5 häufige ursachen für fehlzeiten und wie sie sie bewältigen können

Erfolg in der Wirtschaft hängt – unabhängig von Branche, Grösse und Art des Unternehmens – immer von den Menschen ab.

Sie brauchen starke und zuverlässige Arbeitskräfte, wenn Sie Ihren Kunden etwas bieten, Ihren Mitbewerbern einen Schritt voraus sein und mit den neuesten Trends, Herausforderungen und Chancen in Ihrem Sektor Schritt halten wollen.

Aus diesem Grund sollte die Verfolgung und Verwaltung der Fehlzeiten am Arbeitsplatz eine Priorität für Arbeitgeber sein. Die ungeplante Abwesenheit von Arbeitnehmenden (d. h. ohne Jahresurlaub und Feiertage) ist ein unvermeidbarer Aspekt der Unternehmensführung. Dennoch haben übermässige, unerwartete Fehlzeiten mehrere unerwünschte Auswirkungen, darunter mangelnde Produktivität und sinkende Arbeitsmoral.

Um das Ausmass Ihres Problems mit Fehlzeiten zu verstehen, müssen Sie zunächst die Anwesenheitsstatistiken überprüfen. Dann müssen Sie die Gründe für die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter ermitteln. Erst dann können Sie einen strategischen Aktionsplan erstellen, um die Zahl der Fehlzeiten zu verringern und Ihr Ergebnis zu verbessern.

messung der fehlzeitenquote

Die Formel für Fehlzeiten vergleicht die verfügbaren Arbeitstage mit den Abwesenheiten in einem bestimmten Zeitraum. Sie können die Anwesenheitsdaten der Mitarbeiter auf individueller, abteilungsbezogener oder geografischer Ebene erfassen. Hier eine einfache Fallstudie für einen Mitarbeiter, der im vergangenen Jahr 260 Tage arbeiten sollte. (Bei der Zählung der verfügbaren Arbeitstage werden Feiertage oder geplante Urlaube nicht berücksichtigt).

Im Laufe des Jahres hat der Arbeitnehmer 15 Tage in Anspruch genommen.

15 / 260 x 100 = 5,7 % Fehlzeitenquote

Die Fehlzeitenquoten variieren je nach Branche, Region und Zeitraum. Im Jahr 2021 lag die durchschnittliche Fehlzeitenquote in den Vereinigten Staaten beispielsweise bei 3,2 % für alle Berufe. Dienstleistungsberufe wiesen jedoch viel höhere Quoten auf, einige bis zu 5,0 %, während der Finanzsektor mit 1,9 % zu den Sektoren mit den niedrigsten Quoten gehörte.

Sie können unerwünschte Trends in Ihrem Unternehmen schnell erkennen, indem Sie die durchschnittliche Fehlzeitenquote Ihrer Mitarbeiter überwachen. Ausserdem können Sie Ihre Belegschaft mit anderen Unternehmen ähnlicher Grösse und Branche vergleichen.

Unabhängig davon, ob Sie ein Problem mit der Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter haben oder proaktiv an der Senkung der Fehlzeitenquote arbeiten wollen, müssen Sie die Hauptursachen für Fehlzeiten kennen, bevor Sie daran arbeiten können, sie zu verringern.

verletzung und krankheit

Körperliche Beschwerden jeglicher Art – meist in Form von Verletzungen oder Krankheiten - machen einen Grossteil der Fehlzeiten am Arbeitsplatz aus. Die COVID-19-Pandemie war ein extremes Beispiel dafür, dass körperliche Erkrankungen verheerende Auswirkungen auf die Belegschaft haben können. 

Doch trotz Impfstoffen und Strategien für die Arbeit von zu Hause aus nehmen die Fehlzeiten am Arbeitsplatz weiter zu. Laut einem Bericht des US-Büros für Arbeitsstatistiken vom Januar 2022 fehlten etwa 7,8 Millionen Arbeitnehmer aufgrund eines medizinischen Problems, sei es eine Krankheit, eine Verletzung oder ein Termin. Diese Zahl ist doppelt so hoch wie die 3,7 Millionen Arbeitnehmer, die im Januar 2021 der Arbeit fernblieben.

Darüber hinaus gingen im Januar 2022 rund 4,2 Millionen Arbeitnehmer aus gesundheitlichen Gründen in Teilzeit, mehr als doppelt so viele wie 2021 (1,8 Millionen).

Nach Angaben der Centers for Disease Control and Prevention (CDC) entstehen den Arbeitgebern in den USA jährlich Kosten in Höhe von 36,4 Milliarden Dollar (27,2 Milliarden Euro) durch verlorene Arbeitstage aufgrund von fünf chronischen Krankheiten oder Risikofaktoren:

• Bluthochdruck
• Diabetes
• Rauchen
• körperliche Untätigkeit
• Fettleibigkeit

Mit der weltweit zunehmenden Fettleibigkeit, von der 2019 fast 39 % der Erwachsenen betroffen waren, nehmen auch die damit verbundenen Gesundheitsrisiken zu, was zu einem Anstieg der Fehlzeiten und Präsenzzeiten führt. Statistiken aus dem Jahr 2022 haben beispielsweise ergeben, dass brasilianische Arbeitnehmer Unternehmen im Durchschnitt 2,21 Milliarden US-Dollar an Fehlzeiten aufgrund von Fettleibigkeit kosten. Spanien und Mexiko lagen mit 1,84 bzw. 1,68 Milliarden nur knapp dahinter.

Darüber hinaus ergab eine Untersuchung unter erwerbstätigen Erwachsenen in Portugal, dass Fettleibigkeit und die damit verbundenen Gesundheitsrisiken eine Ursache für die geringere Anwesenheit der Arbeitnehmer sind, die 66 % mehr Arbeitstage versäumen als ihre nicht adipösen Kollegen.

wie sie ihren mitarbeitern helfen können, gesund zu bleiben

Aktive Massnahmen, die Ihren Mitarbeitern helfen, körperlich fit zu bleiben, können für Ihr Unternehmen ebenso vorteilhaft sein wie für den einzelnen Arbeitnehmer. Ziehen Sie Strategien in Betracht, wie:

Einführung von Anreizen oder Gewinnspielen, die Mitarbeiter dazu ermutigen, zu Fuss oder mit dem Fahrrad zur Arbeit zu kommen

• Sicherstellen, dass Menschen mit sitzender Tätigkeit regelmässig Bewegungspausen einlegen
• Förderung von Gesundheitstagen und Veranstaltungen wie dem Weltnichtrauchertag
• Gesunde Snacks kostenlos oder kostengünstig anbieten
• Einrichtung einer Klinik am Arbeitsplatz für Gesundheitsberatungen vor Ort
• Einbeziehung von Wellness-Programmen in Leistungspakete für Mitarbeiter

Ein Beispiel für ein Unternehmen, das sich für die Verbesserung der Gesundheit seiner Mitarbeiter einsetzt, ist Nomura International. Das in Tokio ansässige Bankunternehmen wurde 2022 mit dem Titel „Britain's Healthiest Workplace” ausgezeichnet, eine Auszeichnung, die es bereits mehrmals erhalten hat.

Zu den fortschrittlichen Programmen des Unternehmens gehören ein eigenes Fitnessstudio und eine Klinik mit verschiedenen Gesundheitsexperten, Unterstützung bei der Raucherentwöhnung, gesundes Essen zu günstigen Preisen, Fahrradstellplätze für Pendler und Achtsamkeitsseminare. 

Nomura profitiert nicht nur von gesünderen Mitarbeitern und folglich geringeren Fehlzeiten, sondern nutzt diese Wellness-Programme auch, um Spitzenkräfte anzuwerben und zu halten.

probleme mit der geistigen gesundheit

Vorbei sind die Zeiten, in denen körperliche Erkrankungen als einziger legitimer Grund für eine ungeplante Freistellung von der Arbeit angesehen wurden. In den letzten Jahren hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass ein gutes psychisches Wohlbefinden ebenso wichtig ist wie die körperliche Gesundheit, damit die Menschen ihre Arbeit gut machen können. 

Jüngste Statistiken der Weltgesundheitsorganisation gehen davon aus, dass 12 Milliarden Arbeitstage aufgrund von psychischen Problemen wie Depressionen und Angstzuständen verloren gehen. Dies entspricht einem Produktivitätsverlust in Höhe von 1 Billion US-Dollar.

Ein Bericht der australischen Produktivitätskommission beziffert die jährlichen Kosten für Fehlzeiten und Produktivitätsverluste auf 17 Mrd. AUD (13,6 Mrd. USD).

Die Gallup-Studie „State of the Global Workplace 2022” hat ergeben, dass der Stress der Arbeitnehmer einen historischen Höchststand erreicht hat. Auch wenn nicht jeder Stress durch die Arbeit verursacht wird, so ist er doch mit Sicherheit bei der Arbeit vorhanden. Alltägliche Emotionen wie Angst, Sorgen, Wut und Traurigkeit belasten die Arbeitnehmer und damit auch ihre Kollegen und die allgemeine Produktivität.

Das McKinsey Health Institute berichtet, dass 25 % der Arbeitnehmer weltweit unter Burnout leiden, einer der Hauptgründe für Kündigungen oder Fehlzeiten. Darüber hinaus gaben 59 % der befragten Arbeitnehmer zu, dass sie mindestens einmal unter psychischen Problemen litten.

Was können Sie als Arbeitgeber also tun, um die Bedeutung dieses Themas zu erkennen und Ihre Mitarbeiter dabei zu unterstützen, psychisch gesund zu bleiben? 

wie können sie psychisch bedingte fehlzeiten reduzieren?

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um eine gute psychische Gesundheit am Arbeitsplatz zu fördern. Ihre Investitionen in Ressourcen für die psychische Gesundheit Ihrer Mitarbeiter werden sich wahrscheinlich durch eine verbesserte Anwesenheit der Mitarbeiter auszahlen. Darüber hinaus wird Präsenzzeit – wenn die Produktivität der Mitarbeiter sinkt, weil sie trotz Unwohlseins zur Arbeit kommen – seltener werden.

1. Offene und ehrliche Gespräche über das Thema können die Stigmatisierung verringern und die Arbeitnehmer ermutigen, sich an ihre Kollegen oder Vorgesetzten zu wenden, wenn sie Hilfe benötigen
2. Stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitsplatz nicht zu psychischen Problemen und übermässigen Stressfaktoren beiträgt. Das bedeutet, dass toxische Verhaltensweisen sofort und entschlossen angegangen werden müssen
3. Ihr Personal mit Ressourcen wie Workshops, Seminaren und Online-Materialien zum Thema psychische Gesundheit unterstützen
4. psychische Behandlungen und Beratungen in die Leistungspakete aufzunehmen
5. gesunde Verhaltensweisen wie regelmässige Bewegung und gesunde Ernährung fördern

mobbing und belästigung

Wenn Mobbing und Belästigung an Ihrem Arbeitsplatz vorkommen, werden Sie auch überdurchschnittlich hohe Fehlzeitenquoten feststellen, weil die Betroffenen aufgrund des daraus resultierenden Stresses und der Angst eine Auszeit nehmen.

Leider ist dies ein weit verbreitetes Problem in der Arbeitswelt. Monster.com, die globale Website für die Personalbeschaffung, hat herausgefunden, dass 90 % der Befragten schon einmal ein Mobbingproblem am Arbeitsplatz hatten. Und leider gaben mehr als die Hälfte (51 %) der Befragten an, dass sie von einem Chef oder einer Führungskraft gemobbt wurden, also von der Person, die sie eigentlich führen und ermutigen sollte. 

wie man mobbing am arbeitsplatz stoppen kann

Dieses Problem erfordert eine starke Reaktion der Personalabteilung. Ziehen Sie die folgenden Massnahmen in Betracht, um Belästigungen am Arbeitsplatz zu unterbinden:

• Ausarbeitung spezieller Richtlinien, in denen festgelegt wird, welche Verhaltensweisen als Mobbing oder Belästigung gelten und wie das Unternehmen auf diese Verhaltensweisen reagieren wird
• Angabe von Kanälen und Methoden, die Menschen nutzen können, um Vorfälle oder Bedenken absolut vertraulich zu melden
• über ein unkompliziertes Untersuchungsverfahren verfügen, einschliesslich Fristen, die bei jeder Meldung oder Beschwerde einzuhalten sind
• regelmässige Überprüfung und Sammlung von Feedback zu Mobbing- und Belästigungsmassnahmen, um sicherzustellen, dass sie zweckmässig sind

suche nach einem anderen arbeitsplatz

Ein weiterer häufiger Grund für eine ausserplanmässige Freistellung ist die Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch für eine andere Stelle. Arbeitnehmer können sich auch krank melden, um sich Zeit für die Suche nach anderen Stellen zu nehmen und ihren Lebenslauf zu aktualisieren.

Angenommen, Sie haben mit hohen Fehlzeitenquoten am Arbeitsplatz zu kämpfen und vermuten, dass die Stellensuche ein Grund dafür ist. In diesem Fall könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass Sie sich mit dem Engagement Ihrer Mitarbeiter, den Wachstumsmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen und der Verfügbarkeit eines flexiblen Arbeitsumfelds befassen müssen.

Der Bericht "Workmonitor 2023" von Randstad hat zum Beispiel ergeben, dass immer mehr Arbeitnehmer Flexibilität in ihrem Arbeitsleben wünschen und erwarten, sei es die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten anzupassen (83 %) oder den Arbeitsort zu wählen (71 %). Wenn Sie also in diesem Bereich nicht wettbewerbsfähig sind, könnten Sie Arbeitnehmer an fortschrittlichere Arbeitgeber verlieren.

Was ist mit Arbeitnehmern zu tun, die einen anderen Arbeitsplatz suchen?

Auch in diesem Fall sind klare Richtlinien erforderlich, damit die Arbeitnehmer wissen, welche Gründe für die Abwesenheit vom Arbeitsplatz aus Sicht des Unternehmens akzeptabel sind.

Manche Arbeitgeber sind bereit, ihren Mitarbeitern die Flexibilität einzuräumen, an Vorstellungsgesprächen während der regulären Arbeitszeit teilzunehmen. Dies mag zwar Bedenken hinsichtlich einer hohen Fluktuationsrate aufkommen lassen, aber wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein gewisses Mass an Freiheit zugestehen, könnte dies die Arbeitszufriedenheit erhöhen und die Wahrscheinlichkeit verringern, dass sie überhaupt gehen wollen.

Führen Sie Kündigungsgespräche, um herauszufinden, warum die Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Wenn Sie einen Trend feststellen, sei es eine Beschwerde über einen Vorgesetzten oder Kollegen oder eine nicht wettbewerbsfähige Vergütung, können Sie entsprechend reagieren.

pflege und betreuung

Die Arbeitnehmer von heute stehen in der Mitte der Gesellschaft und müssen sich um zwei unterschiedliche Gruppen kümmern: Kinder und ältere Menschen. Kinderbetreuung ist teuer, und laut Weltwirtschaftsforum müssen manche Familien ein Drittel ihres Einkommens für zwei Kinder aufwenden. Und wenn Kinder krank sind, erwarten die Kinderbetreuungseinrichtungen, dass sie zu Hause bleiben - bei Mama oder Papa.

Auch die Pflege älterer Eltern kann zu Fehlzeiten der Arbeitnehmer führen. Neben vorübergehenden Krankheiten können ältere Erwachsene auch chronische Erkrankungen haben, die Therapiebesuche und regelmässige medizinische Behandlungen erforderlich machen.

Das McKinsey Health Institute berichtet, dass die Lebenserwartung zwar erheblich gestiegen ist, der Anteil der Zeit, die Erwachsene in schlechtem/mittelmässigem Gesundheitszustand verbringen, sich jedoch nicht verändert hat. Dies führt dazu, dass sich Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum um Mutter oder Vater kümmern müssen.

wie können arbeitnehmer mit betreuungsaufgaben unterstützt werden?

Laut unserer Umfrage Randstad Workmonitor 2023 legen 94 % der Arbeitnehmer grossen Wert auf die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, und fast die Hälfte würde einen Job kündigen, der ihre Lebensfreude beeinträchtigt. Um Mitarbeiter zu binden und zu halten, müssen Sie Wege finden, diese Dynamik zu verbessern, insbesondere bei Mitarbeitern mit Betreuungspflichten. 

Die Kinderbetreuung vor Ort ist eine willkommene Vergünstigung für Arbeitnehmer, löst aber nicht das Problem, was mit kranken Kindern zu tun ist, oder die Bedürfnisse von Arbeitgebern, die sich um ältere Eltern kümmern. Eine Lösung ist die flexible Arbeitszeitgestaltung.

Überprüfen Sie Ihre Urlaubsregelungen und suchen Sie nach Möglichkeiten, sie arbeitnehmerfreundlicher zu gestalten, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. Zum Beispiel kann es für die Mitarbeiter einfacher sein, Arzttermine wahrzunehmen, ohne den ganzen Tag abwesend zu sein, wenn sie ihre Urlaubstage nicht in ganzen Tagen nehmen müssen.

Überlegen Sie, ob eine Vier-Tage-Woche für Ihr Unternehmen möglich ist, so dass die Mitarbeiter einen Tag Zeit haben, um andere Aufgaben zu erledigen, ohne die Arbeit zu verpassen. LDLC, ein französisches Unternehmen, hat festgestellt, dass die Umstellung auf eine Vier-Tage-Woche die Fehlzeiten verringert und gleichzeitig die Produktivität erhöht hat. Ausserdem wissen die Mitarbeiter die Flexibilität zu schätzen und kommen mit weniger gestresst zur Arbeit.

Ein hybrides Arbeitsmodell ist eine weitere Strategie, die es den Mitarbeitern ermöglicht, von zu Hause aus zu arbeiten, damit sie sich um kranke Kinder kümmern oder ältere Eltern betreuen können. Auch hier liegt der Schlüssel in der Anpassungsfähigkeit, damit es für Ihre Mitarbeiter kein Problem ist, zu arbeiten und die Bedürfnisse der Familie zu erfüllen.

auswirkungen von fehlzeiten am arbeitsplatz

Es mag zwar den Anschein haben, dass die Umsetzung der oben genannten Strategien die Arbeitskosten in die Höhe treiben könnte, doch in Wirklichkeit könnten die langfristigen Kosten der Mitarbeiterabwesenheit viel höher sein. 

geringere produktivität

Es sei denn, Sie haben zu viel Personal (was an sich schon ein Problem ist), dann ist es unmöglich, den Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten, wenn Mitarbeiter ohne Vorwarnung abspringen. Dann ist es nur ein kleiner Schritt zu unvollendeten Ergebnissen, verärgerten Kunden und reduziertem Cashflow.

finanzieller schaden: für unternehmen und arbeitnehmer

Der Verlust eines Kunden oder Geschäftspartners wegen verpasster Fristen aufgrund von Fehlzeiten kann für ein Unternehmen, das mit knappen Gewinnspannen arbeitet, kritisch sein. Auch aus der Sicht eines Mitarbeiters, der seine Urlaubstage aufgebraucht hat, wird er bald einen finanziellen Engpass spüren.

negative unternehmenskultur

Mitarbeiter mit guter Anwesenheitsbilanz müssen oft für diejenigen einspringen, die das nicht tun. Dies kann schliesslich zu Burnout, Frustration und Ärger führen. Im schlimmsten Fall verlassen sie das Unternehmen, und Sie haben den Mitarbeiter mit den Fehlzeiten am Hals. 

Um Ihnen zu helfen, Fehlzeiten am Arbeitsplatz in den Griff zu bekommen, haben wir einen kurzen Leitfaden erstellt, der das Thema Anwesenheit und Fehlzeiten von Mitarbeitern näher beleuchtet und Möglichkeiten aufzeigt, wie Sie diese Herausforderung angehen können.