evaluieren und verfeinern: so verbesserst du deinen onboardingprozess.

Dein Onboardingprozess für neue Mitarbeitende ist eine wesentliche Geschäftsaktivität - ohne ein ordnungsgemässes Onboarding brauchen neue Mitarbeiter*innen länger, um produktiv zu werden, und verlassen das Unternehmen eher vorzeitig.

Deshalb solltest du das Onboarding nicht als eine einmalige HR-Initiative betrachten. Um wirklich eine solide Grundlage für den Erfolg neuer Mitarbeiter zu schaffen, muss der Prozess im Laufe der Zeit wachsen und sich weiterentwickeln, wenn sich die Anforderungen deines Unternehmens ändern.

In diesem Artikel stellen wir dir einige wichtige Onboarding-Best-Practices vor, mit denen du deinen Onboardingprozess verbessern und sicherstellen kannst, dass jeder neue Mitarbeiter ein besseres Onboarding erfährt als der vorherige.

Ermittle deine Onboarding-Kennzahlen - und beginne mit deren Messung

Wenn du versuchst, etwas zu verbessern, brauchst du immer eine verlässliche Methode, um deinen Erfolg zu messen, und das Onboarding ist da keine Ausnahme. Wenn du dich entschieden hast, deinen Prozess aktiv zu verbessern, messe diese Onboarding-Statistiken - du brauchst keine speziellen Tools oder Kenntnisse, um loszulegen, und sie geben Aufschluss darüber, wie einladend und effektiv dein Onboarding ist:

• Fluktuation bei Neueinstellungen - Die meisten erfahrenen Personalverantwortlichen können bestätigen, dass ein grosser Teil der Mitarbeiterfluktuation im ersten Jahr stattfindet. Studien und Umfragen kommen zu unterschiedlichen Ergebnissen, aber die meisten schätzen die Fluktuationsrate bei Neueinstellungen auf 30 bis 50 %. In bestimmten Branchen oder Funktionen kann der Grossteil der Fluktuation sogar innerhalb des ersten Monats auftreten.

Eine hohe Fluktuationsrate bei Neueinstellungen ist nicht immer auf ein schlechtes Onboarding zurückzuführen - ein Mitarbeiter kann einen guten Onboardingprozess durchlaufen, sich aber dennoch entscheiden, das Unternehmen aus persönlichen Gründen zu verlassen. Ein Onboarding, das dem neuen Mitarbeiter nicht das Gefühl gibt, willkommen zu sein und sich in seiner neuen Rolle wohl zu fühlen, trägt jedoch wahrscheinlich zu einer früheren Fluktuation bei.

Beobachte die Fluktuationsrate aller neu eingestellten Mitarbeitenden während des ersten Jahres und versuche, die Zahlen nach Abteilung, Funktion oder Manager aufzuschlüsseln. Auf diese Weise kannst du Schwachstellen beim Onboarding im gesamten Unternehmen ermitteln. 

• Mitarbeiterengagement - Engagement ist schwer zu messen, aber es gibt ein paar Indikatoren. Hohe Fehlzeiten, Leistungs- oder Produktionsrückgänge oder sinkende Werte bei Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit können alle auf ein sinkendes Engagement zurückzuführen sein. Das Engagement sollte in der gesamten Belegschaft gemessen werden, insbesondere wenn der Anteil der Mitarbeiter, die in den nächsten 6 Monaten den Arbeitsplatz wechseln wollen, steigt (laut Randstad Employer Brand Report 2024). Wenn jedoch das Engagement unter deinen neuen Mitarbeitern leidet, könnten Probleme im Onboardingprozess die Ursache sein.

• Zufriedenheit beim Onboarding - Natürlich kannst du die Zufriedenheit mit dem Onboarding auch messen, indem du die neuen Mitarbeiter direkt befragen. Dies ist die einfachste Möglichkeit, die Qualität deines Onboardingprozesses zu messen! Es ist jedoch nicht immer gewährleistet, dass die Ergebnisse korrekt sind - insbesondere wenn die Antworten nicht anonym sind. Nutze diese direkten Ergebnisse zusammen mit den anderen Onboarding-Kennzahlen, um ein umfassendes Bild der Qualität deines Prozesses zu erhalten.

Mitarbeiter in einer Einführungsumfrage für neue Mitarbeiter befragen

Unabhängig von der Grösse deines Unternehmens ist eine kurze Mitarbeiterbefragung zur Einarbeitung einfach einzurichten und liefert unschlagbare Erkenntnisse. Beachte einfach diese Tipps, damit deine Ergebnisse korrekt bleiben:

• Halte die Umfrage so einheitlich wie möglich - Es ist unvermeidlich, die Umfrage im Laufe der Zeit leicht zu ändern, wenn sich dein Onboardingprozess weiterentwickelt. Bestimmten Mitarbeitern werden möglicherweise auch andere Fragen gestellt - beispielsweise haben Mitarbeiter, die im Aussendienst tätig sind, andere Erwartungen an das Onboarding als Mitarbeiter vor Ort. Du solltest jedoch anstreben, jedem neuen Mitarbeiter dieselben Fragen zu stellen und die Umfrage zum selben Zeitpunkt zu verschicken - zum Beispiel fünf Wochen nach Arbeitsbeginn. So kannst du die Ergebnisse im Laufe der Zeit zuverlässig vergleichen und dir ein besseres Bild davon machen, wie sich die Änderungen an deinem Onboardingprozess auswirken. 
   
• Überlege dir die Fragen für die Einführungsumfrage für neue Mitarbeiter gut - Es ist nicht einfach, Fragen für die Einführungsumfrage für neue Mitarbeiter zu erstellen, die genaue Ergebnisse liefern. Um ein optimales Gleichgewicht zwischen vergleichbaren Antworten und persönlichen Einblicken zu erreichen, solltest du geschlossene und offene Fragen mischen. Bitte die neuen Mitarbeiter beispielsweise, ihre allgemeine Zufriedenheit mit der Einarbeitung auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, und bitte sie gleichzeitig, die Höhepunkte ihrer ersten Woche im Job aufzulisten. 
   
• Überlege dir das Format deiner Umfrage - Die Onboarding-Umfrage ist wichtig und eine grossartige Gelegenheit, um Feedback zu erhalten - aber niemand möchte Zeit damit verbringen, eine komplexe Umfrage mit Hunderten von Fragen auszufüllen. Versuche, die Umfrage kurz zu halten, indem du dich auf die wichtigsten Aspekte beschränken - oder mische sie auf, indem du deine einzige Onboarding-Umfrage durch mehrere kurze Impulsumfragen ersetzt, die während des Onboardingprozesses verschickt werden. Diese kleinen Umfragen mit jeweils nur einer Handvoll Fragen ermöglichen es dir, deine Fragen genau auf die einzelnen Phasen des Onboardingprozesses abzustimmen und können Schwachstellen aufdecken.

das Feedback weitergeben und deine Onboarding-Erfolge kommunizieren

Auch wenn Teammitglieder aus dem gesamten Unternehmen in den Onboardingprozess einbezogen werden sollten, ist die Personalabteilung für diesen Prozess verantwortlich. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Erkenntnisse über die Effektivität des Onboardings in der Personalabteilung verbleiben sollten. Um den Prozess wirklich zu verbessern, muss das Feedback an die Manager und Kollegen gehen, mit denen die neuen Mitarbeiter den Grossteil ihres Onboardingprozesses verbringen. 

• Stelle sicher, dass Manager sich der Bedeutung des Onboardingprozesses bewusst sind - Ein gut aufgebauter, standardisierter Onboardingprozess kann die Produktivität neuer Mitarbeiter um 62 % und die Bindung an das Unternehmen um 50 % steigern, wie in der Harvard Business Review berichtet wird. Manager, die sich selbst als zu beschäftigt ansehen, um sich wirklich mit dem Onboardingprozess zu befassen, sollten daher den Business Case für die richtige Einführung neuer Mitarbeiter verstehen.
• Teile deine Verbesserungen mit - Sobald du damit begonnen hast, die Onboarding-Kennzahlen für neue Mitarbeiter zu verfolgen, könne sehen, wenn dir diese verbessern - zum Beispiel, wenn die Haltequote steigt. Gehe nicht davon aus, dass der Rest des Unternehmens dies bemerken wird. Bemühe dich stattdessen, dies aktiv über deine Kommunikationskanäle zu verbreiten. Jede Verbesserung des Onboardingprozesses wird sich direkt auf dein Endergebnis auswirken.
• Ergreife konkrete Massnahmen, um Probleme zu beheben - Beobachte bei der Verfolgung des Onboarding-Erfolgs die Abteilungen und Manager, die scheinbar die schlechtesten Ergebnisse liefern, und arbeite daran, die Dinge zu verbessern. Das Sprichwort "Menschen verlassen Manager, nicht Unternehmen" wird überstrapaziert, aber es mag etwas Wahres daran sein - eine Umfrage des Managementberatungsunternehmens DDI ergab, dass mehr als die Hälfte der Befragten mindestens einmal wegen eines Managers gekündigt hatte. Deine Bemühungen, Informationen von neuen Mitarbeitern über die Realität deines Onboardingprozesses zu sammeln, werden umsonst sein, wenn du diese nicht in der Zusammenarbeit mit den Führungskräften, die neue Mitarbeiter einstellen, nutzen.

Kontrolle über deinen Onboardingprozess, von Anfang bis Ende

Wenn du dein Onboarding verbessern willst, ist es vielleicht an der Zeit, den gesamten Prozess von Anfang bis Ende zu überdenken. Lade dazu unsere Checkliste für die Einarbeitung herunter. Sie bietet eine Grundstruktur für die ersten Wochen und Monate eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen und hilft dir, dich an alle wichtigen Schritte auf dem Weg zu einer besseren Einarbeitung zu erinnern.

Klicke unten, um es im Excel-Format herunterzuladen, und passe es an, wenn sich dein Onboardingprozess weiterentwickelt, und baue darauf auf.