Alors que, partout en Suisse, les entreprises se tournent vers des collaborateurs qui ne travaillent plus tous au même endroit mais depuis chez eux, de nombreux employeurs doivent adapter leurs méthodes de recrutement en conséquence. L'un des plus grands changements est le recours à l'accueil à distance pour intégrer les nouveaux employés et les familiariser avec leur travail.
C'est un grand défi. Comment attirer les employés dans votre entreprise et faire en sorte qu'ils se sentent les bienvenus, enthousiastes et membres à part entière de votre équipe?
Essayez les stratégies suivantes afin de garantir que vos nouveaux employés se sentent à l'aise, même si vous ne pouvez pas les rencontrer en personne:
Faites-leur sentir qu'ils sont les bienvenues
Vivre son premier jour de travail par visioconférence n'est évidemment pas la même chose que de se présenter en personne au bureau. Il faut donc faire quelques efforts supplémentaires pour créer une bonne ambiance. Outre un email de salutation, certaines entreprises envoient un kit de bienvenue aux nouveaux employés. Miro, un tableau blanc virtuel, envoie aux nouveaux employés un sweat-shirt de l'entreprise, quelques autocollants et une bouteille d'eau de la marque, entre autres. «Ces symboles de la culture d'entreprise et le sentiment d'être important sont très importants pour les employés», déclare AJ Josephson, responsable des ressources humaines chez Miro.
Autres idées: le repas de midi qu'une nouvelle collègue aurait passée avec son équipe ou son patron (ou les deux): organisez-le virtuellement. Faites-en un lunch-vidéo où chacun apporte son propre repas.
Assurez-vous également sans tarder que les nouveaux collègues soient bien équipés. S'ils ont besoin d'un ordinateur portable, envoyez-le leur ou demandez-leur de venir le chercher à temps. S'ils ont besoin d'un logiciel spécifique pour faire leur travail, assurez-vous qu'ils y ont accès. C'est une autre façon de montrer que vous vous êtes préparé pour eux et que vous voulez les accueillir dans l'équipe, et cela les aidera à se mettre rapidement à niveau.
Aidez les nouveaux employés à faire connaissance avec leurs collègues
Il est difficile de présenter un nouvel employé à ses collègues de travail lorsqu'ils ne se trouvent pas dans le même bâtiment, et un appel Zoom avec trop de personnes peut être éprouvant. Réfléchissez aux moyens de présenter les nouveaux employés à leur équipe (et l'équipe à vos nouveaux collègues). Par exemple, envoyez un email pour informer tout le monde de l'arrivée d'un nouvel employé.
Chez Miro, par exemple, l'entreprise divise les grandes réunions Zoom en petits groupes pour que les gens puissent mieux faire connaissance. Ils ont même récemment fait jouer tout le monde virtuellement à un jeu de société dans leur bureau.
Miro accueille également les nouveaux employés par groupes de cinq ou six, même dans des bureaux géographiquement séparés. «Pendant trois semaines, ils suivent ensemble diverses sessions de formation, apprennent les valeurs de l'entreprise, se donnent mutuellement des feedbacks, rencontrent des modèles et apprennent les structures clés», explique Josephson. «Dès le début, ils apprennent ensemble et développent un sentiment d'appartenance».
Une autre stratégie: établissez un calendrier de sorte que chaque jour, pendant la première ou les deux premières semaines, quelqu'un prenne rendez-vous avec le nouvel employé et se présente. Il ne doit pas forcément s'agir de réunions en lien avec le travail. L'objectif est d'être à l'aise et de se sentir liés les uns aux autres.
Consolider vos procédures d'acceuil
L'un des défis du travail à distance est que des choses qui auraient été apprises implicitement au sein d'une équipe doivent être expliquées explicitement à des personnes qui travaillent toutes à domicile. Si vous souhaitez que les choses soient faites d'une manière particulière, rédigez une ligne directrice à cet effet.
Josephson de Miro a constaté que cela est pertinent pour son entreprise. «Les équipes dispersées ont besoin de beaucoup plus de documentation pour que les gens sachent ce qu'ils doivent faire», affirme-t-il. «Ce sont des choses que nous avons dû élaborer spécifiquement pour nos équipes de développement de produits.»
Questionnez souvent
Avec le travail à distance, vous ne pouvez pas brièvement vérifier que tout est ok avec vos employés en passant à leur bureau cinq fois par jour. Il est donc important de rester en contact avec eux et de s'assurer qu'ils ont tout ce dont ils ont besoin. Cependant, vous ne voulez pas non plus qu'ils vous appellent 15 fois par jour. Une stratégie: prévoyez, au moins pendant la première semaine, de courts appels avec le superviseur le matin et le soir.
Certes, c'est un investissement en temps. Mais en fin de compte, c'est moins de temps investi que si votre nouveau collègue vous interpelle virtuellement plusieurs fois par jour en disant: «Je ne comprends pas.»
Vous pouvez également suggérer que toutes les questions soient rassemblées et posées à la fin de la journée.
Faites appel à un parrain
Une autre façon d'aider un nouvel employé à se familiariser avec l'entreprise et ses routines est de lui mettre à disposition une marraine ou un mentor qui l'aidera à se familiariser de A à Z. Ils peuvent parler de la culture de l'entreprise et découvrir les détails de leur travail. Dans un environnement virtuel, il est d'autant plus important pour cette personne de prendre fréquemment des nouvelles de son nouveau ou sa nouvelle collègue car il n'y a pas de rencontre fortuite dans un bureau virtuel.
Les parrains doivent planifier des moments fixes pour rencontrer et rester en contact avec la nouvelle personne. Ils doivent également encourager le nouveau membre de l'équipe à les utiliser comme personne de contact. Bien entendu, vous devez vous assurer que le parrain ou la marraine dispose de suffisamment de temps, car ce n'est pas une bagatelle.
Un autre bonus: une marraine ou un mentor est un autre point de départ pour intégrer une nouvelle employée dans les routines habituelles, par exemple en s'assurant qu’elle sait que la réunion hebdomadaire a lieu le jeudi.
Utilisez la technologie d'intégration à distance
Rejoindre une entreprise implique un certain nombre de démarches administratives. Si vous travaillez encore essentiellement sur papier et que vous ne vous êtes pas adapté à la nouvelle réalité, vous risquez d'être en retard sur les évolutions.
De nombreuses entreprises utilisent des services tels que PandaDoc, HelloSign ou DocuSign pour distribuer des documents nécessitant des signatures. Un service de messagerie intranet comme Slack permet aux employés de communiquer entre eux comme s'ils étaient ensemble au bureau.
Le monde de l'embauche et du recrutement évolue rapidement et nous sommes tous en train d'apprendre à nous adapter aux nouvelles méthodes.