5 causes courantes de l'absentéisme et comment vous pouvez les gérer.

Le succès d'une entreprise - quels que soient son secteur d'activité, sa taille et sa nature - dépend toujours de ses collaborateurs.

Vous avez besoin d'une main-d'œuvre solide et fiable si vous voulez satisfaire vos clients, garder une longueur d'avance sur vos concurrents et rester au fait des dernières tendances, des défis et des opportunités dans votre secteur.

C'est pourquoi le suivi et la gestion de l'absentéisme sur le lieu de travail doivent être une priorité pour les employeurs. Le fait que les travailleurs prennent des congés non programmés (en d'autres termes, en dehors des congés annuels et des vacances) est un aspect inévitable de la gestion d'une entreprise. Cependant, un absentéisme excessif et imprévu a plusieurs effets indésirables, notamment un manque de productivité et une perte de moral.

Pour comprendre l'ampleur de votre problème d'absentéisme, vous devez d'abord examiner les indicateurs de présence. Ensuite, vous devez explorer les raisons pour lesquelles vos employés s'absentent du travail. Ce n'est qu'ensuite que vous pourrez élaborer un plan d'action stratégique visant à réduire les absences des travailleurs et à améliorer vos résultats.

la mesure du taux d'absentéisme

La formule de calcul de l'absentéisme compare les jours de travail disponibles aux absences sur une période donnée. Vous pouvez enregistrer les données relatives à l’assiduité des employés au niveau individuel, départemental ou géographique. Voici une étude de cas simple pour un employé qui devait travailler 260 jours l'année dernière. (Lors du décompte des jours de travail disponibles, ne tenez pas compte des jours fériés ou des vacances planifiées).

Au cours de l'année, le salarié s’est absenté pendant 15 jours au total.

15 / 260 x 100 = 5,7 % de taux d'absentéisme

Les taux d'absentéisme varient selon les secteurs d'activité, les régions et les périodes. Par exemple, en 2021, le taux d'absentéisme moyen aux États-Unis était de 3,2 %, toutes professions confondues. Toutefois, les professions de service affichaient des taux beaucoup plus élevés, certains allant jusqu'à 5,0 %, tandis que la finance était l'un des secteurs les plus bas avec 1,9 %.

Vous pouvez rapidement repérer les tendances indésirables dans votre entreprise en suivant le taux d'absentéisme moyen de vos salariés. Vous pourrez également comparer vos effectifs à ceux d'entreprises de taille et de secteur similaires.

Que vous ayez un problème d’assiduité des employés ou que vous souhaitiez travailler de manière proactive à la réduction de votre taux d'absentéisme, il vous faut comprendre les principales causes de l'absentéisme avant de pouvoir travailler à sa réduction.

les blessures physiques et les maladies

Les troubles physiques - généralement sous la forme d'une blessure ou d'une maladie - sont à l'origine d'une grande partie des absences sur le lieu de travail. La pandémie de COVID-19 a fourni un exemple extrême de la façon dont les maladies physiques peuvent avoir un impact dévastateur sur la main-d'œuvre. 

Cependant, malgré les vaccins et les stratégies de travail à domicile, les absences au travail continuent d'augmenter. Selon un rapport de janvier 2022 du Bureau of Labor Statistics des États-Unis, environ 7,8 millions de travailleurs se sont absentés de leur travail en raison d'un problème médical, qu'il s'agisse d'une maladie, d'une blessure ou d'un rendez-vous. Ce chiffre représente le double des 3,7 millions de travailleurs qui se sont absentés du travail en janvier 2021.

En outre, environ 4,2 millions de travailleurs sont passés à temps partiel en janvier 2022 pour des raisons de santé, soit plus du double des 1,8 millions enregistrés en 2021.

Selon les Centres de contrôle et de prévention des maladies (CDC), les employeurs américains doivent faire face à des coûts s’élevant à 36,4 milliards de dollars (27,2 milliards d'euros) par an en raison des journées de travail perdues liées à cinq maladies chroniques ou facteurs de risque:

• l’hypertension artérielle
• le diabète
• le tabagisme
• l'inactivité physique
• l'obésité

L'obésité mondiale étant en plein essor, impactant près de 39 % des adultes en 2019, les risques sanitaires qui y sont associés augmentent également, ce qui accroît l'absentéisme et le présentéisme de la main-d'œuvre. Par exemple, les statistiques de 2022 ont révélé que les travailleurs brésiliens coûtaient aux entreprises, en moyenne, 2,21 milliards de dollars américains en raison de l’absentéisme dû à l'obésité. L'Espagne et le Mexique suivent de peu, avec respectivement 1,84 et 1,68 milliards.

Par ailleurs, une étude menée au Portugal auprès d'adultes actifs a révélé que l'obésité et les risques sanitaires qui y sont associés étaient un facteur contributeur au faible taux d’assiduité des employés, les travailleurs obèses manquant 66 % de jours de travail en plus que leurs homologues non obèses.

comment aider les employés à rester en bonne santé

Prendre des mesures actives pour aider vos employés à rester en bonne forme physique pourrait être tout aussi bénéfique pour votre entreprise que pour les travailleurs eux-mêmes. Envisagez des stratégies telles que:

• l'introduction de mesures d'incitation ou de systèmes de jeux qui encouragent les employés à se rendre au travail à pied ou à vélo
• l’incitation des personnes ayant un emploi sédentaire à des pauses régulières pour bouger
• la promotion de journées de sensibilisation à la santé et d'événements tels que la Journée mondiale sans tabac
• la mise à disposition de collations saines gratuitement ou à faible coût
• la mise en place d'une clinique sur le lieu de travail pour les visites médicales sur place
• l’introduction de programmes de bien-être dans les paquets d'avantages sociaux des employés

Nomura International est un exemple d'entreprise qui s'efforce d'améliorer la santé de ses employés. Cette société bancaire basée à Tokyo a remporté en 2022 le prix du lieu de travail le plus sain de Grande-Bretagne, un honneur qu'elle a reçu à plusieurs reprises.

Parmi les programmes progressifs de l'entreprise, on peut citer une salle de sport et une clinique sur place où travaillent divers professionnels de la santé, une aide au sevrage tabagique, des options alimentaires saines à des prix économiques, des pistes cyclables pour les navetteurs et des séances de sensibilisation à la pleine conscience. 

Non seulement Nomura récolte les fruits de l'amélioration de la santé de ses salariés et de la réduction de l'absentéisme qui en découle, mais elle utilise également ces programmes de bien-être pour recruter et fidéliser les meilleurs talents.

les difficultés liées à la santé mentale

L'époque où la maladie physique était considérée comme la seule raison légitime de prendre un congé imprévu est révolue. Ces dernières années, le bien-être mental est de plus en plus reconnu comme étant tout aussi important que la santé physique pour que les gens effectuent bien leur travail. 

Des statistiques récentes de l'Organisation mondiale de la santé évaluent que 12 milliards de journées de travail sont perdues en raison de problèmes de santé mentale tels que la dépression et l'anxiété. Cela équivaut à une perte de productivité s'élevant à 1 000 milliards de dollars américains.

Un rapport de la Commission australienne de la productivité a chiffré le coût annuel de l'absentéisme et de la perte de productivité à 17 milliards de dollars australiens (13,6 milliards de dollars américains).

L'étude « State of the Global Workplace 2022 » de Gallup a révélé que le stress des travailleurs a atteint un niveau record. Et même si le stress n'est pas toujours causé par le travail, il est très certainement présent sur le lieu de travail. Les émotions quotidiennes d'anxiété, d'inquiétude, de colère et de tristesse pèsent sur les travailleurs et, par conséquent, sur leurs collègues et sur la productivité globale.

Le McKinsey Health Institute indique que 25 % des travailleurs du monde entier sont victimes d'épuisement professionnel, qui est une cause importante derrière les démissions ou l’absentéisme. En outre, 59 % des travailleurs interrogés ont admis avoir au moins un problème de santé mentale.

En tant qu'employeur, que pouvez-vous donc faire pour reconnaître l'importance de cette question et aider vos employés à rester en bonne santé mentale? 

comment réduire l'absentéisme lié à la santé mentale

Suivez les étapes ci-dessous pour favoriser une bonne santé mentale sur le lieu de travail. Vous récupérerez probablement tout investissement dans les ressources de santé mentale pour votre personnel grâce à l'amélioration de la présence des employés. De plus, le présentéisme - c'est-à-dire le fait que la productivité des employés diminue parce qu'ils se présentent au travail alors qu'ils ne sont pas en bonne santé - deviendra moins fréquent.

1. Des conversations franches et honnêtes sur le sujet peuvent réduire la stigmatisation et encourager les travailleurs à parler à leurs collègues ou à leurs supérieurs lorsqu'ils ont besoin d'aide
2. Assurez-vous que votre lieu de travail ne contribue pas aux difficultés de santé mentale et aux facteurs de stress excessifs. Pour cela, il faut s'attaquer immédiatement et résolument aux comportements toxiques
3. Soutenez votre personnel avec des ressources telles que des ateliers, des séminaires et du matériel en ligne sur la santé mentale
4. Incluez les traitements et les conseils en matière de santé mentale dans les prestations sociales
5. Encouragez les pratiques saines telles que l'exercice physique régulier et une bonne alimentation

brimades et harcèlement

Si les brimades et le harcèlement existent sur votre lieu de travail, vous constaterez également des taux d'absentéisme supérieurs à la moyenne, car les personnes confrontées à ces problèmes peuvent prendre des congés en raison du stress et de l'anxiété qui en résultent.

Malheureusement, il s'agit d'un problème omniprésent dans le monde du travail. Monster.com, le site mondial de recrutement, a constaté que 90 % des personnes interrogées ont fait état d'un problème d'intimidation au travail à un moment ou à un autre. Et malheureusement, plus de la moitié (51 %) des personnes interrogées ont déclaré avoir été victimes de brimades de la part d'un patron ou d'un responsable, c'est-à-dire de la personne qui est censée les diriger et les encourager. 

comment mettre fin au harcèlement moral au travail

Cette question nécessite une réponse forte de la part du département des ressources humaines. Envisagez les mesures suivantes pour décourager le harcèlement au travail:

• Elaborez des politiques spécifiques qui précisent les comportements qui sont considérés comme des brimades ou du harcèlement et comment l'entreprise réagira à ces comportements
• Clarifiez les canaux et les méthodes que les personnes peuvent utiliser pour signaler des incidents ou des préoccupations en toute confidentialité
• Mettez en place une procédure d'enquête simple, comprenant des délais à respecter à chaque fois qu'un rapport ou une plainte est déposé
• Revoyez régulièrement les politiques relatives aux brimades et au harcèlement en recueillant des commentaires à leur sujet pour vous assurer qu'elles sont adaptées à l'objectif visé

recherche d'emploi

Une autre raison fréquente de prendre un congé non programmé est de se rendre à un entretien d'embauche pour un autre emploi. Les salariés peuvent également se mettre en arrêt maladie pour se donner le temps de chercher un autre emploi et de mettre à jour leur CV.

Supposons que vous soyez confronté à des taux d'absentéisme élevés sur le lieu de travail et que vous pensiez que la recherche d'emploi y est pour quelque chose. Dans ce cas, c'est peut-être le signe que vous devez vous pencher sur l'engagement des employés, les possibilités d'évolution au sein de votre entreprise et l'existence d'un environnement de travail flexible.

Par exemple, le rapport Workmonitor 2023 de Randstad a révélé qu'un nombre croissant de travailleurs souhaitent et espèrent avoir de la flexibilité dans leur vie professionnelle, que ce soit en termes de possibilités d'adapter les horaires (83 %) ou de choisir le lieu de travail (71 %). Si vous n'êtes pas compétitif dans ce domaine, vous risquez donc de perdre des travailleurs au profit d'employeurs plus progressistes.

que faire des salariés à la recherche d'un emploi?

Il s'agit là d'un autre cas où vous devez mettre en place des politiques claires, afin que les travailleurs connaissent les raisons de l'absence au travail jugées acceptables par l'entreprise.

Certains employeurs pourraient être disposés à permettre à leur personnel de participer à des entretiens d'embauche pendant les heures de travail normales. Bien que cela puisse susciter des inquiétudes quant à la possibilité d'un taux élevé de turn over du personnel, le fait de laisser une certaine liberté à vos employés pourrait accroître leur satisfaction au travail et les rendre moins enclins à vouloir partir de toute façon.

Menez des entretiens de départ pour connaître les raisons pour lesquelles les employés quittent l'entreprise. Si vous remarquez une tendance, qu'il s'agisse de plaintes à l'encontre d'un responsable ou d'un collègue ou d'une échelle salariale non compétitive, vous pouvez réagir en conséquence.

les soins à prodiguer

Les travailleurs d'aujourd'hui sont pris en étau entre la prise en charge de deux segments distincts de la société, les enfants et les personnes âgées. La garde des enfants est coûteuse, certaines familles consacrant un tiers de leurs revenus à deux enfants, selon le Forum économique mondial. Et lorsque les enfants sont malades, les structures d'accueil s'attendent à ce qu'ils restent à la maison - avec leur mère ou leur père.

La prise en charge de parents âgés peut également être à l'origine de l'absentéisme des travailleurs. Outre les cas de maladies temporaires, les personnes âgées peuvent souffrir de maladies chroniques qui nécessitent des visites thérapeutiques et des traitements médicaux réguliers.

Selon le McKinsey Health Institute, bien que l'espérance de vie ait considérablement augmenté, la proportion de temps que les adultes passent en ayant une santé mauvaise/moyenne n'a pas changé. Les employés doivent donc s'occuper de leur père ou de leur mère pendant une période prolongée.

comment soutenir les employés ayant des responsabilités d'aidant

Selon notre enquête Randstad Workmonitor 2023, 94 % des salariés accordent une grande importance à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et près de la moitié d'entre eux quitteraient un emploi qui les empêcherait d'apprécier leur vie quotidienne. Pour maintenir l'engagement et la loyauté des employés, vous devez trouver des moyens d'améliorer cette dynamique, en particulier chez les employés ayant des obligations d'aidant. 

La garde d'enfants sur place est un avantage appréciable pour les employés, mais elle ne résout pas le problème des enfants malades et ne répond pas aux besoins des employeurs qui s'occupent de parents âgés. L'une des solutions réside dans la flexibilité des horaires.

Passez en revue vos politiques en matière de temps libre et œuvrez à le rendre plus conviviale pour les travailleurs sans compromettre la productivité. Par exemple, le fait de proposer du temps libre rémunéré par tranches au lieu de journées entières peut permettre aux travailleurs de gérer plus facilement leurs rendez-vous chez le médecin sans être absents toute la journée.

Envisagez la possibilité d'une semaine de travail de quatre jours dans votre entreprise, ce qui donnerait aux employés une journée pour faire face à d'autres responsabilités sans manquer leur travail. LDLC, une entreprise française, a constaté que le passage à la semaine de quatre jours réduisait l'absentéisme tout en augmentant la productivité. En outre, les employés apprécient la flexibilité et viennent travailler avec moins de stress.

Une autre stratégie est le modèle de travail hybride qui permet aux employés de travailler à domicile afin de pouvoir s'occuper d'enfants malades ou de parents âgés. Là encore, la clé est l'adaptabilité, afin que vos employés n'aient pas à lutter pour travailler et répondre aux besoins de leur famille.

les effets de l'absentéisme sur le travail

Bien que la mise en œuvre des stratégies susmentionnées puisse sembler augmenter les coûts de main-d'œuvre, en réalité, les coûts à long terme de l'absentéisme des salariés pourraient être beaucoup plus élevés. 

une baisse de la productivité

À moins d'être en sureffectif (un problème en soi), il est impossible de maintenir le flux de travail lorsque les employés s'absentent sans prévenir. Les livrables inachevés, les clients agacés et les liquidités réduites surviennent alors à grande vitesse.

perte financière: pour l'entreprise et l'employé

La perte d'un client ou d'un partenaire commercial en raison du non-respect des délais dû à l'absentéisme peut s'avérer critique pour une entreprise dont les marges sont étroites. De même, du point de vue de l'employé, une fois qu'il a épuisé ses vacances et ses congés payés, il ne tarde pas à ressentir des difficultés financières.

culture d'entreprise négative

Les employés ayant une bonne assiduité finissent souvent par prendre le relais de ceux qui ne sont pas assidus. À terme, cela peut conduire à l'épuisement professionnel, à la frustration et à la colère. Dans le pire des cas, ces employés partent et vous vous retrouvez alors avec des employés absents. 

Pour vous aider à maîtriser l'absentéisme au travail, nous avons élaboré un petit guide qui aborde plus en détail la question de la présence des employés et de l'absentéisme, et qui met en évidence les moyens d'aborder ce défi.