dos and don'ts für unternehmen, die einen hybriden arbeitsplatz betreiben.

Während die Auswirkungen von COVID-19 allmählich abklingen, stellen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf eine weitere Veränderung ein - die Arbeit in einem Markt nach der Pandemie. Viele Arbeitgeber stehen vor der Entscheidung, das während der Pandemie entwickelte Modell der Telearbeit fortzusetzen, alle Mitarbeiter wieder in Vollzeit vor Ort arbeiten zu lassen oder ein neues, hybrides Arbeitsmodell zu entwickeln, das sowohl Tele- als auch Vor-Ort-Arbeitsoptionen bietet.

Unsere Untersuchungen zeigen, dass die Arbeitnehmer bereit sein könnten, die Vollzeit-Fernarbeit abzuschaffen. Laut unserer Randstad Workmonitor-Studie sind 78 % der Arbeitnehmer weltweit bereit, zumindest in Teilzeit an ihren Arbeitsplatz zurückzukehren. Allerdings sind einige dieser Arbeitnehmer nicht unbedingt bereit, in Vollzeit zurückzukehren. Tatsächlich hält einer von drei Arbeitnehmern ein hybrides Arbeitsmodell für das idealste Arbeitsarrangement und fast jeder Vierte wünscht sich flexible Arbeitszeiten.

In Anbetracht dieser Statistiken ist es nicht verwunderlich, dass große Unternehmen wie Microsoft, Google, Randstad Global und Ford Motors bereits in Hybridarbeit investieren.

Was ist ein hybrides Arbeitsmodell, und ist es für Ihr Unternehmen geeignet? In diesem Artikel finden Sie weitere Informationen über hybride Arbeitsmodelle sowie Tipps zur Schaffung eines produktiven hybriden Arbeitsplatzes.

Was ist ein hybrides Arbeitsmodell?

Ein hybrides Arbeitsmodell umfasst Aspekte sowohl des Vor-Ort- als auch des Fernarbeitsmodells. Es kann auf zwei verschiedene Arten funktionieren. Die häufigste Variante ist, dass der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern erlaubt, einige Tage von zu Hause aus und einige Tage im Büro zu arbeiten. Bei der zweiten Variante können einige Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten, während andere einen Arbeitsplan vor Ort einhalten müssen.

Die Investition in ein hybrides Arbeitsmodell bietet einige große Vorteile, darunter:

• erhöhte Produktivität: Unsere Untersuchung zeigt, dass 34 % der Arbeitgeber zugeben, dass sie eine Produktivitätssteigerung durch Fernarbeitskräfte festgestellt haben.
• größere Mitarbeiterzufriedenheit: Weitere Untersuchungen zeigen, dass 35 % der befragten Arbeitnehmer ein hybrides Arbeitsmodell für die ideale Arbeitszeitgestaltung halten.
• größerer Talentpool: Wenn Mitarbeiter nur an einigen Tagen in der Woche vor Ort arbeiten müssen, kann dies Talente anziehen, die eine größere Flexibilität bei der Arbeit suchen, aber auch solche, die nicht täglich pendeln wollen.
• bessere Vorbereitung: Obwohl die Auswirkungen von COVID-19 allmählich abklingen, bleibt die Zukunft ungewiss. Die Beibehaltung eines hybriden Arbeitsmodells kann sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter auf künftige Störungen am Arbeitsplatz vorbereitet sind.

Best Practices für einen hybriden Arbeitsplatz: Dos and Don'ts

Wenn Sie die Einführung eines Hybridmodells in Erwägung ziehen, ist es wichtig, von Anfang an einen Plan zu haben. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir eine Liste mit Dos und Don'ts zu den besten Praktiken für hybrides Arbeiten erstellt.

dos:

do: die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter verstehen

Im Großen und Ganzen haben die Mitarbeiter auf der ganzen Welt das Nötige getan, um die Pandemie zu überstehen. Zwar kehren die Dinge langsam zur Normalität zurück, doch viele der zusätzlichen Belastungen für das Arbeits- und Privatleben Ihrer Mitarbeiter bleiben bestehen. Natürlich können Sie kein Arbeitsmodell entwickeln, das den Bedürfnissen aller Mitarbeiter gerecht wird, aber Sie können sich ein Bild von den größten Herausforderungen machen, denen Ihre Mitarbeiter gegenüberstehen.

Mit diesem Wissen können Sie ein hybrides Modell schaffen, das die Produktivität und die Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter fördert und ihnen gleichzeitig hilft, ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu halten. Ebenso wichtig ist es, häufige Gespräche mit Ihren Mitarbeitern zu führen, um den Erfolg oder die Schwächen des neuen Arbeitsmodells zu überwachen und gegebenenfalls anzupassen.

do: klare Erwartungen stellen

Untersuchungen zeigen, dass sich die Arbeitnehmer mehr Orientierung wünschen, wenn es um hybride Arbeitsformen geht. Im Grunde wollen sie wissen, was von ihnen erwartet wird. Laut unserer Randstad Workmonitor-Studie wünschen sich 27 % der Arbeitnehmer strengere Richtlinien für die Arbeitszeiten, während 24 % strengere Protokolle sowohl für die Arbeit vor Ort als auch für die Arbeit aus der Ferne wünschen.

Wenn Sie neue Richtlinien für den hybriden Arbeitsplatz erstellen, sollten Sie immer klar und deutlich sein. Die Arbeitnehmer sollten wissen, welche Aufgaben sie haben (Arbeitszeiten, Kommunikationspflichten usw.), unabhängig davon, ob sie von zu Hause oder im Büro arbeiten. Ihre Mitarbeiter sollten auch genau wissen, wie die Leistung gemessen wird und an wen sie sich bei verschiedenen Problemen wenden können.

do: in Kommunikationsmittel investieren

Die Kommunikation ist eine der größten Herausforderungen des hybriden Arbeitsmodells. Es muss jedoch unbedingt sichergestellt werden, dass sowohl die Mitarbeiter vor Ort als auch die Außendienstmitarbeiter auf dem neuesten Stand und auf der gleichen Seite sind. Andernfalls riskieren Sie den Ruf Ihres Unternehmens aufgrund von Kommunikationsfehlern.

Wenn Ihre Mitarbeiter seit der Pandemie im Außendienst tätig sind, haben Sie wahrscheinlich schon mit zahlreichen Kommunikationsproblemen zu kämpfen gehabt. Glücklicherweise hat der technologische Fortschritt in den letzten Jahren zur Entwicklung einer Vielzahl von Kommunikationsmitteln geführt. Nehmen Sie sich die Zeit, die Kommunikationsprobleme in Ihrem Unternehmen zu ermitteln. Suchen Sie dann nach alternativen Kommunikationsmöglichkeiten, mit denen Ihr Unternehmen diese Hindernisse überwinden kann.

do: Umstrukturierung der Büroumgebung

Ein neues Arbeitsmodell bringt eine neue Arbeitsweise mit sich, die wiederum ein neues Arbeitsumfeld erfordern kann. Denken Sie darüber nach, wie Ihre Mitarbeiter von zu Hause und im Büro arbeiten werden. Arbeitstage vor Ort sollten sich auf Teambildung, Zusammenarbeit, Besprechungen, Brainstorming-Sitzungen und Schulungen konzentrieren. Wenn Ihr Unternehmen zu einem hybriden Modell übergeht, ist es äußerst wichtig, dass den Teams ein Raum für diese Art von Besprechungen zur Verfügung steht.

Das bedeutet nicht, dass Ihr Unternehmen in kostspielige Renovierungen investieren oder an einen neuen Standort umziehen muss. Es bedeutet lediglich, dass Sie Ihren Arbeitsplatz neu gestalten müssen. Wenn Ihre Mitarbeiter zum Beispiel an alternativen Tagen arbeiten, können Sie vielleicht gemeinsame Büroräume schaffen und die anderen Büros in Besprechungsräume umwandeln.

do: der Sicherheit Priorität einräumen

Auch wenn die Mitarbeiter bereit sind, an ihren Arbeitsplatz zurückzukehren, ist dies nicht ohne ein gewisses Maß an Angst möglich. Von denjenigen, die Angst vor der Rückkehr an den Arbeitsplatz haben, geben 45 % COVID-19 Sicherheitsbedenken als Hauptgrund an. Arbeitgeber können viel dazu beitragen, diese Ängste zu lindern, indem sie Maßnahmen zur Schaffung eines sicheren Arbeitsplatzes nach einer Pandemie ergreifen.

Die Bereitstellung von Sicherheitshilfsmitteln wie Masken und Händedesinfektionsmittel, die Durchführung von COVID-19-Tests, die Förderung sozialer Distanzierung und die Ermöglichung flexibler Zeitplanung können dazu beitragen, dass sich Ihre Mitarbeiter am Arbeitsplatz sicher fühlen.

Gebote und Verbote

don't: alle Entscheidungen in die Hände des Mitarbeiters legen

Es scheint das ideale Modell zu sein, jeden Mitarbeiter selbst entscheiden zu lassen, an welchen Tagen er von zu Hause aus arbeiten möchte und an welchen Tagen er an den Arbeitsplatz kommen will. Solange diese Mitarbeiter nicht unabhängig von ihren Kollegen arbeiten, könnte diese Art von Vereinbarung zahlreiche Herausforderungen mit sich bringen.

Erstens werden sich die meisten Arbeitnehmer dafür entscheiden, montags und/oder freitags von zu Hause aus zu arbeiten. Wenn Ihr Ziel also darin besteht, an einem bestimmten Tag weniger Arbeitnehmer am Arbeitsplatz zu haben, könnte dies eine große Herausforderung darstellen. Zweitens: Wenn die Teammitglieder an anderen Tagen frei haben, ist es nicht möglich, den Arbeitsplatz zur Förderung von Innovation, Kreativität und Teambildung zu nutzen.

Ein besseres hybrides Arbeitsmodell ist eines, bei dem die Teamleiter gemeinsam mit ihren Mitarbeitern die Parameter für die Fernarbeit festlegen. Sie können immer noch eine gewisse Flexibilität bei den Arbeitszeiten bieten, aber das Fernarbeitsmodell funktioniert am besten, wenn die Zeitpläne auf Team-, Abteilungs- oder Unternehmensebene festgelegt werden.

don't: übereilte, endgültige Entscheidungen treffen

Es ist wichtig, dass Sie sich von Anfang an darüber im Klaren sind, dass die Einführung eines hybriden Arbeitsmodells Zeit braucht. Es ist sehr wahrscheinlich, dass die Richtlinien, die Sie heute einführen, in den kommenden Wochen und Monaten geändert werden müssen. Es könnte sogar mehrere Jahre dauern, bis ein hybrider Arbeitsplatz entsteht, der für Ihr Unternehmen ideal ist. Diese Änderungen sind in Ordnung, denn das passiert bei der Einführung jedes neuen Geschäftsprozesses.

Der einzige Fehler, den Sie nicht machen sollten, ist zu versprechen, dass diese neuen Arbeitsregelungen dauerhaft sind. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter stattdessen wissen, dass die Entwicklung eines hybriden Modells ein laufender Prozess ist und dass das Unternehmen seine Effektivität in regelmäßigen Abständen bewerten und gegebenenfalls Änderungen einleiten wird.

don't: Schaffung einer "Wir-gegen-die"-Belegschaft

Ein weiteres Problem, das bei einem hybriden Arbeitsmodell schnell auftreten kann, ist die Entwicklung einer "Wir-gegen-die"-Mentalität. Dieses Hindernis stellt eine besondere Herausforderung dar, wenn einige Mitarbeiter Vollzeit vor Ort arbeiten, während andere per Fernzugriff oder sogar in einem hybriden Modell tätig sind. Viele Arbeitnehmer sind so sehr daran gewöhnt, vor Ort zu arbeiten, dass es schwierig sein kann, sich daran zu erinnern, dass ihre Kollegen außerhalb des Unternehmens nicht alle Gespräche mitbekommen oder über die Ereignisse am Arbeitsplatz informiert sind.

Es ist wichtig, dafür zu sorgen, dass alle Mitarbeiter auf dem Laufenden bleiben und zum richtigen Zeitpunkt Zugang zu den benötigten Materialien haben. Die Teamleiter vor Ort können zum Beispiel ein tägliches Memo zum Tagesende erstellen, das wichtige Informationen des Tages enthält. Wenn die Mitarbeiter vor Ort für die Weitergabe dieser Informationen verantwortlich gemacht werden, werden sie sich stärker bemühen, alle relevanten Informationen weiterzugeben.

don't: digitale Überlastung zulassen

Digitaler Burnout ist real, und er kann die Produktivität beeinträchtigen. Jüngste Untersuchungen von Microsoft haben gezeigt, dass sich die Zahl der Teambesprechungen von 2020 bis 2021 verdoppelt hat und dass sich die Dauer dieser Besprechungen mehr als verdreifacht hat - von nur zehn Minuten im Jahr 2020 auf durchschnittlich 35 bis 45 Minuten im Jahr 2021. Auch die Zahl der täglich verschickten Chat-Nachrichten und E-Mails ist sprunghaft angestiegen.

Damit die Fernarbeit zu einer effektiven Realität wird, müssen sich die Arbeitgeber dieser Herausforderung stellen. Einige Taktiken, die helfen können, den Stress zu verringern, sind:

• Ermutigung der Führungskräfte, den Mitarbeitern vor den Sitzungen eine Tagesordnung zukommen zu lassen, um sicherzustellen, dass nur die Personen anwesend sind, die teilnehmen müssen
• Ermöglichung von Zeitfenstern, in denen die Arbeitnehmer nicht gestört werden dürfen, damit sie ohne Ablenkung arbeiten können
• Aufforderung an die Mitarbeiter, mehr darauf zu achten, an wen und warum sie E-Mails versenden

don't: Nur Arbeit und kein Spiel

Wahrscheinlich haben Sie schon einmal den Satz gehört: "Nur Arbeit und kein Vergnügen macht Jack zu einem langweiligen Jungen". Daran ist viel Wahres dran. Studien zeigen, dass das Fehlen von Pausen während des Tages zu kreativen Blockaden führen und Innovationen behindern kann. Andere Studien zeigen, dass Arbeitnehmer, die Pausen einlegen, tendenziell produktiver sind als diejenigen, die dies nicht tun.

Darüber hinaus gaben 27 % der Arbeitnehmer an, dass das Gefühl der Isolation eine der größten Herausforderungen bei der Telearbeit sei. Ihr Unternehmen kann dazu beitragen, dieses Gefühl der Isolation zu lindern und gleichzeitig die Kreativität zu fördern, indem es im Laufe des Tages soziale Pausen sowohl für die Mitarbeiter vor Ort als auch für die Telearbeiter einrichtet. Ziehen Sie Pausen in Betracht, z. B. virtuelle Kaffeepausen, Quizspiele in der Mittagspause und sogar eine virtuelle Happy Hour nach Feierabend.

wichtigste Erkenntnisse

• 78 % der Arbeitskräfte weltweit sind bereit, zumindest in Teilzeit an ihren Arbeitsplatz zurückzukehren
• Mehr als jeder dritte Arbeitnehmer wünscht sich hybride Arbeitszeiten
• 54 % der befragten Arbeitnehmer haben bereits die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit in einem Mischmodell zu gestalten.
• 24 % der Arbeitnehmer wünschen sich, dass die Arbeitgeber strengere Richtlinien für die Arbeit vor Ort und aus der Ferne entwickeln
• Arbeitgeber müssen bei der Gestaltung hybrider Arbeitszeitmodelle die Führung übernehmen
• Die Schaffung eines neuen Arbeitsumfelds, das die Zusammenarbeit und die COVID-Sicherheit fördert, ist ein Muss
• Arbeitgeber können dazu beitragen, ein digitales Burnout am Arbeitsplatz zu vermeiden, indem sie sinnvolle Arbeitsplatzpraktiken entwickeln, die digitale Berührungspunkte begrenzen

Weitere Tipps zur Entwicklung eines effektiven hybriden Arbeitsmodells, das die Produktion, Arbeitszufriedenheit und Mitarbeiterbindung verbessert, finden Sie in unserem Mini-Leitfaden zur Verbesserung des Mitarbeiterengagements in einer hybriden Arbeitsumgebung.