Wenn Ihr Unternehmen dem allgemeinen Trend folgt, sind temporäre Arbeitnehmer mittlerweile wahrscheinlich zu etwas Alltäglichem geworden. Laut Deloitte geben 77 Millionen Personen in Europa, Indien und den USA offiziell an, freiberuflich tätig zu sein, und die Hälfte der befragten Arbeitgeber bestätigten, dass Vertragsarbeitnehmer einen wesentlichen Anteil ihres Personals ausmachen. Schätzungen von McKinsey zufolge gehen insgesamt 162 Million Menschen einer Art freiberuflichen Tätigkeit oder sogenanntem „Gig-Working“ nach. Staffing Industry Analysts gehen davon aus, dass der Umsatz aus der Human Cloud im Jahr 2017 um 65 % zunahm.
Der Anteil temporären Arbeitskräfte wächst eindeutig schneller als jener der Festangestellten. Dadurch entstehen für Unternehmen neue Möglichkeiten, ihre Ressourcenstrategie agiler zu gestalten, da sie nun Zugriff auf einen zunehmenden Talentpool haben und deutlich Kosten sparen können. Der vermehrte Einsatz Temporärmitarbeitenden hat viele Vorteile, stellt manche Arbeitgeber aber auch vor neue Herausforderungen und zunehmende Komplexität.
Übersicht der Personalkosten im Auge behalten
Je nach Anzahl der temporären Angestellten machen die Kosten für temporäres Personal nur einen kleinen oder aber einen wesentlichen Anteil des Unternehmensbudgets aus. Viele Unternehmen schaffen es nicht, ihre Ausgaben entsprechend zu senken, die Skaleneffekte gewinnbringend zu nutzen, ihre Versorgungskette korrekt zu verwalten und die Personalbeschaffungsprozesse zu optimieren. Das führt dazu, dass das grosse Kosteneinsparungs- und Effizienzsteigerungspotential nicht ausgeschöpft wird, obwohl temporäre Arbeitnehmer einen immer grösseren Anteil ihrer Personalkosten ausmachen.
Beim Analysieren der Kosten, die Ihrem Unternehmen durch vorübergehende Arbeitskräfte entstehen, sollten Sie zuerst alle direkten und indirekten Kosten auflisten.
Direkte Kosten
Diese sind leicht zu erkennen. Die Kosten, die durch den Einsatz eines Temporärmitarbeiters entstehen, entsprechen den Stunden, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums (pro Tag/Woche/Monat) geleistet werden. Oft werden Entscheidungen über Kandidatenlisten ausschliesslich anhand der Stundensätze gefällt, wobei die anfallenden Kosten dem niedrigsten Stundensatz entsprechen sollten, sofern sonst keine Unterschiede bestehen. Den meisten Personal-Managern ist jedoch bewusst, dass die Qualität der Arbeitskräfte nicht ausser Acht gelassen werden darf, da sie grossen Einfluss auf Faktoren wie Produktionszeit, Schulungskosten und Arbeitsmoral hat. Weitere direkte Kosten können durch interne Mitarbeitende, die direkt für die Verwaltung von temporären Mitarbeitenden verantwortlich sind, technologische Lösungen wie Lieferantenmanagementsysteme sowie Fehlzeiten, Schulungen, Personalmanagement und digitale Investitionen entstehen.
Indirekte Kosten
Oft machen Ausgaben, die nur schwer nachverfolgt werden können, einen wesentlichen Anteil der Gesamtkosten für temporäre Arbeitnehmer aus. Manager, die nur mit einer Aufgabe betraut sind, können ihre Zeit leicht verrechnen, aber was ist mit der Zeit, die Vorgesetzte, die Personalbeschaffungsabteilung, die Rechtsabteilung und andere Funktionen für die Einstellung von vorübergehenden Arbeitnehmern aufwenden? Sicherheitsüberprüfungen, unerwartet lange Einstellungszeiten, eine starke Fluktuation und informelle Schulungen können insgesamt zu einem nicht zu vernachlässigenden Kostenaufwand führen. Auch andere indirekte Kosten wie Personalverwaltung, Schichtplanung und Stellen, die erst nach langer Zeit besetzt werden können, sollten ebenfalls berücksichtigt werden.
Erfüllung gesetzlicher Auflagen
Ein wichtiger und sehr ressourcenintensiver Punkt ist die Erfüllung gesetzlicher Auflagen. Unabhängig davon, ob die Überprüfung der regionalen und nationalen Gesetzeskonformität des Rekrutierungsprozesses intern oder extern erfolgt, sollten Sie den damit verbundenen Zeit- und Wissensaufwand nicht unterschätzen, vor allem angesichts der zunehmenden Regulierung der Beschäftigung von Freelancern. Die Erfüllung gesetzlicher Auflagen sollte ausserdem auch mit den Zulieferern ausführlich besprochen werden, wenn Sie zusätzliche temporäre Angestellte einstellen.
Unternehmen, in denen diese Ausgaben ausführlich untersucht werden, sind eher in der Lage, Lücken und Widersprüche im Personalmanagement zu erkennen, was Kosten spart und die Produktion ankurbelt. Verfügen sie jedoch intern über das erforderliche Know-how, um dies effektiv zu erledigen? Können diese Analysen kontinuierlich durchgeführt werden, um ein nachhaltiges Programm zu ermöglichen?
Unternehmen, die die nötigen Ressourcen aufwenden, können das. Es braucht allerdings Einsatzbereitschaft, Changemanagement und Unterstützung durch die Geschäftsführung. Viele Unternehmen bauen sich selbstständig einen hervorragenden Pool temporärer Arbeitskräfte auf, was jedoch mit einem enormen Aufwand interner Ressourcen verbunden ist.
Externe Partner mit ins Boot holen
Alternativ können Sie einen externen Partner suchen, der Ihnen die erforderliche Expertise, Prozessexzellenz und technologische Anleitung zur Verfügung stellt. Mit einsatzbereiten Lösungen können Unternehmen ihre Ziele schnell erreichen und ihre Ausgaben Methodik entsprechend anpassen, um eine gesetzeskonforme Beschäftigung temporären Mitarbeitenden sicherzustellen und Kosten einzusparen. Darüber hinaus haben externe Partner umfassende Erfahrung mit Unternehmen wie dem Ihren und wissen daher genau, welche Vorgehensweisen zum Erfolg führen. So erreichen Sie genau das, was Sie angestrebt haben.
Wenn Sie sich für eine externe Lösung entscheiden, sollten Sie zunächst einen Ausgangswert festlegen, mit dem Sie die Kosten Ihrer temporären Arbeitskräfte vergleichen. So können Sie klare Messwerte entwickeln, die Ihnen als Basis eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses dienen, durch den nicht nur Kosten gespart, sondern auch der mit der Besetzung von Stellen verbundener Zeitaufwand, die Qualität der Bewerber und das Gesamtergebnis verbessert werden.
Finden Sie die passende Lösung
Welches Modell eignet sich am besten für Ihr Unternehmen? Es gibt mehrere Möglichkeiten: Inhouse Service Provider, Managed-Service-Programme oder Payroll Dienstleistungen. Um herauszufinden, welche Lösung am besten Ihren Bedürfnissen entspricht, müssen Sie Ihre Situation selbst analysieren, aber viele Anbieter sind gerne bereit, Ihnen dabei zu helfen. Das Wichtigste ist, dass Sie nicht vergessen, alle Lösungen genau zu untersuchen und zu vergleichen, um jene zu finden, die am besten zu Ihnen passt.