der personalplanungsprozess: 5 schritte zum erfolg

Ist Ihr Unternehmen daran interessiert, die richtigen Talente, Fertigkeiten und Fähigkeiten für heute oder die kommenden Jahre zu gewinnen? Wenn ja, Sie sind nicht allein. Einer aktuellen Studie zufolge stufen Führungskräfte auf der ganzen Welt  talentbezogene Anliegen als ihre grösste Herausforderung für das nächste Jahrzehnt ein.

Das Problem für viele Unternehmen besteht darin, dass sie mit mehreren Herausforderungen bei der Gewinnung von Talenten konfrontiert werden, einschliesslich einer erhöhten Nachfrage nach technischen Fähigkeiten, einem globalen Arbeitskräftemangel, einer alternden Belegschaft und einem hart umkämpften Markt. Die Kombination dieser Herausforderungen hat es den Arbeitgebern schwer gemacht, die Talente zu gewinnen und zu halten, die sie benötigen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Eine der besten Möglichkeiten für Ihr Unternehmen, diese Herausforderungen zu bewältigen und Ihre Belegschaft auf die Zukunft vorzubereiten, ist ein effektiver Personalplanungsprozess. Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, was Personalplanung ist und welche Schritte Ihr Unternehmen heute unternehmen kann, um loszulegen.

Personalplanung

Die Personalplanung ist der Prozess der Bewertung der aktuellen Fähigkeiten und des prognostizierten zukünftigen Bedarfs des Unternehmens, um potenzielle Qualifikationslücken oder bevorstehende Verschiebungen in der Belegschaft zu identifizieren. Sie umfasst auch die Entwicklung und Umsetzung robuster Aktionspläne, die dazu beitragen sollen, etwaige Qualifikationslücken zu schliessen und es dem Unternehmen zu ermöglichen, seine gewünschte aktuelle und zukünftige Belegschaft aufzubauen.

Ein aktiver Personalplanungsprozess kann dazu beitragen, die Qualifikationslücke zu schliessen, indem er es Ihrem Unternehmen ermöglicht, seinen zukünftigen Talentbedarf zu identifizieren und anzugehen, bevor die Lücke grösser wird. Tatsächlich wird es ohne einen ordnungsgemässen Personalplanungsprozess für die Arbeitgeber sehr schwierig, die erforderlichen Talente zu finden, wenn der Bedarf entsteht.

Ein weiterer Vorteil eines Personalbedarfsprozesses besteht darin, dass er der Belegschaft ein gewisses Mass an Anpassungsfähigkeit und Flexibilität verleiht. Auch die Personalplanung kann Ihrem Unternehmen wertvolle Einblicke in die bereits vorhandenen Talente geben, so dass es sich bei Bedarf schnell an Veränderungen anpassen kann.

der Personalplanungsprozess

Die Personalplanung ist keine Einzelmassnahme. Vielmehr handelt es sich um einen kontinuierlichen, schrittweisen Prozess, der in direkter Abstimmung mit den allgemeinen Zielen Ihres Unternehmens erfolgen muss. Wichtig ist, dass das Planungsteam nicht nur aus Mitgliedern der Personalabteilung besteht, sondern auch aus Führungskräften sowie Finanz- und Betriebsleitern.

Diese funktionsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht es Ihrem Planungsteam, eine genaue Vision für die zukünftigen Mitarbeiter des Unternehmens zu entwickeln und unternehmensweite Aktionspläne umzusetzen, die zu Ergebnissen führen.

Nachfolgend finden Sie einen genaueren Blick auf den fünfstufigen Personalplanungsprozess.

1. ein Gefühl der Dringlichkeit schaffen

Damit die Personalplanung erfolgreich sein kann, muss sie ein starkes und kontinuierliches Engagement auf allen Ebenen innerhalb der Organisation haben. Es ist wichtig, dass die Personalabteilung, die Führungskräfte und die operativen Manager alle die Dringlichkeit der Planung einer Belegschaft für die Zukunft verstehen.

Es liegt oft an der Personalabteilung, dieses Gefühl der Dringlichkeit zu schaffen, indem sie anderen Teammitgliedern hilft, die verschiedenen Herausforderungen bei der Anwerbung von Talenten zu verstehen, mit denen sich das Unternehmen konfrontiert sieht, wie z. B. den heutigen wettbewerbsorientierten Arbeitsmarkt, die alternde Belegschaft des Unternehmens und eine wachsende Qualifikationslücke. Dieses Gefühl der Dringlichkeit ist besonders wichtig, wenn es um das Top-Management geht, und es wird notwendig sein, um Investitionen in Ressourcen und die Umsetzung der Aktionspläne zu sichern. 

Es ist auch wichtig, das Engagement jedes Mitglieds des Personalplanungsteams zu sichern, bevor Sie zum nächsten Schritt übergehen.

2. von der Strategie zur Personalabteilung

Sobald jeder die Notwendigkeit der Personalplanung versteht, können Sie den Prozess der Zusammenführung der Organisationsstrategie mit den Zielen der Personalabteilung beginnen. Das Team sollte sich die Zeit nehmen, Fragen wie „Wo will das Unternehmen in zwei bis drei Jahren sein?“ zu beantworten. und „In welchen Bereichen rechnet das Unternehmen mit Wachstum oder Veränderung?“

Das Verständnis der Gesamtvision und der zukünftigen Ziele des Unternehmens ist die primäre Grundlage für die Personalplanung. Will das Unternehmen beispielsweise in den nächsten Jahren den Einsatz von Automatisierung erhöhen, wird es einen erhöhten Bedarf an technischen Fähigkeiten im Unternehmen und eine mögliche Reduzierung der Belegschaft geben.

Bei der Erstellung von Personalzielen ist es wichtig, sowohl quantitative als auch qualitative Faktoren zu berücksichtigen. Zum Beispiel, wie viele weitere Führungskräfte in den kommenden Jahren benötigt werden (quantitativ) sowie welche spezifischen Fähigkeiten das Unternehmen jetzt und in Zukunft benötigt (qualitativ). Durch diesen Prozess erhält Ihr Team eine klare Vorstellung von der gewünschten aktuellen und zukünftigen Belegschaft des Unternehmens.

3. Analyse der Belegschaft

Die nächste Phase des Personalplanungsprozesses ist die Durchführung einer umfassenden Personalanalyse. Dieser Schritt erfordert von Ihrem Team, genau zu bestimmen, welche Fähigkeiten bereits im Unternehmen vorhanden sind, zu unterscheiden, welche dieser Talente das Unternehmen in naher Zukunft noch benötigt und welche nicht mehr oder weniger benötigt werden, und zu identifizieren, welche Fähigkeiten für zukünftige Arbeitsformen noch benötigt werden.

Während dieser Phase ist es wichtig, Einblicke von Unternehmensführern zu gewinnen, die sich auf die Richtung des Unternehmens beziehen, sowie von Managern der einzelnen Unternehmensfunktionen, die direkte Kenntnisse über die Arten von Fähigkeiten haben, die für den täglichen Betrieb erforderlich sind. Dieser Input ermöglicht es Ihrem Team, einen umfassenden Überblick über die aktuelle und zukünftige Belegschaft des Unternehmens zu erhalten.

Der einfachste Weg, diese High-Level-Analyse durchzuführen, besteht darin, verschiedene Kenntnisse, Fähigkeiten und Talente in verschiedene Gruppierungen einzuordnen. Für die Personalplanung gibt es sieben mögliche Gruppierungen, darunter:

1. Hauptakteure: Festangestellte, die die Organisation jetzt und in Zukunft braucht
2. ungenutztes Potenzial: Festangestellte, die in Zukunft voraussichtlich gebraucht werden
3. Versetzung: Festangestellte, die möglicherweise in andere Funktionen innerhalb des Unternehmens wechseln müssen
4. derzeitiges Schlüsselpersonal: Festangestellte, die jetzt unerlässlich sind, aber für die das möglicherweise nicht in der Zukunft gilt
5. Zeitarbeiter: Arbeitnehmer, die die Organisation in Zukunft nicht mehr benötigt
6. am meisten gesucht: Kompetenzen, die das Unternehmen heute und in Zukunft braucht
7. potenzielle Kandidaten: Kompetenzen, die das Unternehmen in Zukunft voraussichtlich braucht

4. Übergang

Wenn die Personalanalyse abgeschlossen ist, ist es an der Zeit, die Übergangsphase des Prozesses zu beginnen. Dies ist die Phase, in der das Team bestimmt, welche HR-Interventionen am effektivsten sind und der Implementierungsprozess beginnt.

Es ist wichtig, für jede der oben aufgeführten Talentgruppen separate HR-Massnahmen zu entwickeln. Die Entwicklung von einzigartigen Aktionsplänen für jeden Mitarbeitertyp wird die Gesamtergebnisse erheblich verbessern. Beispielsweise sind Mobilitätspläne ideal für Arbeitnehmer, deren Fähigkeiten innerhalb der Organisation nicht mehr benötigt werden. Auf der anderen Seite kann ein robuster Rekrutierungsplan dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen die potenziellen Kandidaten sowohl jetzt als auch in Zukunft berücksichtigen kann.

Während es üblich ist, dass das HR-Team in vielen Teilen des Personalplanungsprozesses die Führung übernimmt, sind operative Manager in der Regel für die Umsetzung von HR-Interventionen verantwortlich. Typischerweise ist dies am sinnvollsten, da Führungskräfte direkten Zugang zu den Arbeitnehmern haben.

Kommunikation ist der Schlüssel, wenn es um die Umsetzung geht. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Betriebsleiter diese Aktionspläne nicht nur der Belegschaft mitteilen, sondern auch ihre Mitarbeiter ermutigen, diese Möglichkeiten zu nutzen. Der direkte Dialog zwischen Führungskräften und Mitarbeitern kann Ihren Mitarbeitern helfen, die Bedeutung der Entwicklung ihrer Fähigkeiten und ihrer Karriere zu erkennen.

Am wichtigsten ist, dass alle HR-Massnahmen fair und unvoreingenommen sein müssen. Alle Mitarbeiter innerhalb einer festgelegten Talentgruppe sollten Zugang zu den gleichen Chancen haben. 

5. Einbettung des Plans

Während der letzte Schritt darin besteht, den Plan in die Unternehmensstrategie einzubetten, ist er nicht das Ende des Personalmanagementprozesses. Stattdessen ist die Personalplanung ein zirkulärer Prozess, der konsequent bewertet und laut den Bedürfnissen des Unternehmens angepasst werden muss. Dieser kontinuierliche Prozess wird dazu beitragen, die Personalplanung zu einer dauerhaften Funktion innerhalb der Organisationsstrategie zu machen.

In dieser Phase kann die Wirksamkeit verschiedener Aktionspläne gemessen und bewertet werden. Auf der Grundlage dieser Bewertungen kann Ihr Unternehmen Änderungen an bestimmten Aktionsplänen vornehmen oder die Art und Weise ändern, wie diese Pläne während des gesamten Prozesses umgesetzt werden.

Für einen detaillierteren Blick darauf, wie die Personalplanung Ihr Unternehmen auf die Zukunft der Arbeit vorbereiten kann, laden Sie unser umfassendes Whitepaper herunter, in dem der Personalplanungsprozess detailliert beschrieben wird.