8 fehler, die sie bei der führung von homeoffice-belegschaft vermeiden sollten.

COVID-19 hatte vielfältige Auswirkungen auf Unternehmen. Einige Sektoren (vor allem das Gesundheitswesen) mussten auf einen plötzlichen und signifikanten Anstieg der Nachfrage nach ihren Dienstleistungen reagieren, was einen höheren Bedarf an Personal zur Folge hatte. Andere, wie das Reise- und Gastgewerbe, waren gezwungen, ihre Belegschaften zu verkleinern, als die Konsum- und Freizeitaktivitäten, auf die sie angewiesen sind, in vielen Ländern zum Erliegen kamen.

Eine der häufigsten Folgen der Pandemie für Unternehmen war eine Zunahme der Arbeit von zu Hause aus, wie es von Regierungen und Gesundheitsbehörden empfohlen wurde, um die Ausbreitung des Virus zu bekämpfen.

Eine Umfrage von PwC ergab, dass dies wahrscheinlich eine „dauerhafte Verlagerung“ in der Funktionsweise von Unternehmen sein wird. Fast acht von zehn Befragten (78 %) der CEO Panel Survey des Beratungsunternehmens gaben an, dass sie eine Fortsetzung der Arbeit im Homeoffice auch für die Zeit nach der Pandemie erwarteten, wenn sich die Bedingungen wieder normalisiert hätten. Arbeitsplätze mit geringer Dichte (61 %) und die Gig-Economy (54 %) wurden ebenfalls als nachhaltige Trends identifiziert.

Wenn die Leitung von Homeoffice-Mitarbeitenden eine neue Herausforderung für Ihr Unternehmen ist, sollten Sie sich über einige der häufigsten Fehler und Stolpersteine bewusst sein, die Sie vermeiden sollten.

1. Keine Unterstützung der Work-Life-Balance

Mitarbeitende, die an einen traditionellen Arbeitsplatz gewöhnt sind, könnten bei der Umstellung auf das Homeoffice mit einer Reihe von Herausforderungen konfrontiert sein – eine davon ist die Aufrechterhaltung einer guten Work-Life-Balance. Während die Arbeit im Homeoffice den Mitarbeitenden helfen kann, diesen Aspekt ihrer Arbeit zu verbessern – indem sie zum Beispiel die Zeit zurückgewinnen, die sie früher mit Pendeln verbracht haben – kann sie auch die Grenzen zwischen ihrem Arbeits- und Privatleben verwischen.

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, eine Grenze zwischen ihrer Arbeit und ihrer Freizeit zu ziehen, indem sie einen festen Raum in ihrem Zuhause für die Arbeit einrichten. Wenn sie eine Pause brauchen oder ihren Arbeitstag beenden, können sie sich in einen anderen Bereich begeben, um abzuschalten und nicht weiter über ihre Aufgaben zu grübeln.

Darüber hinaus sollten Sie Ihren Mitarbeitenden raten, den Empfang arbeitsbezogener E-Mails und anderer Benachrichtigungen ausserhalb der Arbeitszeiten zu deaktivieren. Der unmittelbare Zugang zu Kommunikationsmitteln, den Smartphones bieten, kann dazu führen, dass Menschen das Gefühl haben, „immer im Dienst“ zu sein und ständig an ihre Arbeit denken zu müssen, was zu Burnout führen kann.

Die Einführung gezielter Massnahmen, die den Mitarbeitenden helfen, eine gute Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten, könnte sich als entscheidend für das psychische Wohlbefinden der Mitarbeitenden erweisen, insbesondere in Zeiten von hohem Stress und Angstgefühlen. Dies muss in der Ära nach COVID eine Priorität für Arbeitgeber sein.

Nach Meinung von Experten des Cedars-Sinai Medical Centers wird die Pandemie wahrscheinlich langfristige Folgen für die psychische Gesundheit haben.

2. Keine tägliche Routine

Mitarbeitende, die an einen traditionellen Arbeitsplatz gewöhnt sind, könnten bei der Umstellung auf das Homeoffice mit einer Reihe von Herausforderungen konfrontiert werden, wie zum Beispiel der Aufrechterhaltung einer gleichbleibenden Routine, wenn sie sich in ihrer häuslichen Umgebung befinden. Vor diesem Hintergrund sollten Führungskräfte sie möglicherweise dabei anleiten, eine klare Struktur für den Arbeitstag auszuarbeiten.

Es ist eine gute Idee, während der Woche in regelmässigen Abständen wiederkehrende Meetings abzuhalten, so dass alle Mitglieder der Belegschaft reichlich Gelegenheit haben, sich untereinander auszutauschen, Neuigkeiten über den Fortschritt mitzuteilen und wichtige Informationen weiterzugeben.

Sie könnten auch einen Terminplan für regelmässige Check-Ins mit bestimmten Mitarbeitenden aufstellen, insbesondere mit denjenigen, die dann am produktivsten sind, wenn sie mit anderen Personen zusammenarbeiten und lebhaft Ideen austauschen können.

Es gibt viele Projektmanagement-Tools, mit denen Sie Arbeits- und Terminpläne erstellen und problemlos für Ihre gesamte Belegschaft bereitstellen können. Plattformen wie Asana, Trello, Basecamp und Liquid Planner können sich für Aufgaben wie das Erstellen von To-Do-Listen, die Priorisierung Ihrer wichtigsten Aktivitäten und der Zuteilung von Arbeiten an die einzelnen Mitarbeitenden als besonders nützlich erweisen.

Tägliche Terminpläne geben Menschen nicht nur die Unterstützung und Struktur, die sie benötigen, um mit ihrer Arbeit voranzukommen, sondern sie können auch ein guter Weg sein, um Zeit für Pausen, Mahlzeiten und Bewegung zu berücksichtigen. Die erfolgreichsten Mitarbeitenden im Homeoffice sind in der Lage, klare Grenzen zwischen ihrem Arbeits- und Privatleben zu ziehen, und verantwortungsbewusste Arbeitgeber sollten bereit sein, ihre Mitarbeitenden dabei zu unterstützen.

3. Kommunikationspannen

Wenn Menschen am Arbeitsplatz viel Zeit miteinander verbringen, erfolgt der häufige Kontakt und die Kommunikation zwischen Kollegen normalerweise automatisch. Mitarbeitende unterhalten sich auf natürliche Weise miteinander und diskutieren, was ihnen auf dem Herzen liegt. Dies trägt zum Stressabbau und zum Austausch von Ideen bei, was den Mitarbeitenden dabei hilft, ihre Arbeit effizienter zu erledigen.

Für eine Homeoffice-Belegschaft ist der regelmässige Kontakt und Austausch jedoch schwieriger, was verschiedene negative Folgen haben kann. Abgesehen davon, dass sich die Mitarbeitenden isoliert fühlen und ihnen die grundlegenden Vorteile des menschlichen Kontakts vorenthalten werden, beeinträchtigen Kommunikationsbarrieren wahrscheinlich auch die Leistung des Unternehmen als Ganzes.

Wenn Sie zum Beispiel einen grossen Kundenauftrag mit einer knappen Frist bearbeiten, müssen alle am Projekt Beteiligten in häufigem Kontakt miteinander stehen. Dies verringert das Risiko, dass Fehler gemacht werden oder Kundenprioritäten infolge von Fehlkommunikation übersehen werden.

Auch in dieser Hinsicht spielt Technologie eine wichtige Rolle: Kommunikations- und Zusammenarbeits-Tools wie Zoom, Microsoft Teams und Googles G Suite machen es für Mitarbeitende einfacher (und günstiger) denn je, miteinander in Kontakt zu bleiben, wo auch immer sie sich befinden. Software wie diese ist für die formelle Kommunikation von unschätzbarem Wert, sie kann jedoch auch für informelle Gespräche und Teamveranstaltungen, wie beispielsweise virtuelle Kaffeepausen, genutzt werden. Solche Aktivitäten sind entscheidend, um die Stimmung innerhalb der Belegschaft zu steigern und die Beziehungen zwischen Kollegen, die im Homeoffice arbeiten, zu pflegen.

4. Annahme, dass Mitarbeitende mit geringem Kontakt keine Unterstützung benötigen

Unterschiedliche Menschen reagieren in unterschiedlicher Weise auf die Arbeit im Homeoffice. Einige blühen in sozialer Interaktion und Zusammenarbeit auf und müssen daher in regelmässigem Kontakt mit ihren Kollegen und Führungskräften stehen, um produktiv zu bleiben.

Menschen, die es gewohnt sind, alleine zu arbeiten oder die von Natur aus ruhig sind, könnten im Homeoffice jedoch noch introvertierter werden, vielleicht weil sie sich nicht selbstsicher genug fühlen, um sich zu melden, wenn sie eine Frage oder ein Problem haben.

Führungskräfte dürfen nicht einfach davon ausgehen, dass die Mitarbeitenden problemlos mit ihrer Arbeit vorankommen, nur weil sie keine Bedenken äussern. In der Tat könnten gerade besonders ruhige und zurückhaltende Mitarbeitende die meiste Aufmerksamkeit von ihren Führungskräften benötigen, da sie sich wahrscheinlich nicht aus eigenem Antrieb melden.

Selbst kleinere Handlungen und Gesten, wie zum Beispiel ein Anruf durch eine Führungskraft nach einigen Tagen ohne Kontakt, können ausreichend sein, damit ein Mitarbeitender sich unterstützt fühlt. Dies verringert auch die Gefahr, dass scheinbar unbedeutende Probleme ungelöst bleiben und sich möglicherweise zu ernsthafteren Problemen entwickeln.

Darüber hinaus beweist ein solches proaktives Verhalten, dass Sie ein offenes Ohr für die Belange Ihrer Belegschaft haben, was sich positiv auf Ihre Arbeitgebermarke auswirkt.

5.    Fehlender technischer Support

Eine der höchsten Prioritäten für moderne Unternehmen, die – entweder aus freier Entscheidung oder aus Notwendigkeit – einen Grossteil ihrer Arbeit ins Homeoffice verlegen, sollte darin bestehen, sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden Zugang zu den verschiedenen Tools und Technologien haben, die sie benötigen, um ihre Arbeit effizient zu erledigen.

Darüber hinaus sollten Sie auch darüber nachdenken, welche Prozesse und Systeme eingerichtet werden sollten, um fortlaufenden technischen Support und Lösungen bereitzustellen.

Dazu zählen beispielsweise die folgenden Fragen:

• Wie können Sie auf technische Probleme reagieren, die Mitarbeitende daran hindern, ihre Aufgaben zu erledigen, wie zum Beispiel ein defekter Laptop?
• Bieten Sie technischen Support für Mitarbeitende, die Probleme mit der Software oder den Systemen haben, die sie für die Arbeit im Homeoffice benötigen?
• Sind Sie in der Lage, kontinuierlich Schulungen anzubieten, um den Mitarbeitenden zu helfen, die Technologie für das Homeoffice bestmöglich zu nutzen?

Unsere Studien zeigen, dass die meisten Unternehmen die technologischen Auswirkungen durch die Zunahme der Arbeit im Homeoffice gut bewältigt haben. Der Bericht Randstad Workmonitor 2020 zeigt, dass 79 % der Mitarbeitenden das Gefühl haben, sie verfügen über die Ausstattung und Technologie, die sie für die Anpassung an die Digitalisierung benötigen. Im Vergleich dazu hatten in Studien aus dem 1. Quartal 2018 noch 35 % der Arbeitnehmenden nicht das Gefühl, dass ihr Arbeitgeber die für effizientes Arbeiten im Homeoffice erforderliche technische Ausstattung bereitstellte.

Ein anderes zentrales Ergebnis der Studie aus dem Jahr 2020 war, dass 40 % der Befragten weltweit Schwierigkeiten hatten, neue Fähigkeiten zu erlernen, um sich an die Herausforderungen der COVID-19-Pandemie anzupassen. Dies legt den Schluss nahe, dass viele Arbeitgeber die Unterstützung für ihre Belegschaft verbessern könnten, indem sie Schulungen anbieten, die die neuesten technologischen Trends und Entwicklungen widerspiegeln.

6. Mangelnde Sicherheit

Es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden in der Lage sind, ihre Aufgaben im Homeoffice ordnungsgemäss zu erledigen, aber die Arbeit mit einer Homeoffice-Belegschaft sollte auch keine Sicherheitsrisiken für das Unternehmen mit sich bringen. Wenn dies eine Sorge für Ihr Unternehmen ist, gibt es Massnahmen, die Sie ergreifen können, um die Sicherheit zu erhöhen und Ihre vertraulichen Informationen und Vermögenswerte zu schützen.

Als Erstes sollten Sie in Betracht ziehen, firmeneigene Geräte, wie zum Beispiel Laptops und Telefone, für Personen zur Verfügung zu stellen, deren Aufgaben zu schützende Daten umfassen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass jedes Gerät, das Ihre Mitarbeitenden für die Arbeit verwenden, über hohe Sicherheitseinstellungen verfügt und mit zuverlässiger Antivirensoftware und anderen Sicherheitsvorkehrungen geschützt ist.

Eine weitere Option, die sich als effizient erweisen kann, ist die Einrichtung eines dedizierten virtuellen privaten Netzwerks für Ihr Unternehmen: Ein solches VPN erhöht die Sicherheit, indem es einen privaten "Tunnel" bereitstellt, durch den Daten unter Verwendung von Verschlüsselungs- und Authentifizierungs-Tools sicher gesendet und empfangen werden können.

Mitarbeitende sollten auch über bewährte Praktiken in Bezug auf Sicherheit informiert werden, wie zum Beispiel:

• Anrufe, die vertrauliche Informationen enthalten könnten, an einem ruhigen Ort oder unter der Verwendung von Kopfhörern zu führen,
• Daten, die sicher aufbewahrt werden müssen, nicht auszudrucken,
• Laptop-Bildschirme zu sperren, wenn sie nicht verwendet werden, und einen Passwortschutz für die gesamte Hardware einzurichten.

7. Mikromanagement

Wie bereits weiter oben in diesem Blog erwähnt, kann die Arbeit im Homeoffice zu Problemen führen, wenn Führungskräfte keinen regelmässigen Kontakt zu ihren Teammitgliedern haben. Während es also wichtig ist, dass Sie mit ihrem Team in Kontakt bleiben und regelmässig mit Mitarbeitenden sprechen, sollten Sie auch darauf achten, dass Sie nicht ins gegensätzliche Extrem verfallen und Mikromanagement betreiben.

Sie müssen regelmässig mit Ihrer Belegschaft kommunizieren, aber Sie müssen auch zeigen, dass Sie ihnen zutrauen, ihre Aufgaben selbständig zu erledigen und produktiv zu bleiben, ohne dass ihnen eine Führungskraft (virtuell) über die Schulter schaut.

Umfragen weisen darauf hin, dass die Abwesenheit vom Arbeitsort Mitarbeitenden tatsächlich dabei helfen kann, bessere Arbeitsergebnisse zu erzielen. 77 % der Homeoffice-Mitarbeitenden sagen, dass sie im Homeoffice produktiver arbeiten, und 76 % meiden das Büro, wenn sie sich auf ein Projekt konzentrieren müssen.

Letztendlich sollten Führungskräfte versuchen, die richtige Balance zwischen der Überwachung ihrer Homeoffice-Belegschaft, der Bereitstellung der erforderlichen Unterstützung für ihre Teams und der Gewährung eines gewissen Masses an Freiraum und Kontrolle über ihre Arbeit zu finden.

8. Keine festgelegten Erwartungen

Mitarbeitende, die erst seit kurzem im Homeoffice arbeiten, sollten eine klare Vorstellung davon haben, wie sie ihre Aufgaben im Homeoffice (oder an einem anderen Einsatzort) erfüllen können und welches Produktivitätsniveau sie erreichen sollten.

Bei einigen Positionen – beispielsweise solche, die nur einen Computer, eine Internetverbindung sowie Zugang zu Geschäftsdaten und -systemen erfordern – gibt es möglicherweise nur wenige Unterschiede zwischen der Arbeitsweise im Büro und im Homeoffice.

Im Gegensatz dazu sind Aufgaben, die mehr auf Zusammenarbeit und Interaktion zwischen Kollegen angewiesen sind, nicht so gut für das Homeoffice geeignet. In solchen Fällen ist es wichtig, mit den Mitarbeitenden zu interagieren und Ideen zu entwickeln, wie sie selbst unter ungewohnten Umständen ihre Fähigkeiten weiterhin einsetzen und produktiv arbeiten können.

Es sind Situationen wie diese, in denen Führungsqualitäten in den Fokus rücken und die Vorteile eines klaren Plans zur effizienten Verwaltung Ihrer Homeoffice-Belegschaft klar zu Tage treten.

Randstad hat genau zu diesem Thema einen kurzen Leitfaden erstellt, der praktische Schritte und Massnahmen aufzeigt, die Sie ergreifen können, um Ihre Mitarbeitenden im Homeoffice zu unterstützen und ihnen dabei zu helfen, bestmögliche Ergebnisse zu erzielen.