le processus d'intégration, a été expliqué.

L'intégration est une période critique pour toutes les personnes concernées. Pour les talents, c'est le moment où ils découvrent pour la première fois la réalité de leur nouveau lieu de travail, où ils doivent faire bonne impression et où ils apprennent les ficelles de leur nouveau rôle. Pour les employeurs, c'est le moment de jeter les bases d'une réussite à long terme et de créer un environnement dans lequel leurs nouveaux employés peuvent être satisfaits et productifs.

Avec autant d'enjeux, l'onboarding ne doit pas être laissé au hasard. Comme tout autre projet critique pour l'entreprise, il nécessite une planification et une exécution minutieuses à chaque étape - de la préparation à l'évaluation, en passant par la mise en œuvre.

Les détails du processus d'intégration sont totalement différents selon les fonctions, les entreprises et les individus. Toutefois, l'expérience a montré que le fait de diviser le processus en quatre étapes et de planifier soigneusement chacune d'entre elles est un moyen fiable de réussir l'intégration et d'augmenter les chances d'un partenariat long et productif avec un nouvel employé.

1. préparation, ou preboarding - avant que le processus d'intégration du nouveau salarié ne commence

Commencer un nouvel emploi peut être une expérience décourageante et stressante - c'est pourquoi les nouveaux employés souhaitent généralement avoir le moins de surprises possible lorsqu'ils arrivent au travail le premier jour. L'intégration préalable permet de réduire les surprises au minimum en veillant à ce que le nouvel employé et le reste de l'organisation soient prêts à entamer les étapes ultérieures du processus d'intégration.

En plus de faciliter le reste du processus d'intégration et d'en augmenter les chances de réussite, les chiffres suggèrent que l'intégration préalable est cruellement nécessaire dans le monde du travail d'aujourd'hui. Selon une enquête menée par la plateforme de talents Talmundo et la Vlerick Business School (Belgique) auprès de professionnels des ressources humaines et de travailleurs récemment embauchés, 40 % des employés affirment ne pas avoir reçu le minimum d'informations requis avant de commencer à travailler, et il a fallu plus d'une semaine à une proportion similaire pour mettre en place tous les équipements et outils de base de leur poste de travail.

Dans ces conditions, il n'est pas surprenant que l'étude ait montré qu'un processus d'intégration bien planifié pouvait augmenter de manière significative le taux de rétention et réduire de manière drastique le nombre de "non-starters", c'est-à-dire de nouveaux employés qui démissionnent avant même d'avoir commencé à travailler. 

Cette phase de préparation du processus d'intégration des nouveaux employés doit notamment comporter les éléments suivants:

• Décider qui participera - ce qui dépendra du rôle et du service du nouvel employé.
• Préparation du lieu de travail - commande d'ordinateurs, de téléphones, d'outils, de papeterie, de badges d'accès et de tout ce dont l'employé aura besoin pour accomplir son travail.
• Informer l'organisation - veiller à ce que le nouvel employé soit accueilli chaleureusement et trouve plus rapidement sa place au sein de l'équipe.
• S'occuper de l'administration - en éliminant un maximum de paperasserie avant que le candidat ne commence à travailler, vous pourrez vous concentrer sur des choses plus importantes au cours de sa première semaine.
• Mise à jour du candidat - même si la plupart des informations essentielles à l'emploi seront communiquées au cours des dernières étapes de l'intégration, le candidat doit toujours recevoir les informations pertinentes dont il a besoin au cours de la phase d'intégration, qu'il s'agisse d'un agenda pour sa première semaine, des coordonnées de ses futurs collègues ou d'informations sur l'endroit où se garer et sur la manière d'accéder au lieu de travail dès le premier jour.

Même si le reste de votre processus d'intégration est bien planifié et riche en informations, l'intégration préalable donne le ton à toute la période d'introduction et crée un sentiment positif chez le nouvel employé. Les faire se sentir en sécurité et en confiance avant qu'ils ne commencent à travailler et être disponible pour répondre à leurs questions est toujours payant à long terme.

2. l'orientation - apprendre à connaître l'entreprise

L'orientation est le début du processus d'intégration en personne. Elle commence dès l'arrivée du premier jour et peut être la première fois qu'il rencontre ses collègues ou qu'il a l'occasion d'explorer son nouveau lieu de travail. C'est le moment de la première impression - et même si de nombreuses informations doivent être transmises au cours de l'orientation, il est important de ne pas oublier l'aspect humain essentiel. 

Selon une étude de l'organisme de formation en ressources humaines HCI, plus de la moitié des entreprises se concentrent uniquement sur les processus et la paperasserie lors de l'orientation. Ce type d'administration est important, mais remplir des formulaires et écouter des présentations interminables sur les politiques de l'entreprise n'est pas une recette pour un engagement élevé. Les intégrations réussies se concentrent plutôt sur la création d'un lien humain en donnant l'occasion au nouvel employé de faire connaissance avec l'équipe et l'entreprise. Au cours de cette période, les étapes suivantes sont importantes:

• Organisez une réunion de bienvenue - la première semaine de travail est souvent un événement majeur dans la carrière d'un nouvel employé. Marquez l'occasion en réunissant l'équipe et en faisant en sorte que des liens sociaux se nouent en dehors du contexte professionnel quotidien.
• Communiquer l'essentiel avec modération - il est indéniable qu'une intégration efficace passe par la communication d'informations sur les politiques, la culture et les meilleures pratiques de l'entreprise. Cependant, il n'est pas nécessaire de tout couvrir au cours des premiers jours. En étalant les informations sur plusieurs semaines, vous rendrez le processus d'intégration plus attrayant et vous aurez plus de chances que le nouvel employé assimile réellement ce qu'il apprend.
• Définir les attentes - certaines attentes ont peut-être déjà été définies lors de l'intégration, mais il convient ici de clarifier ce que le nouvel employé doit attendre de l'entreprise en termes de supervision, de retour d'information et de collaboration. En outre, expliquez ce que l'entreprise attend du nouvel employé une fois que l'intégration est terminée et que le travail commence vraiment. Vous pensez peut-être que le nouvel employé comprendra ces éléments automatiquement, mais il est important de ne pas le laisser dans l'incertitude.

Grâce à une série de réunions, d'ateliers, de présentations et de rencontres informelles, la période d'orientation doit créer un sentiment positif et laisser le nouvel employé confiant dans ce que les mois à venir lui réservent.

3. la formation - développer les capacités clés pour la fonction

Si la phase d'orientation visait à renforcer le sentiment d'appartenance du nouvel employé à l'organisation et à partager les informations clés dont tous les employés ont besoin, la formation est axée sur la préparation aux spécificités de son rôle. Les détails de cette étape dépendent évidemment du poste, mais elle comprendra probablement les éléments suivants

• Formation aux logiciels et outils essentiels liés à la fonction - qu'il s'agisse du logiciel de CAO ou du système de gestion de la relation client que l'employé utilisera, ou des dispositifs de sécurité des chariots élévateurs qu'il conduira.
• Introduction aux outils administratifs internes - comme le système de réservation des congés payés ou l'intranet de l'entreprise.
• Informations sur les processus - quelle est la place du nouvel employé dans la machine organisationnelle globale, sur quelles équipes et quels services s'appuient-ils et lesquels s'appuient-ils sur eux?

Il est évidemment difficile pour les RH de concevoir et d'organiser la phase de formation elle-même - cela doit être fait par les membres de l'équipe possédant l'expertise requise. Toutefois, les RH jouent un rôle clé en soulignant l'importance de la formation, en veillant à ce qu'elle ait sa place dans le processus d'intégration et en aidant les formateurs à se préparer avant le début de la formation.

Parmi toutes les étapes du processus d'intégration, la formation est probablement la plus importante pour le nouvel employé. Dans notre enquête 2024 Workmonitor menée auprès de milliers de travailleurs dans le monde entier, 72 % des personnes interrogées considèrent que la formation est importante pour leur emploi actuel. Ces résultats ont été repris dans un sondage réalisé par Amazon et Gallup, dans lequel 57 % des personnes interrogées ont déclaré être "très" ou "extrêmement" intéressées par une formation qui renforcerait leurs compétences au travail. 

Il est probable que vos travailleurs soient désireux d'en apprendre davantage et de recevoir la formation dont ils ont besoin pour maîtriser leur travail - assurez-vous donc que la période de formation est planifiée et mise en avant au cours du processus d'intégration.

4. l'intégration - devenir un véritable membre de l'équipe

C'est au cours de cette période de transition que l'employé passe du statut de "nouvel embauché" à celui de membre naturel de l'équipe. Cette évolution se fait souvent lentement, au fil des semaines ou des mois, au fur et à mesure que l'employé comprend mieux son rôle et atteint son niveau normal de productivité.

Il est facile de considérer l'intégration comme un processus naturel qui vient avec le temps, mais ce n'est pas toujours le cas. Vous devez toujours la considérer comme faisant partie du processus d'intégration et vous efforcer de la rendre aussi harmonieuse que possible, tout comme vous le feriez pendant les phases de préparation, d'orientation et d'intégration.

Dans la pratique, cela peut signifier que les managers et les RH continuent à dialoguer avec le nouvel embauché au fur et à mesure qu'il progresse. Vous n'aurez pas besoin de vous rencontrer aussi souvent qu'au cours de la première semaine, mais le fait de prévoir des rencontres régulières pour faire le point sur l'intégration dans les semaines ou les mois qui suivent le premier jour peut vous aider à résoudre d'éventuels problèmes.

Prendre le temps de s'assurer que l'intégration culturelle souhaitée a réussi permet de prévenir les problèmes avant qu'ils ne surviennent et peut entraîner de sérieuses économies - des chercheurs ayant publié un article dans la revue MIT Sloan Management Review ont constaté que les questions culturelles d'entreprise étaient 10,4 fois plus importantes que la rémunération en tant que facteur déterminant pour les employés qui quittent leur emploi.

Cette étape du processus d'intégration est également essentielle pour les RH. Le nouvel embauché s'est installé, mais ses premières semaines de travail sont encore fraîches dans son esprit. Vous devez donc obtenir un retour d'information sous la forme d'enquêtes et d'entretiens pour connaître les points forts de votre processus d'intégration et savoir où des améliorations peuvent être apportées.

obtenir l'infographie sur le processus d'intégration

Dans le tourbillon de la journée de travail et sous la pression du recrutement de nouveaux membres talentueux, il est facile de négliger les détails du processus d'intégration, en particulier lorsque l'on occupe un poste très prenant dans une petite ou moyenne entreprise. Notre infographie décompose l'intégration en quatre étapes et crée un rappel visuel de la manière dont votre processus devrait se dérouler. Téléchargez-la et accrochez-la au mur de votre bureau avant votre prochain recrutement.