jenseits von entlassungen - strategische personalplanung als mittel zur kostensenkung.

Die richtigen Mitarbeitenden mit den richtigen Fähigkeiten zu finden, ist ein lohnendes Ziel für jeden Personalleiter. Wenn sich wirtschaftliche Schwankungen und weltweite Konflikte auf die Marktnachfrage auswirken, wird die Fähigkeit, die Belegschaft anzupassen, entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.

Mitarbeiter nach Bedarf zu entlassen und wieder einzustellen, ist bestenfalls eine untaugliche Lösung, die sich im Laufe der Zeit negativ auswirkt. Entwickle stattdessen eine agile Belegschaft, indem du lang- und kurzfristige strategische HR-Pläne erstellst, die die Unternehmensziele unterstützen.

Verständnis der strategischen Personalplanung

Vereinfacht gesagt, ist die strategische Personalplanung eine Strategie oder ein Plan, der im Voraus für deine Mitarbeiter und deren Fähigkeiten ausgearbeitet wird. Dieser Plan sollte die Ziele deines Unternehmens ergänzen und externe Faktoren wie die Kundennachfrage und die Wirtschaft berücksichtigen.

Indem du die künftigen Anforderungen an deine Belegschaft vorhersiehst, kannst du sicherstellen, dass du über die richtige Anzahl von Mitarbeitenden mit den erforderlichen Fähigkeiten verfügst, um die Arbeit zu erledigen - zu viele Mitarbeiter und die Kosten sind zu hoch, zu wenige und du wirst die Produktionsquoten nicht erfüllen. Das Ziel ist es, genau das Richtige zu tun, und das ist ein effektives Kapazitätsmanagement.

Plötzliche Entlassungen und Einstellungsstopps sind nicht die Lösung für eine veränderte Marktnachfrage. Warum? Weil du damit auf verlorenem Posten stehst, wenn sich der Markt unweigerlich wieder verändert; ausserdem untergraben diese Massnahmen deine Arbeitgebermarke.

Die strategische Personalplanung hingegen bietet langfristige Lösungen, die sowohl das Personalmanagement als auch die Unternehmensfinanzen berücksichtigen. Sie trägt dazu bei, eine agile Belegschaft zu schaffen, die den gestiegenen Anforderungen gerecht wird, mit neuen Technologien umgehen und Qualifikationslücken schliessen kann. Ausserdem ist dies der beste Weg, um auf wirtschaftliche Schwankungen zu reagieren, anstatt impulsiv zu handeln. Die folgenden Schritte können dir helfen, einen strategischen HR-Plan für dein Unternehmen zu erstellen.

Bewertung des aktuellen Arbeitskräftebedarfs

Man braucht immer einen Ausgangspunkt, bevor man weitermachen kann. Um mit der Personalplanung zu beginnen, benötigst du Informationen. Du solltest zum Beispiel wissen, wie viele Stellen oder Funktionen für einen erfolgreichen Betrieb deines Unternehmens erforderlich sind. Wie viele Mitarbeiter werden benötigt, um diese Stellen zu besetzen? Welche Qualifikationen sind erforderlich?

Um die Antworten auf die obigen und andere notwendige Fragen zu finden, musst du deine aktuelle Belegschaft und dein Unternehmen umfassend analysieren.

Es könnte hilfreich sein, von der Perspektive des Unternehmens auszugehen. Auf diese Weise wirst du nicht vom aktuellen Personalbestand beeinflusst.

• Lege fest, welche Rollen für eine optimale Leistung erforderlich sind. Du kannst Kategorien erstellen, wie z.B. oberes und mittleres Management, Produktionsmitarbeiter, IT-Personal und Büropersonal.
• Überlege, wie viele Mitarbeiter für jede Rolle erforderlich sind, um sie erfolgreich zu bewältigen.

Jetzt ist es an der Zeit, mit deinen aktuellen Mitarbeiterzahlen zu arbeiten.

• liste die Anzahl der Mitarbeiter und ihre Funktionen innerhalb der Organisation auf.
• Ermittle die gewünschten Fähigkeiten. Ein detailliertes Kompetenzinventar ist für Cross-Training-Zwecke und Expansionsmöglichkeiten des Unternehmens hilfreich.
• Überprüfe Mitarbeiterdaten, einschliesslich geleisteter Arbeitsstunden, Produktivität, Fluktuationsraten und Fehlzeitenquoten.

Vergleiche nun die beiden Informationspakete. Du wirst unter Umständen überrascht sein, was du findest. Einige Bereiche sind vielleicht unterbesetzt, während andere zu viele unproduktive Mitarbeiter haben. Vielleicht stellst du fest, dass eine Abteilung mit weniger Mitarbeitenden, als du für nötig hieltst, überdurchschnittliche Leistungen erbringt. Nachdem du deine Ergebnisse analysiert hast, solltest du Rollen, Fähigkeiten oder bestimmte Mitarbeiter hervorheben, die für die Kontinuität des Unternehmens entscheidend sind.

die Personalplanung an den Unternehmenszielen ausrichten

Bevor du deinen Plan erstellst, müssen sich die Unternehmensleitung und die Personalabteilung einig sein, was bedeutet, dass du die kurz- und langfristigen Ziele des Unternehmens genau kennen musst. Die Erhöhung des Marktanteils oder die Einführung einer neuen Produktlinie kann sich erheblich auf die Anzahl und die Art der benötigten Mitarbeiter auswirken. Berücksichtige auch Entscheidungen, die sich auf den Geschäftsbetrieb beziehen, z.B. den Wunsch nach Digitalisierung oder verstärktem Einsatz von Technologie oder Automatisierung.

Sobald du die zukünftigen Ziele vollständig erfasst hast, kannst du die Schlüsselrollen und -kompetenzen, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlich sind, priorisieren. Du kannst auch die Personen ermitteln, die für das Erreichen der Unternehmensziele unerlässlich sind. Gegebenenfalls musst du deine Belegschaft umstrukturieren, um ein ständiges Gleichgewicht zwischen Mitarbeiterproduktivität und Marktnachfrage zu gewährleisten.

Erwäge die Möglichkeit, Mitarbeiter umzuschulen oder weiterzubilden, um künftige Lücken zu füllen. Durch die Beförderung aktueller Mitarbeiter kannst du die Vorteile von Leistungsträgern nutzen und einen bereits geprüften, zuverlässigen Mitarbeiter in einer wichtigen Funktion einsetzen.

Wenn wirtschaftliche Schwankungen die Unternehmensleitung dazu veranlassen, die Zahl der Mitarbeiter zu reduzieren, solltest du nach Möglichkeiten suchen, die derzeitigen Mitarbeiter weiter zu beschäftigen. Prüfe die Möglichkeit, Mitarbeiter in verschiedenen Funktionen zu schulen oder mehr Flexibilität in den Arbeitsplänen zuzulassen.

Strategien zur Bindung von Talenten

In Zeiten des wirtschaftlichen Abschwungs ist es leicht, an einen Personalabbau zu denken. Wie wir jedoch oben bei Schiphol gesehen haben, kann dies zu langfristigen Problemen und Umsatzeinbussen führen. Der Verlust eines oder mehrerer wichtiger Mitarbeiter oder kritischer Fähigkeiten kann die Bemühungen um einen Aufschwung schnell zunichte machen. Und du kannst feststellen, dass die Neueinstellung von Mitarbeitern als Ersatz für die verlorenen mehr kostet als du eingespart hast. Es ist wichtig, Wege zu finden, Top-Talente zu halten, und loyale Mitarbeiter zu binden.

Zeiten geringer Marktnachfrage bieten Chancen für Fortbildung und Entwicklung. Mit dieser Strategie kannst du deine Mitarbeiter in die Lage versetzen, bei steigender Nachfrage sofort mit neuen Fähigkeiten und Kenntnissen ausgestattet in das Unternehmen einzusteigen und sich weiter zu engagieren. Deine bereits abgeschlossene Personalbeurteilung und Zielabstimmung kann dir dabei helfen, die richtigen Schwerpunkte zu setzen. So kannst du beispielsweise sicherstellen, dass du die richtigen Fähigkeiten und die richtigen Mitarbeiter ausbilden und entwickeln:

• Nutze deine Personalanalyse, um festzustellen, welche Mitarbeiter das grösste Potenzial in deinem Unternehmen haben.
• Konsutliere die kurz- und langfristigen Unternehmensziele, um den künftigen Personalbedarf zu ermitteln.
• Überprüfe das Qualifikationsinventar, um Defizite festzustellen.

flexible Arbeitsregelungen treffen

Mit agilen Arbeitskräften kannst du Betriebskosten sparen und gleichzeitig die Arbeitsmoral deiner Mitarbeiter verbessern. Suche nach Möglichkeiten, mehr Flexibilität am Arbeitsplatz zu schaffen. Da sich nicht jede Position für die Arbeit aus der Ferne eignet, solltest du andere Möglichkeiten finden, um deinen Mitarbeitern mehr Flexibilität zu bieten.

Ziehe Teilzeit- oder Gleitzeitmodelle, Jobsharing, eine Vier-Tage-Woche oder hybride Arbeitsmodelle in Betracht, um Anreize für die Mitarbeiter zu schaffen, ohne die Gehälter zu erhöhen. Flexible Arbeitsregelungen können auch die Betriebskosten senken, z.B. für Reinigung, Energieversorgung, Sicherheit und Büroausstattung.

Jobsharing und Teilzeitarbeit erhöhen das Engagement und die Loyalität der Mitarbeiter, da sie ihr Privatleben (z.B. Kinder, ältere Familienmitglieder, Arzttermine) dank flexiblerer Zeitpläne besser organisieren können. Das Unternehmen profitiert davon, dass zwei erfahrene Mitarbeiter für dieselbe Aufgabe gleich gut ausgebildet sind. Du kannst sogar Überschneidungen einplanen, wenn sich die Marktnachfrage plötzlich wieder normalisiert. Einige Jobsharer sind vielleicht bereit, für die grössere Flexibilität auf Sozialleistungen zu verzichten.

Unabhängig davon, wie du dich für die Umstrukturierung deines Arbeitsumfelds entscheidest, ist eine wesentliche Komponente die ständige Kommunikation. Remote Mitarbeiter müssen sich genauso eingebunden fühlen wie interne Mitarbeiter. Sie bleiben ein integraler Bestandteil des Teams und sollten über wirtschaftliche und andere Herausforderungen informiert werden. Ausserdem musst du Fernarbeitern die gleichen Möglichkeiten bieten, an Schulungen und Weiterbildungen teilzunehmen und sich um Beförderungen zu bewerben.

Technologie für mehr Effizienz

McKinsey & Company hat bei seiner Arbeit mit Fertigungsunternehmen festgestellt, dass die Einführung digitaler und analytischer Werkzeuge zu einer Kostensenkung von 5% geführt hat, was weitaus mehr ist als die 2%, die auf herkömmliche Methoden wie Personalabbau zurückzuführen sind. Widerstandsfähige Unternehmen haben entdeckt, dass Technologie, wenn sie richtig eingesetzt wird, die Effizienz erheblich steigern kann.

Mitarbeiter, die von repetitiven, manuellen Aufgaben befreit sind, können mit anderen Aufgaben betraut werden, die mehr Raum für Initiative und Engagement bieten. Die technologischen Einsparungen können von einer geringeren Fehlerquote bis hin zu einer höheren Produktivität reichen. Der Einsatz von Maschinen für sich wiederholende oder anstrengende Tätigkeiten kann Verletzungen und Zeitverluste der Mitarbeiter verhindern. Videokonferenzen und gemeinsam genutzte Arbeitsplätze tragen dazu bei, die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern an entfernten Standorten und vor Ort zu gewährleisten.

Bevor du in eine neue Technologie investierst, solltest du die Nettoeinsparungen berechnen, indem du die anfänglichen Kosten, die Schulungskosten und den Aktualisierungs- oder Erneuerungsbedarf mit den allgemeinen Produktivitätsgewinnen abwägst.

eine unbeständige Wirtschaft erfordert eine strategische Personalplanung

In Zeiten wirtschaftlicher Ungewissheit brauchst du eine Strategie, die über das Unmittelbare hinausgeht. Ein reaktiver Managementstil kann dazu führen, dass du hinter deinen Mitbewerbern zurückbleibst. Bereite dich auf Marktschwankungen vor, sowohl nach unten als auch nach oben, indem du einen Plan erstellst, der jedes Szenario abdeckt.

Um informationsbasierte Entscheidungen zu treffen, sind Daten über deine Mitarbeiter, ihre Fähigkeiten und die kurz- und langfristigen Ziele deines Unternehmens erforderlich. Mit einem Plan, der sich auf authentische Daten stützt, kannst du eine agile Belegschaft schaffen, die sich je nach Bedarf anpasst und Entlassungen überflüssig macht.

Der Erfolg deines Unternehmens hängt von seinen Mitarbeitenden ab. Als Personalverantwortlicher kansst du dein Unternehmen stärken, indem du das Personalmanagement verbesserst. Ein effektiver strategischer Personalplan ist entscheidend für den langfristigen Erfolg und das kurzfristige Überleben.