der onboardingprozess erklärt.

Das Onboarding ist eine kritische Phase für alle Beteiligten. Für Talente ist es die Zeit, in der sie zum ersten Mal die Realität ihres neuen Arbeitsplatzes sehen, unter dem Druck stehen, einen guten Eindruck zu hinterlassen, und sich in ihre neue Rolle einarbeiten müssen. Für Arbeitgeber ist es die Zeit, in der sie den Grundstein für langfristigen Erfolg legen und ein Umfeld schaffen, in dem ihre neuen Mitarbeiter zufrieden und produktiv sein können.

Da so viel auf dem Spiel steht, sollte das Onboarding nicht dem Zufall überlassen werden. Wie jedes andere geschäftskritische Projekt erfordert es eine sorgfältige Planung und Ausführung in jeder Phase - von der Vorbereitung über die Implementierung bis hin zur Bewertung.

Die Feinheiten des Onboardingprozesses sind für verschiedene Funktionen, Unternehmen und Personen völlig unterschiedlich. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass die Aufteilung in diese vier Phasen und die sorgfältige Planung jeder einzelnen Phase ein zuverlässiger Weg ist, um die Einarbeitung erfolgreicher zu gestalten - und die Chancen auf eine lange, produktive Partnerschaft mit einem neuen Mitarbeiter zu erhöhen.

1. Vorbereitung oder Preboarding - bevor der Onboardingprozess des neuen Mitarbeiters beginnt

Die Aufnahme einer neuen Tätigkeit kann eine beängstigende und stressige Erfahrung sein. Daher möchten neue Mitarbeiter in der Regel so wenig Überraschungen wie möglich erleben, wenn sie an ihrem ersten Arbeitstag ankommen. Durch Preboarding werden Überraschungen auf ein Minimum reduziert, indem sichergestellt wird, dass sowohl der neue Mitarbeiter als auch der Rest des Unternehmens für den Beginn der späteren Teile des Onboardingprozesses bereit ist.

Abgesehen davon, dass es den restlichen Onboardingprozess erleichtert und seine Erfolgschancen erhöht, deuten die Zahlen darauf hin, dass Preboarding in der heutigen Arbeitswelt dringend benötigt wird. Laut einer von der Talentplattform Talmundo und der belgischen Vlerick Business School durchgeführten Umfrage unter Personalverantwortlichen und kürzlich eingestellten Arbeitnehmern gaben 40 % der Arbeitnehmer an, dass sie vor Arbeitsbeginn nicht das absolute Minimum an Informationen erhalten haben, und ein ähnlicher Anteil brauchte mehr als eine Woche, um alle grundlegenden Geräte und Werkzeuge für den Arbeitsplatz bereitzustellen.

Wenn dies die Realität ist, überrascht es nicht, dass die Studie zeigt, dass ein gut geplanter Preboarding-Prozess die Mitarbeiterbindung erheblich steigern und die Zahl der Nicht-Starter - neue Mitarbeiter, die kündigen, bevor sie überhaupt angefangen haben - drastisch reduzieren kann. 

Diese Vorbereitungsphase des Onboardingprozesses für neue Mitarbeiter sollte unter anderem Folgendes umfassen:

• Entscheidung darüber, wer teilnimmt - dies hängt von der Rolle und der Abteilung des neuen Mitarbeiters ab
• Vorbereitung des Arbeitsplatzes - Bestellung von Computern, Telefonen, Werkzeugen, Schreibwaren, Zugangsschildern und allem anderen, was der Mitarbeitende für seine Arbeit benötigt
• die Organisation informieren - sicherstellen, dass der neue Mitarbeiter herzlich willkommen geheissen wird und seinen Platz im Team schneller findet
• Erledigung des Verwaltungsaufwands - wenn du so viel Papierkram wie möglich erledigst, bevor das Talent anfängt, kannst du dich in der ersten Woche auf wichtigere Dinge konzentrieren
• Aktualisierung der Kandidaten - obwohl die meisten arbeitsplatzrelevanten Informationen erst in den späteren Phasen des Onboarding weitergegeben werden, sollten die Kandidaten bereits während des Preboarding die relevanten Informationen erhalten, die sie benötigen - von der Agenda für die erste Woche über die Kontaktdaten ihrer künftigen Kollegen bis hin zu Informationen darüber, wo sie parken können und wie sie am ersten Tag Zugang zum Arbeitsplatz erhalten.

Ganz gleich, wie gut geplant und informationsreich der restliche Onboardingprozess ist, das Preboarding gibt den Ton für die gesamte Einführungsphase an und schafft ein positives Bauchgefühl bei den neuen Mitarbeitenden. Es zahlt sich also langfristig aus, wenn du ihnen schon vor Arbeitsbeginn ein Gefühl der Sicherheit und des Vertrauens vermitteln und für ihre Fragen zur Verfügung stehst.

2. Orientierung - Kennenlernen des Unternehmens

Die Orientierung ist der Beginn des persönlichen Onboardingprozesses. Sie beginnt mit der Ankunft am ersten Tag und ist vielleicht das erste Mal, dass sie ihre Kollegen treffen oder die Gelegenheit haben, ihren neuen Arbeitsplatz zu erkunden. Es ist die Zeit der ersten Eindrücke - und obwohl während der Orientierung viele Informationen vermittelt werden müssen, ist es wichtig, auch den menschlichen Aspekt nicht zu vergessen. 

Laut einer Studie des Personalschulungsunternehmens HCI konzentriert sich mehr als die Hälfte der Unternehmen bei der Einarbeitung nur auf Prozesse und Papierkram. Diese Art der Verwaltung ist wichtig, aber das Ausfüllen von Formularen und das Anhören endloser Präsentationen über die Unternehmensrichtlinien sind kein Rezept für ein hohes Engagement. Erfolgreiche Einführungen konzentrieren sich stattdessen darauf, eine menschliche Verbindung herzustellen, indem sie dem neuen Mitarbeiter die Möglichkeit geben, das Team und das Unternehmen kennenzulernen. Während dieser Zeit sind diese Schritte wichtig:

• Organisiere ein Begrüssungstreffen - die erste Woche im Job ist oft ein wichtiges Ereignis in der Karriere eines neuen Mitarbeiters. Feier dieses Ereignis, indem du das Team zusammenbringst und Raum für soziale Kontakte ausserhalb des Arbeitsalltags schaffst.
• Vermittle das Wesentliche wohldosiert - es lässt sich nicht vermeiden, dass zu einem effektiven Onboarding auch die Vermittlung von Informationen über die Unternehmenspolitik, die Unternehmenskultur und bewährte Verfahren gehört. Du musst jedoch nicht alles in den ersten paar Tagen vermitteln. Wenn du die Informationen über mehrere Wochen verteilst, wird der Onboardingprozess ansprechender und die Wahrscheinlichkeit grösser, dass der neue Mitarbeiter das Gelernte tatsächlich aufnimmt.
• Lege die Erwartungen fest - einige Erwartungen wurden vielleicht schon während des Preboardings festgelegt, aber hier solltest du klären, was der neue Mitarbeiter vom Unternehmen in Bezug auf Aufsicht, Feedback und Zusammenarbeit erwarten sollte. Erläutere ausserdem, was das Unternehmen von dem neuen Mitarbeiter erwartet, sobald die Einarbeitung abgeschlossen ist und die Arbeit wirklich beginnt. Vielleicht denkst du, dass der neue Mitarbeiter diese Dinge automatisch versteht, aber es ist wichtig, dass du ihn nicht im Unklaren lässt.

Durch eine Reihe von Treffen, Workshops, Präsentationen und informellen Zusammenkünften sollte die Orientierungsphase ein positives Gefühl vermitteln und den neuen Mitarbeiter mit Zuversicht auf die kommenden Monate blicken lassen.

3. Ausbildung - Entwicklung der wichtigsten Fähigkeiten für die Rolle

Während es in der Orientierungsphase darum ging, das Gefühl der Zugehörigkeit des neuen Mitarbeiters zum Unternehmen zu festigen und ihm die wichtigsten Informationen zu vermitteln, die alle Mitarbeiter benötigen, konzentriert sich die Schulung darauf, ihn auf die Besonderheiten seiner Rolle vorzubereiten. Die Einzelheiten dieser Phase hängen natürlich von der jeweiligen Aufgabe ab, aber sie werden wahrscheinlich Folgendes umfassen:

• Schulung in Software und Tools, die für die Kernaufgaben relevant sind - das kann alles sein, von der CAD-Software oder dem CRM-System, das der Mitarbeiter verwenden wird, bis hin zu den Sicherheitsfunktionen der Gabelstapler, die er fahren wird.
• Einführung in interne Verwaltungstools - wie das System zur Buchung von bezahlter Freizeit oder das Intranet des Unternehmens
• Informationen zu den Prozessen - wo fügt sich der neue Mitarbeiter in das gesamte organisatorische System ein, von welchen anderen Teams und Abteilungen ist er abhängig, und welche sind von ihm abhängig?

Für die Personalabteilung ist es natürlich schwierig, die Schulungsphase selbst zu konzipieren und durchzuführen - dies muss von den Teammitgliedern mit dem erforderlichen Fachwissen erledigt werden. Die Personalabteilung spielt jedoch eine Schlüsselrolle, wenn es darum geht, die Bedeutung der Schulung hervorzuheben, sicherzustellen, dass sie einen Platz im Onboardingprozess hat, und den Ausbildern bei der Vorbereitung zu helfen, bevor die Schulung tatsächlich beginnt.

Von allen Schritten des Onboardingprozesses ist die Schulung wahrscheinlich der wichtigste für neue Mitarbeiter. In unserer Workmonitor-Umfrage von 2024 unter Tausenden von Arbeitnehmern weltweit hielten 72 % der Befragten Schulungen für ihren aktuellen Job für wichtig. Diese Ergebnisse spiegeln sich auch in einer Umfrage von Amazon und Gallup wider, in der 57 % der Befragten angaben, dass sie "sehr" oder "extrem" an Schulungen interessiert sind, die ihre Fähigkeiten bei der Arbeit verbessern würden. 

Wahrscheinlich sind deine Mitarbeiter sehr daran interessiert, mehr zu lernen und die Ausbildung zu erhalten, die sie benötigen, um ihre Aufgaben zu meistern - stelle also sicher, dass die Ausbildungszeit geplant ist und während des Onboardingprozesses hervorgehoben wird.

4. Integration - ein echtes Mitglied des Teams werden

In dieser Übergangsphase wird der Mitarbeiter vom "neuen Mitarbeiter" zu einem natürlichen Teil des Teams. Dies geschieht oft langsam, im Laufe von Wochen oder Monaten, während der Mitarbeiter ein tiefes Verständnis für seine Rolle erlangt und sein normales Produktivitätsniveau erreicht.

Es ist einfach, die Integration als einen natürlichen Prozess zu betrachten, der sich mit der Zeit einstellt, aber das ist nicht immer der Fall. Du solltest sie dennoch als Teil des Onboardingprozesses betrachten und darauf hinarbeiten, dass sie so reibungslos wie möglich verläuft - genau wie in der Vorbereitungs-, Orientierungs- und Onboardingphase.

In der Praxis könnte dies bedeuten, dass sich Manager und Personalabteilung weiterhin mit dem neuen Mitarbeiter auseinandersetzen, während er Fortschritte macht. Du musst dich nicht mehr so oft treffen wie in der ersten Woche, aber ein regelmässiges Treffen zur Überprüfung des Einarbeitungsstatus in den Wochen oder Monaten nach dem ersten Arbeitstag kann dir helfen, etwaige Probleme zu lösen.

Wenn man sich die Zeit nimmt, um sicherzustellen, dass die gewünschte kulturelle Integration gelungen ist, lassen sich Probleme vermeiden, bevor sie entstehen, und es können ernsthafte Kosteneinsparungen erzielt werden, wenn Fluktuation vermieden wird. Forscher haben in der MIT Sloan Management Review herausgefunden, dass unternehmenskulturelle Fragen 10,4-mal wichtiger für die Kündigung von Mitarbeitern sind als deren Vergütung.

Diese Phase des Onboardingprozesses ist auch für die Personalabteilung von entscheidender Bedeutung. Der neue Mitarbeiter hat sich eingewöhnt, aber die ersten Wochen im Job sind ihm noch frisch im Gedächtnis. Daher solltest du Feedback in Form von Umfragen und Interviews einholen, um zu erfahren, wo dein Onboardingprozess Stärken aufweist und wo Verbesserungen möglich sind.

Hole dir die Infografik zum Onboardingprozess

In der Hektik des Arbeitstages und unter dem Druck, talentierte neue Teammitglieder einzustellen, kann man leicht die Details des Onboardingprozesses übersehen - vor allem, wenn man in einem kleinen oder mittelgrossen Unternehmen eine vielbeschäftigte Position innehat. Unsere Infografik gliedert den Onboardingprozess in vier Phasen und zeigt dir, wie dein Prozess aussehen sollte. Lade sie herunter und hänge sie vor der nächsten Einstellung an deine Bürowand.