die Mitarbeiter von ihrer regulären Arbeit abgezogen werden und möglicherweise nicht über die richtigen Fähigkeiten für die betreffende Aufgabe verfügen.

Letztlich kann eine hohe Abwesenheitsquote das Burnout der Mitarbeiter erhöhen, die Effizienz des Arbeitsplatzes verringern und zu einer höheren Fluktuation führen.

Mit einer hohen Personalfluktuation sind ähnliche Kosten und Nachteile verbunden. Wenn die Zahl der Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, unhaltbar hoch ist, musst du viel Zeit, Geld und Energie aufwenden, um Lücken in der Belegschaft zu schliessen. Abgesehen von den offensichtlichen finanziellen Auswirkungen kann dies zu Störungen am Arbeitsplatz führen und der Arbeitsmoral schaden.

Die mit Fehlzeiten und Fluktuation verbundenen Kosten können durch einen bewährten, effektiven Ansatz bei der Personalbeschaffung minimiert werden. Die Befolgung etablierter Verfahren, die sicherstellen, dass du die richtigen Mitarbeiter einstellst, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass neue Mitarbeiter eine gesunde und zufriedene Arbeitsbeziehung mit dem Unternehmen eingehen. Dies wiederum kann dem Unternehmen helfen, die Abwesenheits- und Fluktuationsrate zu senken.

verlängerte füllzeiten

Zu viel Zeit für die Besetzung freier Stellen ist ein weiteres gutes Beispiel für indirekte Personalkosten, die leicht übersehen werden können. Je mehr Zeit du für die Einstellung neuer Mitarbeiter aufwendest, desto weniger Zeit kannst du in dein Kerngeschäft investieren, um Einnahmen zu erzielen und die Rentabilität zu steigern.

Eine der wichtigsten Massnahmen zur Optimierung der Leistung in diesem Bereich ist die Festlegung relevanter Messgrössen und Leistungsindikatoren. Die Verfolgung der richtigen Daten kann dir helfen, Ineffizienzen im Einstellungsprozess zu erkennen und Strategien zur Verbesserung der Einstellungsergebnisse zu entwickeln. Die Zusammenarbeit mit einem Unternehmen für Personallösungen kann beispielsweise den Einstellungsprozess beschleunigen, indem sie direkten Zugang zu einem Netz von vorab geprüften Kandidaten bietet.

Die Durchführung einer Analyse der Qualifikationslücke kann dabei helfen, deinem Einstellungsbedarf einen Schritt voraus zu sein. Mit dieser eingehenden Analyse kannst du den aktuellen Qualifikationsbedarf des Unternehmens bewerten und den potenziellen künftigen Bedarf vorhersagen. Anhand dieser Informationen kannst du eine vielseitige Strategie entwickeln, um die Kandidaten zu finden, die deinen aktuellen und künftigen Anforderungen am besten entsprechen, und ein Personalentwicklungsprogramm erstellen, um deine derzeitigen Mitarbeiter mit den erforderlichen Kompetenzen auszustatten.

ausbildung und einarbeitung

Der Einstellungsprozess ist nicht zu Ende, wenn du deine Beurteilungen abgeschlossen und deine ausgewählten Bewerber ausgewählt hast und diese ein Stellenangebot von dir angenommen haben. Um wirklich das Beste aus deinen Mitarbeitern herauszuholen, musst du sie dabei unterstützen, sich mit ihren neuen Aufgaben vertraut zu machen und sich im Unternehmen einzuleben.

Es ist möglich, dass dieser Prozess eine informelle Schulung oder ein Mentoring durch andere Mitarbeiter beinhaltet. Dies kann zwar einen wichtigen Beitrag dazu leisten, dass neue Mitarbeiter sich einarbeiten und produktiv werden, wird aber möglicherweise nicht als offensichtliche Einstellungskosten angesehen, auch wenn es Zeit kostet und die Produktivität anderer Mitarbeiter beeinträchtigt.

Ausserdem musst du die zusätzlichen Kosten bedenken, die durch die Zertifizierung von Mitarbeitern für bestimmte Fähigkeiten und die vorübergehende Verstärkung der Qualitätskontrollmassnahmen entstehen, sowie das Potenzial für eine geringere Produktivität des gesamten Teams.

Einarbeitung und Onboarding sind weitere Bereiche, in denen du von der neuesten Technologie und der Unterstützung durch Experten profitieren kannst. Moderne Tools können dabei helfen, einen integrierten Ansatz zu verfolgen - von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding. Mit dem richtigen Partner für HR-Lösungen kannst du die effektivsten Technologien und Prozesse finden, um in diesen Bereichen die besten Ergebnisse zu erzielen. 

produktivitätsverlust

Als Führungskraft in einem Unternehmen hat die Aufrechterhaltung eines hohen Produktivitätsniveaus zweifellos oberste Priorität. Leider gibt es mehrere Faktoren, die sich negativ auf die Leistung auswirken können, z. B. Geräteausfälle, hohe Fehlzeiten, häufige Fluktuation und interne Qualifikationsdefizite. Wenn diese Probleme die Produktivität bremsen, kann das sowohl für Manager und Vorgesetzte als auch für Mitarbeiter frustrierend sein.

Es kann auch ziemlich kostspielig werden. Jedes Mal, wenn die Produktionslinie zum Stillstand kommt, du den Betrieb vorzeitig einstellen musst oder eine Schicht schliesst, kostet das dem Unternehmen Geld. Diese Kosten sind vielleicht nicht leicht zu ermitteln, aber Produktivitätsverluste können sich erheblich auf die gesamten Personalausgaben auswirken.

Wenn zum Beispiel ein Produktionsbetrieb eine Schicht ohne genügend qualifizierte Gabelstaplerfahrer fährt, kann die Belegschaft nicht mit Höchstleistung arbeiten. Das Unternehmen muss zwar immer noch fast die gleichen direkten Lohnkosten zahlen, um die Schicht zu fahren, aber der Output wird geringer sein. Dies wiederum führt zu einem unvorhergesehenen Verlust für das Unternehmen.

Es ist wichtig, diese indirekten Kosten zu berücksichtigen und Einstellungs-, Schulungs- und Zeitplanungsstrategien zu entwickeln, die die Auswirkungen von Produktivitätsverlusten auf das Unternehmensbudget minimieren können.

zeitverlust bei der verwaltung von zeitarbeitskräften

Der schwankende Markt und die saisonalen Anforderungen von heute veranlassen immer mehr Arbeitgeber dazu, auf Zeitarbeitskräfte zurückzugreifen. Studien sagen voraus, dass bis zum Jahr 2025 zwischen 35 % und 40 % der weltweiten Belegschaft auf Zeitarbeitskräfte angewiesen sein wird. Durch den Einsatz dieser Zeitarbeitskräfte kannst du den Personalbedarf deines Unternehmens erhöhen oder verringern, um den aktuellen Produktionsanforderungen gerecht zu werden. Diese Strategie kann helfen, Arbeitskosten zu senken, indem du nur so viele Arbeitskräfte beschäftigst, wie zur Erreichung der Produktionsziele benötigt werden.

Die Arbeitskosten für externe Mitarbeiter fallen zwar unter die Kategorie der direkten Kosten, nicht aber die Zeit und die Ressourcen, die du für die Verwaltung dieser Mitarbeiter einsetzt. Je nach Grösse und Umfang des externen Personals können die mit der Verwaltung dieser Mitarbeiter verbundenen Verwaltungskosten erheblich sein.

Genau wie die Festangestellten müssen auch die externen Mitarbeiter umfassend geschult werden, um die Einhaltung von Sicherheits- und Qualitätsstandards zu gewährleisten. Die Schichtplanung ist eine weitere zeitraubende Aufgabe, die deine Personalausgaben schmälern kann. Du musst sicherstellen, dass jede Schicht vollständig besetzt ist und dass die Mitarbeiter über die richtigen Fähigkeiten und Qualifikationen verfügen. Andernfalls riskierst du, die Produktivität, Sicherheit und Qualität einzuschränken.

Mit unserem Large Account Onsite Services können unsere Teams den Prozess des Contingent Workforce Management für dich übernehmen. Wir bieten End-to-End-Lösungen an, ermöglichen es deinem Unternehmen jedoch, genau zu bestimmen, welche Dienstleistungen von unserem Team übernommen werden sollen und welche Aufgaben du intern behalten möchtest. Mit dieser Strategie lassen sich die Kosten für externe Mitarbeiter oder Zeitarbeiter leichter verfolgen.

Dies ist eine aktualisierte Fassung eines Artikels, der ursprünglich am 06 Oktober 2021 veröffentlicht wurde.