évaluer et affiner: comment améliorer votre processus d'intégration.

Le processus d'intégration des nouveaux employés est une activité essentielle de l'entreprise - sans une intégration adéquate, les nouvelles recrues mettent plus de temps à devenir productives et sont plus susceptibles de quitter l'entreprise prématurément.

C'est pourquoi l'intégration ne doit pas être considérée comme une initiative ponctuelle des RH. Afin de créer une base solide pour la réussite des nouveaux employés, le processus doit se développer et évoluer au fil du temps, en fonction des besoins de votre entreprise.

Dans cet article, nous aborderons les meilleures pratiques en matière d'intégration pour améliorer votre processus et faire en sorte que chaque nouvel employé bénéficie d'une meilleure intégration que le précédent.

identifiez vos indicateurs d'accueil - et commencez à les mesurer

Vous avez toujours besoin d'un moyen fiable pour mesurer votre succès lorsque vous essayez d'améliorer quelque chose, et l'accueil des nouveaux arrivants ne fait pas exception à la règle. Lorsque vous aurez décidé d'améliorer activement votre processus, mesurez ces statistiques d'intégration - vous n'avez pas besoin d'outils ou de connaissances spécialisés pour commencer, et elles vous donneront un aperçu de l'accueil et de l'efficacité de votre intégration:

• rotation des nouveaux employés - La plupart des professionnels des ressources humaines expérimentés peuvent confirmer qu'une grande partie de la rotation des employés a lieu au cours de la première année. Les études et les enquêtes aboutissent à des résultats différents, mais la plupart situent le taux de rotation des nouveaux employés entre 30 et 50 %. Dans certains secteurs d'activité ou pour certaines fonctions, la majeure partie de la rotation peut même se produire au cours du premier mois.

 Un taux de rotation élevé parmi les nouveaux employés n'est pas toujours dû à un mauvais accueil - un employé peut passer par un excellent processus d'accueil mais choisir de quitter l'entreprise pour des raisons personnelles. Cependant, un processus d'intégration qui ne permet pas au nouvel employé de se sentir le bienvenu et confiant dans son nouveau rôle est susceptible de contribuer à une rotation plus rapide.

Gardez un œil sur le taux de rotation de tous vos nouveaux employés au cours de la première année, et essayez de ventiler les chiffres par département, rôle ou responsable. Cela vous aidera à identifier les points faibles de l'intégration dans l'ensemble de l'organisation. 

• Engagement des employés - L'engagement peut être difficile à mesurer, mais il existe quelques indicateurs. Des taux d'absentéisme élevés, une baisse des performances ou de la production, ou encore des résultats en baisse dans les enquêtes de satisfaction des salariés peuvent tous être dus à une baisse du niveau d'engagement. Les niveaux d'engagement doivent être mesurés dans l'ensemble du personnel, en particulier lorsque la part des employés qui prévoient de changer d'emploi au cours des six prochains mois est en augmentation (selon le rapport 2024 Randstad Employer Brand Report). Mais si l'engagement est en baisse parmi vos nouvelles recrues, des problèmes dans le processus d'intégration pourraient en être la cause.

• satisfaction à l'égard de l'intégration - Bien entendu, vous pouvez également mesurer la satisfaction à l'égard de l'intégration en interrogeant directement les nouveaux employés. C'est la façon la plus directe d'évaluer la qualité de votre processus d'intégration! Cependant, il n'est pas toujours garanti que les résultats soient exacts, en particulier si les réponses ne sont pas anonymes. Utilisez ces résultats directs avec les autres indicateurs d'intégration pour obtenir une image complète de la qualité de votre processus.

demander aux employés dans le cadre d'une enquête sur l'intégration des nouveaux employés

Quelle que soit la taille de votre organisation, une courte enquête sur l'intégration des employés est simple à mettre en place et fournit des informations incomparables. N'oubliez pas les conseils suivants pour que vos résultats soient exacts:

• Veillez à ce que l'enquête soit aussi cohérente que possible - Il est inévitable de modifier légèrement l'enquête au fil du temps, à mesure que votre processus d'intégration évolue. Certains employés peuvent également se voir poser des questions différentes - par exemple, les attentes des travailleurs à distance en matière d'intégration sont différentes de celles du personnel sur site. Cependant, vous devriez vous efforcer de poser les mêmes questions à chaque nouvel employé et d'envoyer l'enquête au même moment - par exemple, cinq semaines après le début de l'activité. Vous pourrez ainsi comparer les résultats de manière fiable au fil du temps et vous faire une idée plus précise de l'efficacité des changements apportés à votre processus d'intégration. 
   
• Réfléchissez bien aux questions de votre enquête d'intégration des nouveaux embauchés - Il est difficile de créer des questions d'enquête d'intégration des nouveaux embauchés qui donnent des résultats précis. Pour obtenir le meilleur équilibre entre des réponses comparables et des informations personnelles, mélangez des questions fermées et des questions ouvertes. Par exemple, demandez aux nouveaux embauchés d'évaluer leur satisfaction globale sur une échelle de 1 à 10, mais demandez-leur également d'énumérer les points forts de leur première semaine de travail. 
   
• Réfléchissez au format de votre enquête - L'enquête d'intégration est importante et constitue une excellente occasion d'obtenir un retour d'information, mais personne n'a envie de passer du temps à remplir une enquête complexe comportant des centaines de questions. Essayez de faire court en vous limitant aux aspects les plus importants, ou mélangez les choses en remplaçant l'enquête d'accueil par plusieurs petites enquêtes d'opinion, envoyées tout au long du processus d'accueil. Avec seulement une poignée de questions dans chacune d'elles, ces petites enquêtes vous permettent d'adapter finement vos questions à chaque étape du processus d'accueil et peuvent révéler ses points faibles.

partager le retour d'information et communiquer sur les succès de l'accueil des nouveaux arrivants

Même si des membres de l'équipe de toute l'entreprise doivent être impliqués dans l'intégration, le département des ressources humaines est le maître d'œuvre du processus. Toutefois, cela ne signifie pas que les informations sur l'efficacité de l'intégration doivent être conservées au sein du département des ressources humaines. Pour vraiment commencer à améliorer le processus, le retour d'information doit aller aux managers et aux collègues avec lesquels les nouveaux embauchés passent la majeure partie de leur intégration. 

• S'assurer que les managers sont conscients de l'importance de l'intégration - Un processus d'intégration bien conçu et standardisé peut augmenter la productivité des nouveaux employés de 62 % et la fidélisation de 50 %, comme l'indique la Harvard Business Review - les managers qui se considèrent comme trop occupés pour s'engager réellement dans le processus d'intégration doivent donc comprendre l'intérêt d'intégrer correctement les nouveaux employés.
• Partagez vos améliorations - Une fois que vous aurez commencé à suivre les paramètres d'intégration des nouveaux employés, vous serez en mesure de voir quand ils s'améliorent - par exemple, quand les taux de rétention commencent à augmenter. Ne pensez pas que le reste de l'organisation s'en apercevra. Au contraire, vous devez vous efforcer d'en faire part activement par le biais de vos canaux de communication. Chaque amélioration du processus d'intégration aura des effets directs sur vos résultats.
• Prenez des mesures concrètes pour résoudre les problèmes - Lorsque vous évaluez le succès de votre intégration, surveillez les départements et les responsables qui semblent renvoyer les indicateurs les moins performants et travaillez à améliorer les choses. Une enquête du cabinet de conseil en management DDI a révélé que plus de la moitié des personnes interrogées avaient quitté au moins un emploi à cause d'un manager. Vos efforts pour recueillir des informations auprès des nouveaux employés sur la réalité de votre processus d'intégration seront vains si vous ne les mettez pas à profit lorsque vous travaillez avec les responsables qui accueillent les nouveaux employés.

contrôlez votre processus d'intégration, du début à la fin

Si vous souhaitez améliorer votre processus d'intégration, il est peut-être temps de revoir l'ensemble du processus, du début à la fin. Pour commencer, téléchargez notre liste de contrôle sur l'intégration: elle fournit une structure de base pour les premières semaines et les premiers mois d'un nouvel employé dans l'entreprise, et vous aide à vous souvenir de toutes les étapes essentielles sur la voie d'une meilleure intégration.

Cliquez ci-dessous pour le télécharger au format Excel, et n'hésitez pas à l'adapter et à le développer au fur et à mesure de l'évolution de votre processus d'intégration.