comment le relevate workforce schedule peut faciliter la planification des quarts de travail.

La planification des quarts de travail est sans aucun doute l'un des aspects les plus compliqués de la gestion du personnel. Entre les absences imprévues, les arrêts maladie et les congés planifiés, s'assurer que chaque quart de travail est pourvu par suffisamment de travailleurs pour gérer les niveaux de productivité et maintenir la conformité peut s'avérer compliqué.

Dans de nombreux cas, les responsables opérationnels utilisent encore des feuilles de calcul Excel pour traiter le processus de planification des quarts de travail, ce qui peut se révéler extrêmement fastidieux et chronophage. De plus, les absences de dernière minute obligent les responsables à perdre un temps précieux en appels ou en envoi de SMS ou de courriels aux employés afin de trouver un remplaçant qualifié. 

Ces difficultés sont encore plus fréquentes pour les employeurs qui ont recours à un important personnel temporaire, comme les entreprises manufacturières et logistiques. Cette dépendance est encore plus répandue aujourd'hui. La pénurie actuelle de travailleurs et l'évolution des décisions de mise en quarantaine ont pour conséquence qu'un plus grand nombre d'organisations font appel à des travailleurs temporaires pour répondre à leurs besoins. Les responsables sont donc soumis à une pression supplémentaire afin d'atteindre les objectifs de production. 

Si cette situation vous semble familière, un logiciel de planification du personnel peut vous aider à rationaliser le processus de planification des quarts et à améliorer les résultats globaux.

qu'est-ce qu'un logiciel de planification du personnel?

Un logiciel de planification des employés automatise le processus de création et de gestion des quarts selon les règles et les paramètres définis par l'organisation. Ce type de logiciel peut vous aider à créer des plannings, à suivre le temps de travail, à gérer les échanges de quarts, à contrôler les coûts relatifs au personnel, à rapprocher les feuilles de temps et à améliorer la communication avec vos employés. De plus, tout cela peut être fait où que vous vous trouviez, à n'importe quel moment et depuis n'importe quel appareil. 

Les outils de planification du personnel alimentés par l'IA, tels que ORQUEST et Koronos, peuvent également vous aider à prévoir vos besoins en matière de talents selon les saisons et à créer un planning pour les travailleurs postés de manière optimale. 

les avantages de l'utilisation d'un logiciel de planification du personnel

La planification du personnel offre un éventail d'avantages importants, notamment:

• un gain de temps

En rationalisant le processus de planification du personnel, les responsables peuvent établir les horaires des quarts en un rien de temps. S'appuyer sur un logiciel de gestion du personnel facilite également les ajustements en cas d'absences imprévues et le suivi des congés planifiés. Grâce à ce logiciel, les responsables peuvent consacrer davantage de temps à d'autres aspects de la planification du personnel.

• une amélioration de la communication

En faisant appel à un logiciel de planification du personnel, les responsables disposent d'un accès à la plateforme depuis n'importe quel appareil, y compris les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones. Ainsi, qu'ils travaillent depuis leur bureau ou sur le terrain, ils peuvent facilement consulter et modifier les horaires en temps réel. Ce facteur permet d'améliorer la communication entre les responsables et les travailleurs temporaires. 

• la diminution des erreurs

En plus de faire gagner du temps et d'améliorer la communication, les logiciels de planification du personnel permettent également de diminuer le risque d'erreurs. Le logiciel suit automatiquement les horaires et les congés payés des travailleurs afin d'éviter les heures supplémentaires non planifiées. Il peut également informer les responsables si un employé est programmé pour le mauvais poste ou ne possède pas les qualifications requises. 

Téléchargez notre étude de cas pour découvrir comment notre solution de planification du personnel Relevate a aidé une entreprise à gérer efficacement les problèmes de présence fluctuante afin d'atteindre ses objectifs de production.

outil de relevate workforce schedule

Le randstad relevate workforce schedule est notre solution de planification du personnel connectée conçue pour les employeurs qui font appel à un grand nombre de travailleurs temporaires. Grâce à l'outil de planification du personnel Relevate, vous disposez d'un accès instantané, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, pour visualiser, planifier et programmer vos travailleurs temporaires, ce qui vous permet de déployer rapidement votre personnel et de le rendre plus agile.

Notre solution de planification des quarts de travail n'est pas un produit indépendant, mais plutôt un outil spécialisé qui fait partie de nos Randstad Inhouse Services. Dans le cadre de ce service, votre entreprise dispose d'un expert consacré sur site qui peut prendre en charge de nombreuses tâches quotidiennes relatives à la gestion d'un grand nombre de travailleurs temporaires, telles que le recrutement, la formation et la planification des quarts de travail. Cependant, en tant que solution personnalisée, nous ne faisons appel à le randstad relevate workforce schedule que lorsqu'il est pertinent et en mesure d'apporter une valeur ajoutée au client.

Cela signifie que l'expert consacré à votre compte peut mettre en œuvre et gérer l'outil de planification du personnel Relevate et s'occuper de l'ensemble du processus de planification des quarts. En substance, votre entreprise peut récolter les fruits de l'utilisation de nos solutions de planification numérique sans augmenter sa charge de travail. Les responsables disposeront d'un accès instantané pour afficher et suivre les horaires des travailleurs depuis n'importe quel appareil et n'importe quel emplacement. C'est cette association unique de «tech & touch» qui permet à nos solutions de planification des quarts de travail de se démarquer et d'offrir une plus grande valeur ajoutée aux employeurs.

comment fonctionne le relevate workforce schedule?

La force de notre solution de planification du personnel Relevate réside dans la simplicité du processus. Les six étapes suivantes garantissent que notre outil de planification est correctement mis en œuvre et apporte une valeur ajoutée immédiate à votre entreprise.

1. Créer le vivier idéal de travailleurs temporaires

Bien entendu, la première étape du processus consiste à développer un vivier de travailleurs temporaires qualifiés. Au cours de ce processus, l'expert sur site consacré à votre compte prendra le temps de mieux saisir les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de recrutement, notamment le nombre de travailleurs temporaires nécessaires ainsi que les types de compétences et de qualifications requises pour chaque poste.

À ce stade, notre expert effectuera une recherche minutieuse au sein de notre vaste réseau de talents présélectionnés afin de constituer un vivier de travailleurs répondant à vos critères. Si les candidats adéquats ne sont pas disponibles dans notre base de données, nous les recherchons et les recrutons pour vous. Grâce à ce vivier de talents, votre entreprise pourra augmenter ou réduire le nombre de travailleurs temporaires requis pour un quart de travail donné afin de répondre aux fluctuations de la demande de production et de tenir compte des absences, autant imprévues que planifiées.

2. Intégration des travailleurs temporaires dans l'application

Une fois qu'un vivier de talents présélectionné pour votre entreprise est en place, l'expert sur site consacré à votre compte s'assurera que chaque travailleur temporaire télécharge notre application de planification sur son portable. En outre, notre expert dispensera une formation appropriée afin de s'assurer que chaque travailleur sache utiliser toutes les facettes de notre application de planification, telles que l'acceptation ou le refus de quarts de travail, la configuration de leur disponibilité et la demande de modification de leurs quarts de travail si nécessaire. Il veillera également à ce que tous les travailleurs comprennent le fonctionnement du processus de notification et comment consulter leurs horaires de travail en ligne.

3. Intégration des responsables 

Bien que l'expert sur site consacré à votre compte vous accompagne dans la gestion du processus de planification proprement dit et dans la communication continue avec vos travailleurs temporaires, les responsables d'entreprise doivent également se familiariser avec la plateforme de planification des quarts de travail. Ainsi, notre expert prendra le temps de former vos responsables. Au cours de cette opération, les responsables maîtriseront comment consulter les horaires et les informations sur les travailleurs, s'assurer que les quarts de travail sont adéquatement remplis et apporter des commentaires si nécessaire.

4. Planification des quarts de travail

Une fois les responsables et les travailleurs formés à l'utilisation de l'application de planification du personnel Relevate, la phase de planification des quarts de travail peut débuter. L'expert consacré à votre compte planifiera les travailleurs temporaires en fonction des besoins spécifiques de votre organisation et de la disponibilité des travailleurs.

Au fur et à mesure que le besoin de travailleurs temporaires survient, il affichera les quarts de travail disponibles sur l'application de planification et déterminera le nombre de travailleurs nécessaires pour chaque quart. Il peut également restreindre le type de travailleurs temporaires qui peuvent s'inscrire aux postes disponibles en fonction de compétences ou de qualifications spécifiques. Cette mesure garantit que le travailleur temporaire approprié est affecté au bon poste.

5. Notifications

Dès que l'expert consacré à votre compte publie un quart de travail disponible sur l'application, tous les travailleurs qualifiés de votre vivier de talents reçoivent une notification instantanée sur leur smartphone ou autre appareil mobile. À ce stade, les travailleurs temporaires peuvent accepter ou refuser l'offre. Une fois qu'un poste affiché est pourvu, celui-ci est clôturé et aucun autre travailleur ne peut s'inscrire pour ce quart de travail spécifique. Les travailleurs reçoivent également des notifications lors de chaque communication envoyée, qu'il s'agisse d'un message de groupe destiné à tous les travailleurs temporaires ou d'un message individuel.

Ces notifications instantanées permettent de tenir l'ensemble des travailleurs au courant et de pourvoir un quart de travail aussi rapidement que possible sans avoir à envoyer de SMS ou de courriels ou à téléphoner.

6. Gestion continue du vivier de talents

L'expert sur site consacré à votre compte utilise également la plateforme pour suivre votre vivier de travailleurs temporaires afin de s'assurer que votre organisation a toujours accès au niveau d'employés nécessaire pour atteindre ses objectifs de production. Par exemple, étant donné que les travailleurs temporaires peuvent utiliser l'application pour mettre à jour leur disponibilité, notre expert a accès à ces données en temps réel. En outre, il peut s'appuyer sur les commentaires des responsables pour déterminer quels travailleurs temporaires sont en adéquation avec votre entreprise.

Notre application de planification offre également une transparence totale en permettant à vos responsables de consulter facilement le vivier de travailleurs temporaires de l'entreprise et de suivre les horaires de travail en temps réel. Plus de 1'500 clients sur 15 marchés différents utilisent déjà notre outil de planification du personnel Relevate afin de pourvoir 120'000 postes par semaine.

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