liebe leserin, lieber leser
Na, wer kennt sie nicht, die unzähligen HR-Tools, die uns das Leben erleichtern sollen. Aber wie nutzen Unternehmen diese Tools eigentlich sinnvoll? Wir bei Randstad nutzen intern CruncHR und Peakon, um die Arbeit unserer Personalverantwortlichen und Manager erleichtern sollen - zumindest in der Theorie. Denn natürlich funktioniert dies nie so einfach, wie man es sich vorstellt, jedenfalls oft nicht auf Anhieb.
Die Frage danach, warum wir verschiedene HR-Tools benutzen, stellt sich in der heutigen Zeit wohl nicht mehr. Wie viele von euch auch, haben wir schlicht und ergreifend keine Lust mehr auf Papierberge und versuchen effizienter zu arbeiten. Ganz nach dem Motto: work smarter not harder. Bei aller Euphorie ist jedoch auch Vorsicht geboten. Denn Technologie ersetzt den persönlichen Kontakt zum Mitarbeiter (noch) nicht! Es geht vielmehr darum, eine Balance zwischen Tech und Touch zu finden, um ein individuell optimales Resultat zu erhalten.
Die Möglichkeiten, die sich durch künstliche Intelligenz und neue Tools eröffnen, sind vielfältig. Zum Beispiel können mithilfe von künstlicher Intelligenz Bewerberprofile automatisch mit den Anforderungen des Unternehmens abgeglichen werden. Das spart Zeit und Ressourcen bei der Suche nach geeigneten Kandidaten - dieses Thema habe ich bereits in meinem Blogbeitrag zur künstlichen Intelligenz im HR, wenn auch etwas kritisch, angeschnitten. Auch im Onboarding-Prozess oder bei der Analyse von Mitarbeiterdaten können HR-Technologien eingesetzt werden, um neue Mitarbeiter besser zu integrieren und produktiver zu werden. Ihr seht, den Chancen sind hier kaum Limiten gesetzt.
Doch lasst es mich an unserem Beispiel konkreter machen. Wie nutzen wir bei Randstad also unsere Tools? Im Wesentlichen sind das zwei Tools:
CruncHR ist ein HR-Tool, das sich auf die Analyse von Personaldaten spezialisiert hat. Wir bei Randstad nutzen es, um unseren People-Prozess “fact based” steuern zu können. Dadurch erhalten wir Einblick in relevante KPIs wie den Stability Index, Absentismus, Top-Talent Management oder Diversity. Monatlich werden die wesentlichen Faktoren analysiert und entsprechend agiert. Noch immer spielt die persönliche Komponente bei People Themen eine Rolle. Diese können jetzt jedoch bestätigt oder widerlegt werden anhand von Fakten. Ganz nach dem Motto “Facts beat Opinions”. Insbesondere bei Entscheidungen rund um Beförderungen oder Lohnerhöhungen hat uns dieser Ansatz schon öfter die Augen geöffnet.
Unser zweites Tool, Peakon, auf der anderen Seite konzentriert sich auf Mitarbeiterfeedbacks und -engagement. Mit diesem Tool können Unternehmen regelmässig Umfragen durchführen, um herauszufinden, wie zufrieden ihre Mitarbeiter sind oder welche Probleme es gibt. Wir führen solche Umfragen zurzeit im 2 Wochenrhythmus durch. Klingt exzessiv? Nun, da liegt ihr nicht falsch. Aber stellt euch vor, wir waren mal bei einem wöchentlichen Rythmus… Da dürft ihr euch aber nicht die langwierigen Feedback-Fragebögen vorstellen, die oft in einem regelrechten Marathon ausarten. Hier haben wir uns angepasst und fragen nach spezifischen Themen mit etwa zehn Fragen pro Befragung. Damit sind wir nun bei einer 85 %igen Teilnehmerquote. Das ist recht ordentlich, nicht? Die Ergebnisse werden dann in Echtzeit angezeigt und genutzt, um gezielte Massnahmen zur Verbesserung des Arbeitsklimas zu ergreifen.
Diese Art zu arbeiten, macht aus meiner Sicht jedoch nur Sinn, wenn auf die Ergebnisse reagiert wird – im positiven und im negativen Fall. Dies erfordert Einsatz auf allen Ebenen. Wir waren uns dies zu Beginn nicht gewohnt, was zu Enttäuschungen führte. Denn regelmässige Feedbacks schüren eine Erwartungshaltung: Es wird zugehört, jetzt muss auch reagiert werden; aber warum kommt da nichts? Daher ist es wichtig, dass Personalverantwortliche offen und transparent mit den Ergebnissen umgehen, die Mitarbeiter in Verbesserungsprozesse einbeziehen, sowie aufzeigen, was wann und wie möglich ist. Denn alle Erwartungen zu erfüllen, schafft man wohl nie und wenn doch, oft nicht so schnell wie gewünscht. Da geht es um Expectationmanagement.
Rückblickend zeigen unsere Erfahrungen, dass die richtige Nutzung von HR-Tools Unternehmen auf vielfache Weise unterstützen kann. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Tools voll in die bestehenden Unternehmensprozesse integriert sind und sie stets an die Bedürfnisse der Mitarbeiter sowie an die Strategie angepasst werden. Ansonsten können sie auch zu einer erhöhten Unzufriedenheit führen - sei dies aufgrund von unerfüllten Erwartungen oder erheblichem manuellen Zeitaufwand.
Insofern viel Spass in der schönen neuen digitalen Welt.
Bis bald
Bernhard