l'intégration à distance est appelée à durer, voici comment y parvenir.

Les entreprises du monde entier doivent être prêtes à gérer les effets à long terme de la COVID-19, en 2021 et au-delà. Pour nombre d'entre elles, l'une des conséquences les plus manifestes de la pandémie, en particulier en ce qui concerne les RH, a été l'essor du personnel à distance.

Les exigences de distanciation physique mises en place pour ralentir la propagation du virus ont rendu impossible le rassemblement d'un grand nombre de personnes en intérieur. Toute personne qui pouvait travailler à domicile était ainsi invitée à le faire. La tendance à l'augmentation du travail à domicile, qui était déjà visible avant la pandémie de COVID-19, a donc été accélérée.

Il ne fait aucun doute que la répartition du personnel sur plusieurs sites deviendra un concept de plus en plus courant et habituel à l'avenir. De grandes entreprises comme Twitter et Slack ont déclaré qu'elles donneraient à l'ensemble de leur personnel la possibilité de travailler à domicile de manière permanente, tandis que Salesforce est sur le point de mettre en place un modèle hybride qui permettra à la plupart de ses employés de conjuguer travail à domicile et travail au bureau. Le géant des logiciels de CRM a déclaré: «Le modèle de la journée de travail de 9 heures à 17 heures est dépassé».

Si l'approche nuancée adoptée par Salesforce présage de l'évolution du monde du travail, cette évolution devrait être accueillie favorablement par une grande partie de la population active. Le rapport Randstad Workmonitor réalisé en décembre 2020 a identifié deux modalités de travail largement plébiscitées par les employés pendant la pandémie: un emploi du temps hybride combinant certains jours au bureau et d'autres à la maison, et des horaires flexibles permettant un meilleur équilibre entre le travail et la vie privée. Plus d'un tiers des participants dans le monde (35%) ont déclaré qu'un emploi du temps hybride serait leur arrangement idéal, tandis que 24% sont favorables à des horaires flexibles.

Cette tendance peut également représenter une avancée positive pour les entreprises, avec des possibilités de réduire les coûts en ayant moins de personnes en même temps sur le lieu de travail. D'autres éléments indiquent que le travail à domicile peut améliorer la productivité.

Tous ces signes laissent supposer que le travail à domicile aura un rôle de plus en plus important à jouer dans le fonctionnement des entreprises à l'avenir. Vous devez donc vous préparer à ce que cela pourrait signifier pour la vôtre.

Un facteur particulièrement important à considérer est la manière dont vous êtes préparé à gérer l'intégration à distance.

l'intégration à distance: de quoi s'agit-il et pourquoi est-ce important?

En termes simples, l'intégration à distance consiste à appliquer les procédures d'intégration de votre entreprise aux nouveaux employés qui travailleront à distance. Il est essentiel de garder à l'esprit qu'une personne qui travaillera à domicile devra tout de même participer aux diverses activités liées à l'intégration d'un nouvel employé dans l'entreprise, même si elle n'est pas physiquement présente et ne passera pas beaucoup de temps dans vos locaux.

Ces activités sont susceptibles de comprendre:

• La signature d'un contrat de travail et l'accomplissement d'autres formalités administratives nécessaires
• La lecture d'informations clés telles que les politiques de l'entreprise, dans lesquelles figureront vos règles et directives sur le travail à domicile
• La rencontre avec les collègues de travail, de ceux avec qui l'employé travaillera quotidiennement aux membres d'autres équipes et départements
• La mise en place d'équipements et d'outils informatiques, y compris l'accès aux applications, données et ressources en ligne nécessaires
• Des échanges plus approfondis sur le poste, les responsabilités et les attentes

Les divers processus d'intégration peuvent être encore plus importants lorsque les employés travaillent à distance, car ils ne bénéficient pas de tous les avantages qui accompagnent habituellement le travail sur site. Par exemple, il peut être plus difficile pour un travailleur à domicile de se familiariser avec l'entreprise, ses collègues et la philosophie et l'ambiance de travail de votre organisation s'il n'est pas physiquement présent sur le lieu de travail et ne peut pas rencontrer ses collègues en personne.

L'intégration, dans son ensemble, est un élément essentiel de la relation employeur/employé. S'il est bien géré, le processus permet de s'assurer que votre parcours avec un nouvel employé commence sur de bonnes bases et que chacun des acteurs bénéficie d'une association positive, productive et durable.

D'un point de vue purement commercial, le fait d'offrir à l'ensemble des employés un départ réussi dans leurs fonctions réduit le risque de voir des personnes partir peu de temps après leur entrée en fonction, vous évitant ainsi les perturbations financières et opérationnelles liées au roulement rapide du personnel.

De plus, les personnes qui bénéficient d'une expérience d'intégration positive sont susceptibles d'en parler autour d'elles et de recommander votre entreprise à leurs amis et à leurs connaissances, ce qui renforcera votre marque employeur.

Des études ont montré que:

• 20% des nouveaux employés quittent leur emploi pour saisir une nouvelle opportunité dans les 45 jours suivant leur entrée en fonction
• Les entreprises dotées d'un processus d'intégration solide améliorent la rétention des nouveaux employés de 82% et la productivité de plus de 70%
• 69% des employés sont plus susceptibles de rester dans une entreprise pendant trois ans s'ils ont bénéficié d'une intégration réussie
• Les entreprises les plus performantes sont 53% plus susceptibles que les autres de commencer l'intégration avant le premier jour de travail de l'employé, ce que l'on appelle la pré-intégration
• 72% des travailleurs affirment que le temps passé en tête-à-tête avec leur supérieur direct est la partie la plus importante de tout processus de pré-intégration ou d'intégration
• 88% des employés pensent que leur employeur a mal géré leur intégration

les étapes clés pour une intégration à distance réussie

L'intégration à distance peut représenter un défi pour les travailleurs comme pour les managers. Un nouvel employé peut avoir plus de mal à prendre un départ positif et confiant dans son nouvel emploi s'il passe beaucoup de temps à travailler seul, tandis que son manager peut ne pas être familier avec le processus d'intégration virtuel d'un employé.

Compte tenu de l'importance de cet aspect de la gestion des RH, quelles mesures devez-vous prendre pour vous assurer que l'augmentation du travail à distance ne se fait pas au détriment d'une intégration efficace?

porter une attention particulière à l'accueil des employés

Un nouvel employé qui travaille à distance risque de ne pas bénéficier de certains des avantages fondamentaux qu'offrent la présence sur le lieu de travail le premier jour, comme le fait de rencontrer ses collègues en personne et de s'habituer à l'ambiance générale de l'entreprise.

Les managers peuvent y remédier en prenant des dispositions particulières pour accueillir les nouveaux employés à distance et leur donner le sentiment de faire partie de l'équipe. Il existe différentes manières de procéder, comme l'envoi d'un coffret de bienvenue contenant des petits cadeaux et des articles portant la marque de l'entreprise (par exemple, un vêtement, une tasse ou une gourde).

Miro, une plateforme de tableau blanc collaboratif en ligne, utilise cette approche. AJ Josephson, responsable du personnel de l'entreprise, explique qu'il est important de fournir des symboles de la culture de l'entreprise et de montrer aux travailleurs à distance que l'entreprise se soucie d'eux et souhaite qu'ils se sentent les bienvenus.

Vous devez également réfléchir à la meilleure méthode pour présenter les nouveaux employés à leurs collègues au fil du temps. Rassembler tout le monde pour un appel vidéo unique peut s'avérer accablant pour les nouveaux arrivants, en plus d'être peu pratique. Vous pouvez donc envisager d'organiser des réunions virtuelles avec des collègues clés et de petites équipes étalées sur une ou deux semaines. Cela aidera les travailleurs à distance à faire connaissance avec le reste du personnel de manière détendue et progressive, plutôt que dans la précipitation.

tirer profit de la technologie

La technologie moderne est l'un des atouts les plus précieux dont dispose toute entreprise effectuant la transition de l'intégration en personne à l'intégration à distance.

Il existe de nombreux outils qui peuvent faciliter ce processus et le rendre plus efficace. DocuSign, par exemple, vous permet de gérer et de signer des contrats et d'autres documents essentiels par voie électronique, tandis que les plateformes de messagerie instantanée et de gestion de projet comme Slack sont conçues pour faciliter la collaboration à distance, en aidant les équipes géographiquement dispersées à rester en contact et à partager des données en temps réel.

En matière de technologie, il est également essentiel de s'assurer que les travailleurs à distance ont accès à tous les équipements et outils nécessaires pour accomplir leur travail correctement. Il peut s'agir de livrer un ordinateur portable en amont afin que l'utilisateur puisse le configurer et se familiariser avec avant de commencer, ou de s'assurer que l'employé a un accès libre à tous les logiciels propriétaires ou aux plateformes cloud nécessaires. Vous devez également fournir aux employés à distance la formation et l'assistance informatique appropriées pour qu'ils puissent utiliser efficacement ces outils technologiques. Cela est particulièrement important s'ils utilisent des applications ou des logiciels qu'ils ne connaissent pas.

mettre l'accent sur l'interaction humaine

Si les outils technologiques ont un rôle primordial à jouer dans l'entreprise et les RH du 21e siècle, notamment en ce qui concerne l'intégration à distance, il est essentiel de se rappeler que la technologie ne remplace pas l'interaction humaine.

Étant donné que les travailleurs à distance ne bénéficient pas des contacts et des échanges réguliers qui se produisent spontanément sur un lieu de travail, vous devez réfléchir à la manière dont vous pourriez reproduire cela dans un environnement virtuel.

Miro encourage ses employés à se mélanger et à apprendre à se connaître en répartissant le personnel en petits groupes pour effectuer des ateliers en petit comité. La société a même invité les employés de son bureau situé à Amsterdam à jouer ensemble à un jeu de société virtuel.

Kaelyn Phillips, directrice du développement mondial des talents chez Monster, souligne que le processus de présentation d'un nouveau travailleur à distance au reste de l'équipe ne doit pas toujours être axé sur le travail, comme l'illustre l'approche de Miro.

Elle insiste sur le fait que le processus d'intégration, qu'il se déroule à distance ou en personne, devrait être centré sur le facteur humain.

«Il s'agit de créer des liens et de s'assurer que la personne a le sentiment d'avoir rejoint un endroit qui la considère et l'accueille», déclare-t-elle.

utiliser le mentorat ou un système de jumelage

Si plusieurs travailleurs à distance commencent au même moment, mettre en œuvre un système de jumelage qui aide les employés à apprendre et à connaître l'entreprise ensemble peut être bénéfique. En plus de favoriser l'apprentissage et le développement, cette approche peut créer un sentiment d'unité et de convivialité extrêmement précieux pour les personnes qui passent beaucoup de temps à travailler seules.

Une autre stratégie qui peut s'avérer très efficace consiste à instaurer un mentorat. Lorsqu'un nouvel employé rejoint votre organisation, lui attribuer un mentor peut l'aider à se familiariser avec l'entreprise et à prendre ses marques le plus rapidement possible, ce qui augmente la probabilité qu'il réalise pleinement son potentiel et devienne un membre productif du personnel.

Le mentorat peut également être un bon moyen de transmettre les «compétences transversales» et les connaissances que les employés plus expérimentés ont accumulées au fil des ans.

Ces avantages peuvent s'avérer particulièrement utiles pour les nouveaux employés travaillant à distance, qui sont susceptibles d'apprécier l'engagement individuel et les possibilités d'apprentissage sur mesure qu'offre le mentorat.

créer un programme d'intégration virtuelle sur mesure

S'attendre à ce qu'une approche traditionnelle de l'intégration fonctionne aussi bien avec les travailleurs à distance peut s'avérer une erreur coûteuse. Le service des RH doit s'adapter aux demandes et aux exigences uniques du travail à domicile en concevant un programme d'intégration virtuelle sur mesure, qui peut être fourni aux nouveaux employés à l'avance afin qu'ils aient le temps de le lire et de l'assimiler.

Le programme doit comprendre les principales ressources et les informations nécessaires aux nouveaux travailleurs pour démarrer leur mission sur de bonnes bases, notamment un récapitulatif des politiques de votre entreprise, un manuel de l'employé et les coordonnées du service d'assistance.

Il est également important d'inclure des conseils détaillés sur la manière dont le personnel à distance peut accéder aux outils et aux logiciels essentiels, et sur la conduite à adopter en cas de problème technique.

assurer un suivi

Le processus d'intégration à distance ne s'arrête pas après deux ou trois semaines de présence d'un nouvel employé. Bien que l'employé se soit habitué à sa fonction pendant cette période, il se peut qu'il ait encore des préoccupations à soulever ou des questions qu'il n'a pas eu l'occasion de poser.

Il est important d'assurer un suivi dès les premières étapes de l'intégration et de prendre des nouvelles régulièrement des travailleurs à distance au cours de leurs trois premiers mois au sein de votre entreprise. Vous aurez ainsi une idée précise de la manière dont ils envisagent leur travail, de leur satisfaction et de leurs besoins éventuels en matière de formation ou de soutien.

Certaines entreprises peuvent même choisir d'étaler leurs procédures d'intégration sur une année entière, en fonction de la nature et de la complexité du poste.

En plus d'aider les nouveaux employés à prendre le meilleur départ possible dans leur vie professionnelle au sein de votre entreprise, une approche à long terme peut vous permettre de mieux appréhender l'efficacité de votre intégration à distance et les moyens de l'améliorer.

Randstad a créé un nouveau guide sur ce sujet, qui recommande un certain nombre de mesures à suivre pour optimiser vos méthodes d'intégration virtuelle et obtenir les meilleurs résultats pour tous les acteurs impliqués.

Le guide met en avant les meilleures pratiques dans des domaines clés tels que la mise au point d'un programme de formation pour votre personnel à distance et le maintien de l'interaction en face à face entre collègues.