abwesenheitsmanagement mit vorausschauender planung und langfristigen lösungen.

Fehlzeiten sind eine bekannte und unvermeidliche Herausforderung für alle Unternehmen. Arbeitnehmer müssen immer wieder Fehlzeiten in Kauf nehmen, in erster Linie wegen kleinerer Krankheiten, Verletzungen und Arztterminen, aber auch aufgrund von Faktoren wie Stress, familiären Verpflichtungen und Unzufriedenheit am Arbeitsplatz.

Da sich die Folgen von Fehlzeiten direkt und indirekt auf Ihr Unternehmen auswirken können, brauchen Sie eine gut geplante und wirksame Mitarbeiterplanung, um Gewinn- und Kundenverluste zu vermeiden.

Glücklicherweise können Sie Schritte und Strategien zur Verwaltung der Fehlzeiten anwenden, indem Sie zunächst herausfinden, warum Mitarbeiter ungeplante Fehlzeiten in Anspruch nehmen. Sobald Sie die Problembereiche ermittelt haben, ist es an der Zeit, Massnahmen zu ergreifen.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie proaktiv Lücken in Ihrem Personalbestand verhindern können, anstatt nur auf den entstehenden Personalmangel zu reagieren. 

kosten für fehlzeiten

Die Schwierigkeiten, mit denen Unternehmen konfrontiert werden können, wenn die Fehlzeiten erheblich zunehmen, wurden während der Pandemie deutlich, da Stillstände und krankheitsbedingte Abwesenheiten erhebliche Auswirkungen auf die Produktions-, Liefer- und Dienstleistungsbranche hatten.

Während einige der Auswirkungen längerer Fehlzeiten Unternehmen allgemein betreffen, sind andere spezifisch für bestimmte Branchen oder für ein bestimmtes Unternehmen. Niemand kennt Ihr Unternehmen besser als Sie selbst, und deshalb müssen Sie herausfinden, wo Fehlzeiten Sie am stärksten treffen werden. 

Eine kürzlich von Gallup durchgeführte Umfrage ergab, dass ein abwesender Mitarbeiter das Unternehmen im Durchschnitt 340 Dollar pro Tag an direkten und indirekten Kosten kostet.

direkte kosten der fehlzeiten

Wenn Mitarbeiter abwesend sind, muss jemand für sie einspringen. Das bedeutet, dass Sie möglicherweise einem regulären Mitarbeiter Überstunden bezahlen müssen oder auf die Hilfe einer Personalagentur angewiesen sind, die im Notfall einspringt. So oder so haben Sie zusätzliche Löhne – und je nach Ihrer Mitarbeiterplanung auch eine Entschädigung für den Mitarbeiter.

Ausserdem müssen Sie einen Vorgesetzten bezahlen, der sich um den Personalmangel kümmert, und Personalverantwortliche, die alles dokumentieren.

indirekte kosten der fehlzeiten

Die oben genannten direkten Kosten sind jedoch nur ein Teil dessen, was Sie durch eine ungeplante Abwesenheit verloren haben. Der Ersatzmitarbeiter braucht Zeit, um sich einzuarbeiten, zu prüfen, was zu tun ist, und festzustellen, wo der vorherige Mitarbeiter aufgehört hat.  Wenn Sie auf Überstunden oder Ersatzmitarbeiter aus einer anderen Abteilung angewiesen sind, besteht die Möglichkeit, dass mehr Fehler auftreten, die Produktionszeit langsamer als gewöhnlich verläuft und Sicherheitsprobleme auftreten.

Und schliesslich fühlen sich die anderen Mitarbeiter, die die Arbeit übernehmen, frustriert und überlastet, so dass die Arbeitsmoral der Belegschaft sinkt.

Die Kombination aus überdurchschnittlich hohen Ausgaben und geringerer Produktivität führt unweigerlich zu Einkommensverlusten.

kosten der fehlzeiten für den mitarbeiter

Wenn einzelne Arbeitnehmer wiederholt kündigen, werden auch sie in Mitleidenschaft gezogen.

Erstens erhalten sie, sobald sie die ihnen zustehende bezahlte Freizeit aufgebraucht haben, weniger Lohn. Zweitens, und das ist noch wichtiger, sind ständige Fehlzeiten oft ein Symptom für ein grösseres Problem. Der betreffende Arbeitnehmer könnte zum Beispiel mit einer chronischen Krankheit, einer besorgniserregenden Familiensituation oder Problemen am Arbeitsplatz zu kämpfen haben.

So berichtet eine Studie der Harvard Business School, dass fast zwei Drittel aller Arbeitnehmer ein Kind, einen Elternteil oder ein anderes Familienmitglied oder einen Freund betreuen.

Als Arbeitgeber können Sie zwar Unterstützung in persönlichen Situationen anbieten, für arbeitsplatzbezogene Fragen sind Sie jedoch zu 100 % selbst verantwortlich.

Wenn Sie einige häufige Gründe für erhöhte Fehlzeiten kennen, können Sie einen Plan zur Verbesserung der Anwesenheit von Mitarbeitern aufstellen, der Lösungen und Unterstützung für Ihre Mitarbeiter bietet.

nach den ursachen für fehlzeiten suchen

Bevor Sie mit der vorausschauenden Planung Ihrer Abwesenheitspolitik beginnen, müssen Sie verstehen, warum Menschen Fehlzeiten nehmen.

private gründe für erhöhte fehlzeiten

Nach Angaben des United States Bureau of Labor Statistics waren 71 % der jährlichen Fehlzeiten von Arbeitnehmern im Jahr 2021 auf Krankheiten oder Verletzungen zurückzuführen, was einer Quote von 2,3 % entspricht.

In ähnlicher Weise erreichte die Krankenquote im Vereinigten Königreich im Jahr 2021 2,2 %, ein Anstieg nach mehreren Jahren des Rückgangs.

Akute Erkrankungen wie Erkältungen und Grippe können die Fehlzeitenquote erhöhen, insbesondere in den Wintermonaten. Diese Art von Abwesenheit ist jedoch in der Regel selbstbegrenzend. Wiederholte gesundheitsbedingte Abwesenheiten derselben Person können auf einen langfristigen Gesundheitszustand oder eine chronische Krankheit zurückzuführen sein.

Bluthochdruck und Diabetes sowie Risikoverhaltensweisen wie Rauchen, Bewegungsmangel und übermässiges Essen tragen in erheblichem Masse zu wiederholten Fehlzeiten bei, wodurch den Arbeitgebern in den USA nach Angaben der CDC jährlich über 36 Milliarden Dollar verloren gehen. 

Andere chronische Erkrankungen, die zu häufigen oder langfristigen Abwesenheiten führen, sind Herzkrankheiten, Krebs, Arthritis und Migräneerkrankungen.

In jüngster Zeit wurde der psychischen Gesundheit der Arbeitnehmer mehr Aufmerksamkeit geschenkt, einschliesslich ihrer Auswirkungen auf die Anwesenheitsquote. So befragte das Gallup-Panel US-amerikanische Arbeitnehmer zu ihrem psychischen Befinden. Auf der Grundlage der Umfrageergebnisse geht Gallup davon aus, dass Arbeitnehmer, die ihre psychische Gesundheit selbst als schlecht oder mittelmässig einschätzen, jährlich etwa fünfmal häufiger der Arbeit fernbleiben als diejenigen, die sich selbst besser einschätzen.

Das McKinsey Health Institute untersuchte Arbeitnehmer in 15 Ländern und fand heraus, dass mehr als die Hälfte von ihnen schon einmal mit psychischen Problemen zu kämpfen hatte. Der zweite Teil der Gleichung ist aus Sicht des Arbeitgebers sogar noch wichtiger. Arbeitnehmer, die über psychische Probleme berichteten, wiesen mit grösserer Wahrscheinlichkeit schlechte Mitarbeiterkennzahlen auf, einschliesslich geringer Arbeitszufriedenheit und geringem Engagement – das perfekte Rezept für häufige Fehlzeiten.

arbeitsbedingte gründe für fehlzeiten

Einige der oben genannten Gründe für eine geringe Teilnahme können gleichzeitig mit arbeitsplatzbezogenen Problemen bestehen. Als Arbeitgeber haben Sie jedoch viel mehr Kontrolle über Probleme am Arbeitsplatz, was Sie dazu veranlasst, sich auf die Personalplanung in diesen Bereichen zu konzentrieren.  

• Mobbing am Arbeitsplatz oder schlechtes Management
• allgemeines Desengagement und Unzufriedenheit mit der Arbeit
• mangelnde Flexibilität bei Arbeitszeiten und Arbeitsort
• negative Unternehmenskultur
• Burnout
• Mangel an Ausbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

vorausschauende planung der arbeitskräfte für ihr unternehmen

Die Arbeitgeber, die bei der Verwaltung der Fehlzeiten und der Abmilderung ihrer Auswirkungen am erfolgreichsten sind, nutzen eine vorausschauende Planung, anstatt einfach nur auf Personalengpässe zu reagieren und die Lücken in der Belegschaft zu schliessen.

analysieren sie ihre arbeitskräfte

Beginnen Sie damit, Daten zu sammeln, um sich ein klares Bild davon zu machen, wie es um die Einhaltung Ihrer Mitarbeiterplanung bestellt ist. 

Ermitteln Sie Trends, indem Sie Ihre durchschnittliche Abwesenheitsquote über bestimmte Zeiträume hinweg betrachten. Ziehen Sie zunächst eine unternehmensweite Berechnung in Betracht, um einen umfassenden Überblick zu erhalten. Konzentrieren Sie sich dann auf Abteilungen und schliesslich auf einzelne Arbeitnehmer. Anhand dieser Zahlen können Sie feststellen, ob Sie ein Problem innerhalb einer Abteilung oder nur zu bestimmten Zeiten des Jahres haben oder ob Sie Ihre Abwesenheitspolitik komplett überarbeiten müssen.

Führen Sie eine Personalkapazitätsprüfung durch, um herauszufinden, wo die grössten Probleme bei Abwesenheit auftreten werden. Sie werden auch erkennen können, wo Sie zu wenig Personal haben und mehr Mitarbeiter einstellen müssen oder wo Sie die Dienstpläne oder Schichten umstellen können, um eine bessere Abdeckung zu gewährleisten.

Dies könnte auch der richtige Zeitpunkt sein, um flexiblere Arbeitsmöglichkeiten in Betracht zu ziehen. Die Vier-Tage-Woche zum Beispiel ist bei vielen Unternehmen auf dem Vormarsch, ebenso wie der Einsatz von Software-Apps für Schichtarbeit und ein hybrides Arbeitsmodell.

Anhand von Aktivitäten wie der Überprüfung der Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter können Sie herausfinden, wie Ihre Mitarbeiter in Bezug auf die für die Ausführung von Aufgaben erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten aufgestellt sind. Sie können sich dann auf etwaige Qualifikationslücken konzentrieren, die bei der Einführung neuer Technologien entstehen können, und feststellen, wo Sie Mitarbeiter einstellen oder versetzen müssen.

Darüber hinaus hilft Ihnen die Ermittlung der Kompetenzen, die für die Ausführung kritischer Aufgaben erforderlich sind, und ein klares Bild von den Fähigkeiten Ihrer Arbeitskräfte bei der Erstellung geeigneter Schulungs- und Entwicklungspläne. Die Weiterbildung der Mitarbeiter in diesen wichtigen Bereichen trägt schliesslich dazu bei, dass Sie Ihr Kerngeschäft auch bei Unterbesetzung am Laufen halten können.

Wenn Unternehmen die Wahl haben, stellen sie fest, dass sich die Fort- und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter sowohl aus Kostensicht als auch im Hinblick auf die Arbeitsmoral enorm auszahlt. Eine weltweite Umfrage von McKinsey über Unternehmen, die in letzter Zeit erfolgreich die digitale Transformation vollzogen haben, ergab, dass sie bei der Umschulung bestehender Mitarbeiter um 35 % besser abschneiden als Unternehmen, die bei der Anpassung Schwierigkeiten hatten.

geschäftsabläufe studieren

Es ist von entscheidender Bedeutung, sich auf Zeiten reduzierter Personalkapazitäten vorzubereiten, indem man die Aufgaben ermittelt, die für das Funktionieren des Unternehmens entscheidend sind. Auf diese Weise können Sie feststellen, welche Tätigkeiten Vorrang haben müssen und welche zurückgestellt werden können, wenn wichtige Mitarbeiter abwesend sind. 

Praktiken zur Personalplanung und -einsatzplanung können dazu beitragen, dass Sie die verfügbaren Talente immer optimal nutzen und die Mitarbeiter dort einsetzen, wo sie am effektivsten sind, unabhängig von ihrer aktuellen Position in Bezug auf Fehlzeiten.

auf die sorgen der mitarbeiter eingehen

Wenn Sie sich Ihre Fehlzeitenstatistiken angesehen und die Talente ermittelt haben, die Sie für Ihren Erfolg benötigen, ist es an der Zeit, sich auf das Abwesenheitsmanagement zu konzentrieren.

Überlegen Sie zunächst, was die häufigsten physischen Gründe für das Fehlen am Arbeitsplatz sind, und suchen Sie nach langfristigen unternehmensweiten Lösungen.

• chronische Gesundheitsprobleme: Unterstützen Sie gute Gewohnheiten Ihrer Mitarbeiter, z. B. durch Anreize für Bewegung, gesunde Snacks, Fitnesseinrichtungen vor Ort oder andere Wellness-Angebote.
• saisonale Abrufe: Investition in bessere Belüftung, Handdesinfektionsmittel und berührungslose Mülleimer sowie Förderung von Impfungen
• Herausforderungen der psychischen Gesundheit: Führen Sie einen offenen Dialog, damit die Mitarbeiter sich frei fühlen, Probleme anzusprechen, und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter über die verfügbaren Unterstützungsprogramme informiert sind.

Bei arbeitsbedingten Fehlzeiten ist es unter Umständen schwieriger, das Problem an der Wurzel zu packen. Sie brauchen eine enge Verbindung zu Ihrer Belegschaft, um diese Probleme zu ermitteln. Meinungsumfragen sind wichtig, um herauszufinden, wie die Menschen über ihre Arbeit denken, aber vernachlässigen Sie nicht, dynamische Lösungen zu finden.

• Mobbing oder ein schädliches Arbeitsumfeld: Mobbing hat in der Arbeitsumgebung nichts zu suchen und sollte sofort unterbunden werden. Erwägen Sie ein Soft-Skill-Training für Manager, um sicherzustellen, dass die Führungskräfte ihrem Team emotionale und soziale Unterstützung bieten.
• mangelndes Engagement: Geben Sie Ihren Mitarbeitern einen Sinn, indem Sie ihnen zeigen, wie sie zu den Zielen Ihres Unternehmens beitragen. Die Society for Human Resource Management empfiehlt, Team- und Einzelanerkennungen anzubieten, um die Eingliederung und die Leistung zu verbessern
• Unternehmenswerte: Der Randstad Workmonitor 2023 ergab, dass Arbeitnehmer mehr wollen als einen festen Arbeitsplatz. Sie suchen nach Erfüllung und der Möglichkeit, etwas in der Welt zu bewirken. Darüber hinaus sind 42 % bereit, ihre Werte zu verteidigen, indem sie sich weigern, für ein Unternehmen zu arbeiten, das nicht zu ihrem sozialen und ökologischen Glaubenssystem passt. Wenn Ihr Unternehmen Nachhaltigkeitsziele verfolgt oder sich für bestimmte Zwecke einsetzt, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie sich an diesen Bestrebungen beteiligen können.
• Ausbildung: Der Workmonitor 2022 ergab, dass Arbeitnehmer aller Altersgruppen den Wunsch haben, sich weiterzubilden und zu verbessern, wobei mehr als 50 % der Befragten Programme wünschen, die sie in ihrer derzeitigen Funktion unterstützen. Andere Bereiche von Interesse waren Soft Skills und Führungstraining sowie technische Kompetenz.
• Flexibilität: Die Pandemie hat die Bewegung für hybride Arbeitsformen zwar nicht ausgelöst, aber sie hat sie definitiv angeheizt. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihren Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Zeitpläne zu geben, sei es durch Fernarbeit, eine verkürzte Arbeitswoche oder Schichtanpassungen.

Um den Erfolg Ihres Plans zur Verbesserung der Anwesenheit von Mitarbeitern zu gewährleisten, ist es hilfreich, professionellen Rat von HR-Branchenexperten einzuholen.

Im Rahmen unserer Randstad Inhouse Services bieten wir ein Betreuungsprogramm an, das Sie bei Ihren Bemühungen unterstützt, die Stimmung in Ihrer Belegschaft zu ermitteln und festzustellen, welche Aspekte ihrer Arbeit die Mitarbeiter schätzen oder als schwierig empfinden. Wir können Ihnen auch dabei helfen, Ihre Personalbeschaffung und -verwaltung zu optimieren, was sich als entscheidend erweisen kann, wenn Sie unterbesetzt sind und schnell zuverlässige Mitarbeiter einstellen müssen.

Wir haben einen Leitfaden erstellt, der weitere Ratschläge für die Verwaltung der Fehlzeiten und die Personalplanung enthält, einschliesslich der Aufrechterhaltung eines reibungslosen Geschäftsbetriebs, selbst wenn Ihr Personal abgebaut ist.