mehr arbeit schaffen: wie fehlzeiten und präsenzzeit die produktivität beeinflussen.

Sie haben 100 Aufträge bis zum Ende der Woche zu erledigen. Am Montag und Dienstag erscheint einer Ihrer wichtigsten Produktionsmitarbeiter nicht zur Arbeit. Am Mittwoch und Donnerstag scheint ein anderer Ihrer Mitarbeiter nicht engagiert zu sein. Schliesslich kommt der Freitag, und Sie versuchen krampfhaft, Ihr Projekt zu beenden.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Wenn dies häufig vorkommt, haben Sie möglicherweise ein Problem mit Fehlzeiten und Präsenzzeiten. Im Folgenden stellen wir Ihnen die einzelnen Konzepte vor und sagen Ihnen dann, wie Sie Fehl- und Präsenzzeiten reduzieren können, um die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern.

was sind fehlzeiten?

Wenn Mitarbeitende ohne triftigen Grund regelmässig der Arbeit fernbleiben, sei es im Büro oder im Home-Office, dann handelt es sich um Fehlzeiten. Vorab genehmigte Abwesenheiten wie Urlaube und Feiertage zählen bei der Berechnung der Fehlzeitenquote nicht mit.

warum kommt es zu fehlzeiten?

Manchmal sind Fehlzeiten (auch Absentismus genannt) die Folge einer nicht diagnostizierten chronischen körperlichen Erkrankung. Andere häufige Gründe für Fehlzeiten sind:

• psychische Erkrankungen: Ein im Dezember 2021 von der britischen Gesundheits- und Sicherheitsbehörde Health and Safety Executive veröffentlichter Bericht führt mehr als 50 % der „krankheitsbedingten“ Fehlzeiten auf Stress, Angst und Depressionen zurück
• Mobbing: Teammitglieder, die am Arbeitsplatz schikaniert werden, meiden möglicherweise das Büro, um Unannehmlichkeiten zu entgehen. Laut einer Umfrage von Monster.com gaben über 50 % der Befragten an, dass sie von ihrem Chef oder Vorgesetzten gemobbt wurden
• Desillusionierung: Mitarbeiter fühlen sich am Arbeitsplatz nicht engagiert, sind unzufrieden oder gelangweilt. Diese Art von Arbeitnehmer kann auch aktiv nach einem anderen Arbeitsplatz suchen
• Burnout: Wenn Menschen sich über einen längeren Zeitraum gestresst und erschöpft fühlen, brechen sie oft zusammen. Die Studie 2022 des McKinsey Health Institute über die psychische Gesundheit und das Wohlbefinden von Arbeitnehmern ergab weltweit hohe Burnout-Raten, die von einem niedrigen Wert von 19 % (Mexiko und Schweiz) bis zu einem hohen Wert von 38 % (Indien) reichen
• Pflege von Angehörigen: Personen, die sich um ältere Eltern, behinderte Angehörige und Kinder kümmern, müssen manchmal zusätzliche Zeit von der Arbeit freinehmen

Beispiel 1: Peter ist seit Monaten niedergeschlagen und kommt morgens kaum aus dem Bett. Nichts interessiert ihn mehr, auch nicht sein Job, und er sagt häufig in letzter Minute ab.

Beispiel 2: Sarahs Kollege kritisiert ihre Arbeit sehr und macht ihr unerwünschte Avancen, wenn ihr Vorgesetzter nicht vor Ort ist. Da sie sich eingeschüchtert fühlt, bleibt sie dem Büro so weit wie möglich fern.

Beispiel 3: Johanna und ihr Mann sind die Hauptpflegepersonen für beide Elternpaare. Sie rufen mindestens zweimal im Monat wegen Arztterminen und plötzlichen Notfällen an.

was ist präsenzzeit?

Arbeitnehmer, die bei der Arbeit unterdurchschnittlich funktionieren, sei es aufgrund von Krankheit, psychischem Zustand oder mangelndem Interesse an ihrer Arbeit, weisen Präsenzzeit auf. Dies kann dazu führen, dass sie länger brauchen, um Aufgaben zu erledigen, weil sie sich ablenken, häufig Pausen einlegen oder einfach langsamer arbeiten als ihre Kollegen.

Es kann schwierig sein, einen Mitarbeiter zu identifizieren, auf den die Definition von Präsenzzeit zutrifft, weil er zwar physisch an seinem Schreibtisch sitzt, aber geistig nicht aktiv ist. Manchmal wird man sich der Präsenzzeit erst bewusst, wenn ein Mitarbeiter abwesend ist oder gekündigt hat und eine grosse Anzahl unerledigter Aufgaben hinterlässt.

warum kommt es zu präsenzzeiten?

Präsenzzeit (auch Präsentismus genannt) am Arbeitsplatz ist ein weit verbreitetes Phänomen, das sowohl im Büro als auch an anderen Orten auftritt. Da es schwer zu quantifizieren ist, wird er nicht so oft diskutiert wie Fehlzeiten, ist aber genauso weit verbreitet. Präsenzzeit kann aus guten Absichten entstehen oder aus mangelndem Engagement der Mitarbeiter resultieren. Einige der Hauptgründe für Präsenzzeit sind:

• Mangel an Krankheitstagen: Wenn Mitarbeiter keine oder nicht genügend Krankheitstage haben, kommen sie vielleicht auch dann, wenn sie sehr krank sind und keine Leistung erbringen können.
• Loyalität: Personen, die sich aus dem einen oder anderen Grund nicht in der Lage fühlen, zu arbeiten, könnten dennoch teilnehmen, weil sie einem Manager oder dem Unternehmen gegenüber loyal sind
• Personalmangel: Kranke oder arbeitsunfähige Mitarbeiter springen manchmal ein, um den Personalmangel zu kompensieren
• Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes: Aus Angst vor den Folgen einer Abwesenheit gehen die Menschen zur Arbeit, auch wenn sie sich nicht konzentrieren können
• Sich unersetzlich zu fühlen: Wenn Mitarbeiter den grössten Teil der Arbeit oder der Verantwortung in ihren Abteilungen übernehmen, fühlen sie sich möglicherweise nicht in der Lage, eine Auszeit zu nehmen – selbst wenn sie es wirklich nötig hätten
• Langeweile: Arbeitnehmer, die sich nicht für ihre Arbeit interessieren, nutzen jede Gelegenheit, um sich vor der eigentlichen Arbeit zu drücken. Dies gilt insbesondere für diejenigen, die sich wiederholende Aufgaben ausführen oder keine Aufstiegsmöglichkeiten haben.
• Fernarbeit: Leider nutzen einige Mitarbeiter die Möglichkeit der Fernarbeit, um sich einzuloggen, aber nicht produktiv zu arbeiten. Während sie scheinbar online sind, erledigen sie Hausarbeiten, spielen mit dem Hund oder telefonieren.

Beispiel 1: Michael hat eine chronische Krankheit. Er hat alle seine Krankheitstage aufgebraucht und braucht sein Vollzeitgehalt für den Lebensunterhalt. Michael erscheint jeden Tag, fühlt sich aber elend, und seine Arbeit zeigt das.

Beispiel 2: Iwan ist ein Mikromanager. Er kommt häufig krank zur Arbeit, weil er seinen Untergebenen nicht zutraut, die Dinge korrekt zu erledigen.

Beispiel 3: John hat das Gefühl, dass er seine Zeit bis zur Rente absitzt. Er kommt jeden Tag zur Arbeit, leistet so wenig wie möglich und plaudert mit seinen Kollegen.

wie wirken sich fehl- und präsenzzeiten auf organisationen aus?

Sowohl Fehl- als auch Präsenzzeiten verursachen Probleme in einem Unternehmen. Wenn Mitarbeiter nicht erscheinen, sinkt die Produktivität, da Aufgaben unerledigt bleiben oder die Mitarbeiter überlastet sind. Wenn sie zwar erscheinen, aber nicht engagiert oder unaufmerksam sind oder Krankheitserreger an Kollegen weitergeben, sinkt die Produktivität ebenfalls.

Eine von der Statista-Forschungsabteilung veröffentlichte Umfrage aus dem Jahr 2022 ergab, dass mehr als 54 % der Facility Manager der Meinung sind, dass Fehlzeiten einen wichtigen Faktor in ihrer täglichen Arbeit darstellen, ein Anstieg um 7 Prozentpunkte gegenüber dem Vorjahr.

Lockton, ein weltweit tätiges Versicherungsmaklerunternehmen, hat vor kurzem einen Bericht über das Jahr 2022 mit dem Titel „Waking up to Absence” verfasst. Zu den wichtigsten Erkenntnissen gehören die extrem hohen Kosten, die mit Fehlzeiten verbunden sind, darunter Produktivitäts- und Motivationsverluste sowie Einbussen bei der Sicherheit der Mitarbeiter. Darüber hinaus stellte das Unternehmen fest, dass Arbeitnehmer, die regelmässig abwesend sind (mehr als 70 Tage), eine 65%ige Chance haben, das Unternehmen zu verlassen.

präsenzzeiten am arbeitsplatz sollten für arbeitgeber ebenso besorgniserregend sein.

In einer Studie, die sich auf Strafvollzugsbeamte im Vereinigten Königreich im Jahr 2020 konzentrierte, wurde ein direkter Zusammenhang zwischen häufigen Präsenzzeiten und einer verminderten psychischen Gesundheit, Arbeitsleistung und Sicherheit am Arbeitsplatz festgestellt.

Die Gallup-Studie „State of the Global Workplace” belegt das Problem der Präsenzzeit mit erschütternden Zahlen: 7,8 Billionen Dollar! Das ist der Betrag, der den Unternehmen durch die geringe Produktivität aufgrund mangelnden Engagements verloren geht.

Und als ob das noch nicht genug Grund zur Sorge wäre, hat der Randstad Workmonitor 2023 ergeben, dass Mitarbeiter keine Skrupel haben, einen Job zu verlassen, der sie persönlich und beruflich nicht erfüllt, insbesondere die Generation Z (58 %) und die Millennials (54 %). Mitarbeiter, die Anzeichen von Präsentismus zeigen, könnten also sehr wohl die nächsten sein, die Sie ersetzen müssen.

Glücklicherweise sind die direkten und indirekten Kosten, die mit Abwesenheit und Unaufmerksamkeit verbunden sind, zwar beträchtlich, aber die Arbeitgeber, die darauf reagieren, um diese Probleme zu verringern, ziehen daraus einen spürbaren Nutzen. Dies gilt insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, die mit knappen personellen und finanziellen Mitteln auskommen müssen. Zu diesen Vorteilen gehören:

• geringere Personalkosten
• bessere Arbeitsmoral des Personals
• höhere Produktivität

so gehen sie mit fehl- und präsenzzeiten in ihrem unternehmen um

Wie lassen sich unentschuldigte Fehlzeiten vermeiden und die Präsenzzeiten am Arbeitsplatz reduzieren? Die Antwort – und ein neuer Weg zur Produktivität – besteht darin, vorausschauend zu planen, den Mitarbeitern zuzuhören und sie zu unterstützen. Die folgenden Vorschläge sind nach Motivationsfaktoren geordnet.

körperliche und psychische erkrankungen

• Ermutigen Sie kranke Mitarbeiter, sich zu Hause auszukurieren: Wenn kranke Mitarbeiter zu Hause bleiben, verursachen sie dem Arbeitgeber letztlich weniger Kosten. Sie stecken ihre Kollegen nicht an und produzieren keine ungenaue oder minderwertige Arbeit, die korrigiert werden muss.
• Vor-Ort-Vorsorgeuntersuchungen für häufige Krankheiten anbieten: Bieten Sie Vorsorgeuntersuchungen für häufige Krankheiten vor Ort an: Unternehmensweite Programme zur Früherkennung von Diabetes, Krebs oder Bluthochdruck können dazu beitragen, Gesundheitsprobleme zu erkennen, bevor sie so schwerwiegend werden, dass sie die Anwesenheit am Arbeitsplatz beeinträchtigen.
• Betriebliche Unterstützungsprogramme anbieten: Arbeitnehmer, die Unterstützung bei chronischen Krankheiten erhalten, fühlen sich in der Regel positiver und produktiver als diejenigen, die keine Unterstützung erhalten. Anwesenheit und Aufmerksamkeit verbessern sich ebenfalls.

arbeitsumfeld

• In gute Führungskräfte investieren: Der Gallup-Bericht "State of the Global Workplace 2022" zeigt, dass alle fünf Ursachen für Burnout eines gemeinsam haben: einen schlechten Chef. Ein einziger schlechter Vorgesetzter kann eine ganze Abteilung ruinieren und ein Umfeld schaffen, das Fehlzeiten und Präsentismus fördert. Lern- und Entwicklungsprogramme, die darauf abzielen, gute Führungskräfte hervorzubringen, können Ihr Arbeitsumfeld erheblich verbessern.
• Gehen Sie hart gegen Mobbing und Belästigung vor: Nutzen Sie anonyme Umfragen und Kündigungsgespräche, um die Schuldigen an Ihrem Arbeitsplatz zu ermitteln. Ergreifen Sie dann rasch Massnahmen, die von Schulungen bis hin zu Entlassungen reichen können.
• Bieten Sie Entwicklungsmöglichkeiten: Laut dem Randstad Workmonitor 2023 suchen Arbeitnehmer nach Möglichkeiten, sich weiterzuentwickeln, und 30 % sind bereit, den Arbeitsplatz zu wechseln, wenn dies für Aufstiegschancen erforderlich ist. Die Weiterbildung und Umschulung Ihrer derzeitigen Mitarbeiter kann dazu beitragen, die Arbeitsmoral zu verbessern und Ihnen die Talente zur Verfügung zu stellen, die Sie zur Überwindung des Arbeitskräftemangels benötigen.

terminplanung

• Recherchieren Sie nach Möglichkeiten für Hybrid- und Fernarbeit: Nicht jedes Unternehmen oder jede Abteilung kann virtuelle Aufgaben unterstützen. Allerdings kann die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, bei bestimmten Fehlzeiten helfen. Darüber hinaus geben 40 % der von Randstad befragten Arbeitnehmer an, dass Flexibilität in Bezug auf den Arbeitsort der Schlüssel für die Annahme eines Arbeitsplatzes ist. 
• Flexible Arbeitszeiten: Neben der Flexibilität in Bezug auf den Arbeitsort wünschen sich die Beschäftigten auch Flexibilität in Bezug auf die Arbeitszeiten. Die Umstellung auf flexible Arbeitszeiten oder eine Vier-Tage-Woche ermöglicht es den Mitarbeitern, Termine zu vereinbaren und sich um Familienangehörige zu kümmern.
• Kinderbetreuung: Berufstätige Eltern profitieren in hohem Masse davon, wenn ihre Arbeitgeber flexible Arbeitsmöglichkeiten anbieten. Home-Office-Möglichkeiten, Teilzeitlösungen oder die Möglichkeit, sich die Arbeitszeit selbst einzuteilen, steigern die Produktivität der Mitarbeiter. Die Global Hybrid Work Study 2022 von Cisco hat ergeben, dass hybride Arbeitsformen dazu beigetragen haben, die Work-Life-Balance zu verbessern, wobei die Zeitersparnis beim Pendeln ein wichtiger Faktor ist und unnötige Interaktionen im Büro vermieden werden.

wie randstad helfen kann

In einer Welt, in der die Technik regiert, bleibt der Mensch manchmal auf der Strecke. Was wäre, wenn Sie die Vorteile der Technologie nutzen könnten, ohne den menschlichen Aspekt zu vernachlässigen? Wir bei Randstad haben es uns zur Aufgabe gemacht, Menschen zu unterstützen und Unternehmen und ihren Mitarbeitern zu helfen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.  Wir kombinieren die neuesten Rekrutierungstechnologien mit einem massgeschneiderten Rekrutierungsprogramm für jeden unserer Kunden.  

Randstad kann Ihnen dabei helfen, Fehlzeiten in Bezug auf Ihr Unternehmen zu definieren und bietet HR-Unterstützung, von flexibler Schichtplanung bis hin zu einem engagierten internen Team, das die Arbeitsmoral und Produktivität Ihrer Mitarbeiter bewertet und Schulungsprogramme einrichtet.

Wir sind davon überzeugt, dass Menschen ohne persönlichen Kontakt mit der Zeit weniger produktiv werden. Bringen Sie diese Menschlichkeit zurück, und bestehende Mitarbeiter engagieren sich wieder für Ihr Unternehmen, egal ob sie vor Ort oder aus der Ferne arbeiten. Wir können Sie dabei unterstützen, indem wir eng mit Ihrer Personalabteilung zusammenarbeiten und den Managern helfen, Fehl- und Präsenzzeiten rechtzeitig zu bewältigen.