l’absentéisme nuit-il à la productivité de votre main-d’œuvre?

Les responsables des ressources humaines recherchent en permanence des moyens d’accroître la productivité de la main-d’œuvre et il est donc commun de les voir encourager des initiatives telles que la mise à niveau des compétences des travailleurs, l’investissement dans des outils reposant sur l’IA et la mise en œuvre de processus LEAN pour améliorer l’efficacité. Il existe cependant une démarche que les entreprises oublient souvent et qui peut considérablement améliorer la production sans nécessiter beaucoup de ressources ou de budget.

L’absentéisme, qui peut avoir un impact négatif sur toute une organisation, est un facteur sur lequel les responsables des ressources humaines peuvent exercer un réel contrôle. Les employés qui s’absentent pour cause de maladie, de stress, de problèmes familiaux, de mécontentement au travail ou simplement pour prendre un jour de congé supplémentaire peuvent être un indicateur d’un problème plus général lié à la satisfaction du personnel ou à des préoccupations connexes. Quelle qu’en soit la cause, les entreprises peuvent accroître la productivité de leur main-d’œuvre grâce à une série d’actions conçues pour encourager et récompenser les travailleurs pour leur assiduité.

Le manque d’assiduité du personnel peut avoir un impact sur les affaires et le moral des employés. Par exemple, les absences imprévues peuvent avoir un impact sur les autres travailleurs, qui peuvent être forcés à faire des heures supplémentaires et à travailler plus intensément lorsqu’un collègue est absent. Et lorsqu’il s’agit d’employés en contact direct avec le client, la relation avec la clientèle peut être directement perturbée. L’absentéisme entraîne également inévitablement des retards dans les projets et les prises de décision.

D’après les Centres pour le contrôle et la prévention des maladies aux États-Unis, les employeurs américains perdent 225,8 milliards de dollars par an en raison de l’absentéisme de leurs employés, soit une moyenne de 1 685 $ par employé. L’Institut d’Économie du Travail IZA estime qu’une augmentation de 1 % du taux d’absentéisme pour maladie entraîne une perte de productivité de 0,24 %. Rien qu’au Royaume-Uni, 15,4 millions de journées de travail ont été perdues l’année dernière pour des motifs de stress, d’anxiété et de dépression liés au travail, pour un coût estimé à 13,5 millions de livres sterling, d’après un rapport.

Même si votre entreprise n’a pas connu de perte de productivité importante pour cause d’absentéisme, vous pouvez néanmoins prendre des mesures pour identifier, mesurer et traiter les causes les plus courantes des absences au travail. Cela pourrait nécessiter la mise en place de changements au niveau de votre culture de travail, de votre approche en matière de management et de vos communications internes, mais l’effort en vaut la peine, car il peut avoir un impact allant bien au-delà de l’assiduité au travail. Vous pourriez constater une hausse de l’engagement et de la rétention du personnel au fil du temps, ce qui pourrait stimuler la performance et la croissance de l’entreprise. 

Y a-t-il un problème?

La plupart des organisations n’étudient pas régulièrement les habitudes des employés en matière d’assiduité, sauf en cas de problème, mais cela ne devrait pas vous empêcher de planifier une évaluation régulière. Le simple fait que les responsables hiérarchiques n’aient pas remarqué de problème ne signifie pas qu’il n’y en a pas. Une hausse des dépenses liées au personnel temporaire en raison d’absences imprévues, une augmentation importante du nombre de congés maladie, un nombre croissant de demandes de congés familiaux et la hausse des coûts de l’assurance maladie, peuvent, entre autres, être des signes avant-coureurs. De plus, ces types d’absences peuvent précéder une hausse du nombre de départs volontaires, ce qui indique un problème de gestion plus important.

La première mesure à envisager est donc de définir ce que sont les absences planifiées et les absences imprévues. Cela peut sembler facile, mais cet exercice peut s’avérer plus compliqué qu’il n’en a l’air. Par exemple, les futurs parents en congé de maternité ou de paternité sont généralement considérés comme des absences planifiées, mais ceux qui ne retournent pas au travail après leur congé ou qui demandent une prolongation de ce dernier devront être classés dans la catégorie des absences imprévues. Si un travailleur horaire ne peut terminer qu’une partie de son quart de travail pour un certain nombre de raisons, devez-vous classer le reste de son temps comme une absence imprévue? Il existe de nombreux autres scénarios dans lesquels l’absence n’est pas clairement catégorisée, mais vous devez vous efforcer de les contrôler de manière à détecter les tendances.

Une fois que vous avez identifié les absences non planifiées, appuyez-vous sur vos données pour déterminer comment elles affectent votre entreprise. Avez-vous besoin de recourir à du personnel temporaire pour accomplir le travail nécessaire? Les dates de livraison des projets sont-elles reportées? Vos ventes sont-elles impactées? Même les impacts à plus petite échelle, par exemple, si des conférences téléphoniques ou des réunions doivent être reportées en raison d’un congé maladie d’un ou de plusieurs membres de l’équipe, doivent être pris en compte dans votre évaluation globale.

Vous pourrez dès lors commencer à mesurer l’étendue du problème. Déterminez une valeur de référence (le nombre de jours manqués par mois, par exemple) pour contrôler l’ampleur de l’absentéisme sur l’ensemble de votre effectif. Ensuite, étudiez les unités commerciales ou les groupes fonctionnels susceptibles de présenter des niveaux particulièrement élevés d’absences imprévues. Pour approfondir votre analyse, identifiez et suivez le comportement des personnes qui semblent avoir une assiduité irrégulière.

Toutes les étapes ci-dessus vous aideront à comprendre pourquoi les travailleurs ne se présentent pas au travail comme ils le devraient et à déterminer les meilleures solutions. Le stress, la santé mentale, l’implication des employés, leur satisfaction au travail, la discrimination et l’intimidation sur le lieu de travail, une rémunération inadéquate, les politiques en matière de congés et les questions de santé et le bien-être peuvent en être des raisons. Voyons comment vous pouvez agir contre les principaux facteurs d’absentéisme:

Le stress lié au travail

L’une des raisons les plus courantes de l’absentéisme des travailleurs est le stress lié à leur travail. Qu’ils aient trop ou pas assez de travail, qu’ils soient forcés de rester au bureau trop longtemps, qu’ils subissent des pressions pour accomplir leurs tâches ou toute autre forme de stress, les employés ont régulièrement besoin de répit dans leur travail. Des études ont prouvé que le stress et l’anxiété étaient une plus grande cause d’absence au travail que les blessures physiques ou les maladies. Les responsables des ressources humaines ainsi que les responsables hiérarchiques doivent être formés de manière à être capables de détecter les signes de perturbation chez un travailleur et lui proposer discrètement des moyens d’alléger sa charge de travail. Mettez à la disposition de votre personnel d’autres mécanismes de soutien tels que l’accès à un(e) psychologue ou des ressources supplémentaires pour l’aider à faire son travail.

L’engagement/le manque d’intérêt des travailleurs

D’après Gallup, seulement 13 % des travailleurs dans le monde se sentent impliqués dans leur travail. De plus, les entreprises classées dans le quartile supérieur en matière d’implication de la main-d’œuvre enregistrent des taux d’absentéisme inférieurs de 41 % à celles du quartile inférieur. Gallup ajoute qu’au vu de tels résultats, les employeurs doivent s’efforcer de susciter l’intérêt de leurs effectifs sur leur lieu de travail. Vous pourriez réfléchir à la manière d’accorder aux travailleurs un plus grand pouvoir de décision et plus de responsabilités dans le cadre de leurs projets afin de leur donner le sentiment d’avoir un but. En renforçant l’autonomisation de l’ensemble de votre personnel, vous augmentez également l’engagement de votre personnel.

La vie de famille

La réglementation du travail relative aux congés familiaux diffère d’un pays à l’autre, mais votre organisation pourrait envisager de proposer des avantages sociaux plus généreux que ceux exigés par la loi. Vos employés devront inévitablement prendre des jours de congé pour s’occuper de leurs enfants, des membres de leur famille et de leurs conjoints, alors examinez votre politique actuelle pour déterminer si elle répond adéquatement aux besoins de votre personnel. Envisagez également de proposer aux nouveaux parents des modes de travail alternatifs, comme le travail à domicile, qui donne à vos employés une certaine souplesse quant à leurs heures de travail.

Le bien-être des employés

Les maladies sont inévitables, mais vous pouvez encourager des modes de vie plus sains grâce à un solide programme de bien-être qui non seulement réduit l’absentéisme, mais améliore également les performances. En plus d’améliorer le bien-être physique, n’oubliez pas qu’il est important de se sentir bien mentalement, alors assurez-vous que votre programme prenne également en compte le psychisme.

L’intimidation/le harcèlement

Le règlement des cas d’intimidation et de harcèlement doit être une priorité élevée pour votre organisation. Non seulement ils démoralisent les travailleurs, mais chaque infraction peut vous exposer à des risques civils et criminels importants. Mettez à disposition de vos travailleurs une ligne téléphonique sécurisée ou un autre moyen discret leur permettant de signaler les cas de ce genre et prenez des mesures immédiates lorsque vous êtes alerté(e) d’un problème. 

L’absentéisme peut constituer un défi majeur ou mineur en matière de gestion des effectifs pour votre organisation. La mesure dans laquelle cela peut affecter les performances de l’entreprise dépend uniquement de la manière dont vous évaluez, suivez et corrigez le problème.