6 wege, wie unternehmen eine reduzierung der arbeitskosten erreichen können.

In Anbetracht der zunehmenden Befürchtungen, dass eine weltweite Rezession bevorsteht, erwägen Unternehmensleiter in fast allen Branchen verschiedene Massnahmen zur Kostenreduzierung. Die Arbeitskosten sind oft ein Hauptziel dieser Strategien zur Kostensenkung.

Die Senkung der Personalkosten kann jedoch ein wenig schwierig sein. Einerseits machen die Arbeitskosten in der Regel einen grossen Teil des gesamten Unternehmensbudgets aus. Wenn es gelingt, die Kosten in diesem Bereich zu senken, kann das erhebliche Auswirkungen haben. Andererseits müssen wettbewerbsfähige Gehälter und Sozialleistungen geboten werden, um die Talente zu gewinnen und zu halten, die du für das Wachstum deines Unternehmens benötigst.  

Es ist wichtig, eine umfassende Sichtweise einzunehmen und eine Reihe von Möglichkeiten zur Reduzierung der Arbeitskosten in Betracht zu ziehen. Dazu gehört auch die Untersuchung der finanziellen Auswirkungen von Trends in deiner Belegschaft, wie z. B. Abwesenheitsquote und Personalfluktuation.

In diesem Blog gehen wir auf sechs Bereiche ein, in denen Führungskräfte Kosteneinsparungen unterstützen können, und zeigen einige spezifische Lösungen auf, die deinem Unternehmen wertvolle Vorteile bringen können.

1. geringere Personalfluktuation und Abwesenheitszeiten

Wenn du dich mit den unmittelbaren Arbeitskosten befasst, z. B. mit den Kosten für die Ausschreibung offener Stellen und die Einstellung neuer Mitarbeiter, übersiehst du möglicherweise die finanziellen Auswirkungen der Vorgänge in deiner Belegschaft. Ein gutes Beispiel dafür sind Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen oder sich eine lange Auszeit nehmen.

Wie in den meisten Unternehmen ist es für die Erreichung von Produktivitätszielen und die rechtzeitige Lieferung von Waren und Dienstleistungen von entscheidender Bedeutung, dass die richtigen Mitarbeiter mit den erforderlichen Fähigkeiten zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Folglich können eine hohe Personalfluktuation und Fehlzeiten erhebliche und kostspielige Probleme in Ihrem Unternehmen verursachen.

Die offensichtlichste Kostenfolge von Abgängen oder Abwesenheiten ist, dass zusätzliches Personal eingestellt werden muss, um Lücken in der Belegschaft zu schliessen. Diese Lücken können zu einer hohen Anzahl von Überstunden führen oder dazu, dass ständig neue Stellen besetzt werden müssen. Es gibt auch indirekte Kosten, die nicht so einfach im Budget zu erfassen sind, wie z. B. die Produktivitätsverluste, die entstehen, wenn ein erfahrener Mitarbeiter ausscheidet oder du gezwungen bist, eine Schicht mit einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitern zu fahren.

Diese Folgen können sich in verschiedenen Bereichen des Unternehmens bemerkbar machen, da Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen Ressourcen umschichten müssen, um das Kerngeschäft am Laufen zu halten.

Lösungen: 

• Halte die Fluktuation mit einem speziellen Plan zur Mitarbeiterbindung niedrig, der sich möglicherweise auf Konzepte wie Arbeitgebermarke, Entwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeiter und die Förderung einer guten Work-Life-Balance konzentriert.
• Erstelle Anwesenheitsrichtlinien, die genau festlegen, was du von deinen Mitarbeitern erwartest. Setze sie konsequent für die gesamte Belegschaft durch.
• Verfolge die Abwesenheitsquote. Belohne diejenigen, die gut anwesend sind, und sprich mit denjenigen, die häufig abwesend sind, um die Ursache zu ermitteln und nach einer Lösung zu suchen.
• Verbessere die Einstellungs- und Auswahlverfahren, um sicherzustellen, dass du die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit einstellst und die Personalfluktuation minimierst. Ein Experte für Personaldienstleistungen kann dabei unterstützen.

2. eine Zeit- und Kostenreduzierung durch den Einsatz von flexiblem Personal erreichen

Ein häufiges Kostenproblem für Unternehmen besteht darin, dass sie flexibles Personal einstellen müssen, um die Produktionskapazität in Zeiten von Nachfragespitzen oder bei vorübergehendem Personalmangel aufgrund von Abwesenheit oder Urlaub zu erhöhen. Mit der Möglichkeit, den Personalbestand je nach Bedarf zu erhöhen oder zu verringern, kann dein Unternehmen die Produktionsziele erreichen und gleichzeitig die Gesamtkosten senken.

Abgesehen von den direkten Kosten, wie der Besetzung von Zeitarbeitsstellen und der Unterhaltung von Zeitarbeitskräften, sollten die Unternehmen auch die zeitlichen und produktiven Auswirkungen der Einstellung neuer Mitarbeiter berücksichtigen. Wenn Arbeitnehmer beispielsweise eine Auszeit nehmen müssen, um bei der Schulung von Zeitarbeitskräften zu helfen, könnte ihre eigene Leistung darunter leiden.

Darüber hinaus muss die Personalabteilung die Kosten für die regelmässige Einstellung und die Auswahl von Bewerbern berücksichtigen, was die Zeit, die du für die Verbesserung deines vorhandenen Personals aufwenden kannst, beeinträchtigt.

Das Beschaffungsteam muss unterdessen die Kosten für Schulungsmaterial und andere Mittel berücksichtigen, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter gut auf ihre Aufgaben vorbereitet sind.

Wenn du häufig auf befristet Beschäftigte zurückgreifen musst, um Personallücken zu schliessen oder die Kapazität vorübergehend zu erhöhen, wenn die Produktion anzieht, könntest du von der Zusammenarbeit mit einem spezialisierten HR-Partner profitieren.

Lösungen: 

• Ein Personaldienstleister kann den Verwaltungsaufwand für die Rekrutierung flexibler Mitarbeiter übernehmen und wichtige Aufgaben wie Onboarding, Schichtplanung und Bereitstellung von Kleidung übernehmen. Das richtige Unternehmen für Personaldienstleistungen kann sogar den gesamten Prozess der Verwaltung von temporären Arbeitskräften  übernehmen.
• Ein engagierter Partner kann auch als Front Office für alle zeitarbeitsbezogenen Probleme oder Fragen fungieren, die vor Ort auftreten. So kann sich dein Team um Probleme mit deiner bestehenden Belegschaft kümmern.
• Die elektronische Zeiterfassung und Rechnungsstellung kann diese Kernprozesse zuverlässiger und effizienter machen. Eine automatisierte Planungsplattform  kann dabei helfen, alle Schichten mit qualifizierten Mitarbeitern zu besetzen und die durch Fehlzeiten verursachten Probleme zu verringern.
• Bekämpfe Produktivitätsverluste mit Initiativen wie einem proaktiven Kompetenzmanagement, das in Form eines Schulungsprogramms in Verbindung mit einer effektiven Personalplanung erfolgen könnte.

3. löhne und Sozialleistungen optimieren

Es versteht sich von selbst, dass Löhne und Gehälter sowie Sozialleistungen einen erheblichen Anteil an den Gesamtausgaben für die Personalverwaltung ausmachen. In Anbetracht des Umfangs des finanziellen Engagements, das damit verbunden ist, insbesondere bei grösseren Unternehmen, lohnt es sich auf jeden Fall, über Gehaltspunkte nachzudenken und zu prüfen, ob sie auf dem optimalen Niveau festgelegt sind.

Wenn die Löhne zu hoch angesetzt sind, könntest du feststellen, dass die Ausgaben für Arbeitskräfte einfach nicht mehr tragbar sind. Sind sie hingegen zu niedrig, könntest du Schwierigkeiten haben, hochwertige Bewerber anzuziehen und zu halten. Es ist wichtig, ein Gleichgewicht zu finden, das es ermöglicht, sich die benötigten Talente zu sichern, ohne das Endergebnis zu beeinträchtigen.

Lösungen:

• Führe eine gründliche Stellenanalyse durch und bewerte die Fähigkeiten und Erfahrungen, die für die Ausübung der jeweiligen Funktion erforderlich sind, um sicherzustellen, dass du die Gehälter für alle Stellenausschreibungen in der richtigen Höhe festlegst.
• Aktuelle Informationen zu Talenten und Gehältern findest du hier . So kannst du die Erwartungen der Bewerber besser verstehen und dein aktuelles Gehaltsangebot mit dem anderer Arbeitgeber in der Branche vergleichen.
• Reduziere die Reisekosten, indem du mit einem Partner für Personaldienstleistungen zusammenarbeitest, um die Struktur deines Talentpools zu verbessern und die Einstellung vor Ort zu priorisieren.
• Studiere die Gesetze und Vorschriften in den Gebieten, in denen du tätig bist. In der EU zum Beispiel sind die Vorschriften wahrscheinlich strenger als in anderen Regionen und Arbeitsverträge enthalten oft Elemente wie Gehaltstabellen.

4. Überplanung abbauen

Eine häufige Ursache für Ineffizienz ist die Überplanung - d. h., du bezahlst für mehr Kapazität als du benötigst und hast am Ende Mitarbeiter, die nicht benötigt werden. Dies geschieht häufig in Zeiten geringer Nachfrage im Produktionszyklus, die durch saisonale Trends, Kundennachfrage oder allgemeine wirtschaftliche Faktoren verursacht werden.

Eine möglichst geringe Überplanung hilft, die Kosten zu kontrollieren, indem du nur für die Arbeitskräfte bezahlst, die du benötigst. Dies kann besonders wichtig sein, wenn dein Unternehmen in hohem Masse auf die Einstellung von Zeitarbeitskräften angewiesen ist. Ausserdem fördert es die Produktivität, indem es sicherstellt, dass die vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich eingesetzt werden.

Lösungen:

• Analysiere die Auslastung deines Personals, um besser zu verstehen, wie effizient deine Ressourcen eingesetzt werden, wie oft es zu Überplanungen kommt und warum diese auftreten.
• Prüfe Optionen für eine Umgruppierung. Können Mitarbeiter in Zeiten, in denen sie nicht zur Unterstützung der Produktion benötigt werden, anderweitig eingesetzt werden? Kann die Anzahl der Mitarbeiter, die für jede Schicht benötigt werden, durch Cross-Training reduziert werden?
• Arbeite mit einem Personaldienstleistungsunternehmen zusammen, um die Trends in der Branche zu untersuchen und fundierte Vorhersagen über Schwankungen in der Tätigkeit und der Nachfrage zu treffen.
• Entwickle eine Strategie zur Prognose des künftigen Qualifikations- und Personalbedarfs deines Unternehmens.

5. Neueinstellungen begrenzen

Die Einstellung neuer Mitarbeiter ist oft unerlässlich. Wenn du zum Beispiel eine Phase schnellen Wachstums durchläufst oder in einen neuen Markt eintrittst, benötigst du wahrscheinlich mehr Arbeitskräfte und spezielle Fähigkeiten, um deine Expansion zu unterstützen.

Aber es ist auch wichtig, die Kosten und die harte Arbeit zu bedenken, die mit der Einstellung neuer Mitarbeiter verbunden sind, von der Einstellung über die Einarbeitung bis hin zur Schulung und dem Coaching am Arbeitsplatz. Wenn du Massnahmen ergreifen kannst, um die Zahl der Neueinstellungen zu verringern, kannst du davon erheblich profitieren.

Lösungen:

• Überlege, wie du durch eine Umschulung oder Höherqualifizierung des vorhandenen Personals die benötigten Talente gewinnen kannst, ohne neue Mitarbeiter einstellen zu müssen.
• Sprich mit deinen wertvollsten Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass sie zufrieden sind und dem Unternehmen treu bleiben. Das Angebot einer Gehaltserhöhung oder verbesserter Leistungen, um hochqualifizierte Mitarbeiter zu halten - sofern dies im Rahmen der Tarifverträge möglich ist - könnte sich als finanziell tragfähiger und besser für das Unternehmen erweisen als die Einstellung eines neuen Mitarbeiters.
• Schaffe einen Pool von bewährten, geprüften Mitarbeitern, die in Zeiten hoher Nachfrage auf hohem Niveau arbeiten können. Wenn du also Personal einstellen musst, kannst du gezielt Personen einstellen, die nicht viel Unterstützung und Schulung benötigen.
• Entwickle ein umfassendes Mitarbeiterentwicklungsprogramm, damit du deinen Spitzenkräften helfen kannst, innerhalb des Unternehmens aufzusteigen. Dieser Schritt verringert die Qualifikationslücken in deinem Unternehmen und kann die Bindungsrate erhöhen.

6. mit einer Talentschmiede zusammenarbeiten

Vielleicht ist dir gar nicht bewusst, wie viel Zeit, Geld und Ressourcen für die Einstellung neuer Mitarbeiter und die Verwaltung derzeitiger und künftiger Belegschaft aufgewendet werden. Direkte Kosten, wie Gehälter und Sozialleistungen, Überstunden und Stellenausschreibungen, lassen sich leicht verfolgen. Indirekte Kosten, wie Fluktuation und Produktivitätsverluste, sind vielleicht nicht so klar, können aber dennoch erhebliche Auswirkungen auf dein Unternehmensbudget haben.

Eine Partnerschaft mit einem Unternehmen für HR-Lösungen ist eine der schnellsten und effektivsten Möglichkeiten, deine Personalkosten unter Kontrolle zu bringen. Die Zahlung von Gebühren für die Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister mag deinen Bemühungen um Kostensenkungen zuwiderlaufen. Das Fachwissen und die fortschrittlichen Dienstleistungen eines professionellen Personaldienstleisters können deinem Unternehmen jedoch tatsächlich helfen, eine Kostenreduzierung bei den Personalausgaben zu erzielen.

Einer der grössten Vorteile, den dein Unternehmen aus der Zusammenarbeit mit einem Partner für HR-Lösungen ziehen kann, ist die deutliche Steigerung der Qualität der Einstellungen, was zu einer höheren Mitarbeiterbindung und Produktivität führen kann.

Engagierte Personaldienstleister sind darauf spezialisiert, die richtigen Mitarbeiter für bestimmte Positionen zu rekrutieren, indem sie einen strengen und bewährten Ansatz für das Screening von Bewerbern, die Analyse und die Überprüfung von Referenzen anwenden. Bei Randstad wird dies durch den Einsatz eines optimalen Gleichgewichts zwischen Technologie und menschlichen Berührungspunkten erreicht. Der Einsatz innovativer HR-Technologien in einem ansprechenden Rekrutierungsprozess ermöglicht es unseren Teams, sowohl für die Stelle als auch für den Chef und das Unternehmen passende Mitarbeiter einzustellen.

Lösungen:

• Der richtige Partner für Personaldienstleistungen kann helfen, schnell und einfach die besten Bewerber zu finden, indem er Zugang zu einem Pool vorgeprüfter Talente verschafft.
• Ein HR-Lösungspartner wie Randstad kann einen massgeschneiderten Serviceplan und eine Strategie zur Kostenreduzierung entwickeln, die auf die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens zugeschnitten sind. Diese Anpassung stellt sicher, dass du nur für die Dienstleistungen in den Bereichen Personalbeschaffung und Personalmanagement zahlst, die dein Unternehmen benötigt.  
• Die Dienstleistungen und das Fachwissen eines HR-Lösungspartners können dabei helfen, deine flexible Personalbeschaffung zu optimieren und dein Talentangebot mit den Produktionszyklen in Einklang zu bringen. Randstads Operational Talent Solutions kann zum Beispiel den gesamten Prozess des Contingent Workforce Management von Anfang bis Ende abwickeln.
• Randstads Operational Talent Solutions ist auf die Zusammenarbeit mit Kunden spezialisiert, um Personalprozesse zu analysieren und Möglichkeiten für Kosteneinsparungen zu identifizieren. Wir können direkt mit deinen Führungsteams zusammenarbeiten, um effektive Strategien zur Kostensenkung zu entwickeln.