ce qu'il faut faire et ne pas faire pour les organisations exploitant un lieu de travail hybride.

Alors que les effets du COVID-19 commencent à s'estomper, les employeurs et les employés se préparent à un nouveau changement : le travail dans un marché post-pandémique. De nombreux employeurs sont confrontés à la décision de poursuivre le modèle de travail à distance mis au point pendant la pandémie, de ramener tous leurs employés à un travail sur site à temps plein ou de développer un nouveau modèle de travail hybride, qui offre à la fois des options de travail à distance et sur site.

Nos recherches montrent que les travailleurs sont peut-être prêts à mettre un terme au travail à distance à temps plein. Selon notre étude Randstad Workmonitor, 78 % de la main-d'œuvre mondiale est prête à revenir sur le lieu de travail, au moins à temps partiel. Toutefois, certains de ces employés ne sont pas vraiment prêts à revenir à temps plein. En fait, un salarié sur trois estime qu'un modèle de travail hybride est la formule de travail la plus idéale et près d'un sur quatre souhaite des horaires flexibles.

Compte tenu de ces statistiques, il n'est pas étonnant que de grandes entreprises, telles que Microsoft, Google, Randstad Global et Ford Motors, investissent déjà dans le travail hybride.

Qu'est-ce qu'un modèle de travail hybride et peut-il convenir à votre entreprise ? Cet article vous fournira de plus amples informations sur les modèles de travail hybrides ainsi que des conseils pour créer un lieu de travail hybride productif.

qu'est ce qu'un modèle de travail hybride ?

Un modèle de travail hybride intègre des aspects des modèles de travail sur place et à distance. Il peut fonctionner de deux manières différentes. L'option la plus courante est celle où les employeurs autorisent leurs employés à travailler certains jours à domicile et certains jours au bureau. Le deuxième modèle de travail hybride est celui où certains employés peuvent travailler à distance, tandis que d'autres doivent maintenir un horaire de travail sur place.

L'investissement dans un modèle de travail hybride présente de grands avantages, notamment :

• une productivité accrue : Nos recherches montrent que 34 % des employeurs admettent avoir constaté une augmentation de la productivité des travailleurs à distance.
• une plus grande satisfaction des employés : Des recherches supplémentaires montrent que 35 % des employés interrogés considèrent qu'un modèle de travail hybride est l'horaire de travail idéal.
• un vivier de talents plus important : Le fait d'exiger des employés qu'ils ne travaillent sur place que quelques jours par semaine peut attirer les talents qui recherchent une plus grande flexibilité au travail ainsi que ceux qui ne veulent pas faire de trajet quotidien.
• une meilleure préparation : Bien que les effets de COVID-19 commencent à s'estomper, l'avenir reste incertain. Le maintien d'un modèle de travail hybride peut garantir que vos employés sont prêts à faire face à toute perturbation future du lieu de travail.

meilleures pratiques pour un lieu de travail hybride : à faire et à ne pas faire

Si vous envisagez de mettre en œuvre un modèle hybride, il est important d'avoir un plan en place dès le départ. Pour vous aider à démarrer, nous avons créé une liste des choses à faire et à ne pas faire concernant les meilleures pratiques du travail hybride.

de faire :

faire : comprendre les besoins de votre employé

Dans l'ensemble, les employés du monde entier se sont mobilisés et ont fait ce qu'ils devaient faire pour surmonter la pandémie. Bien que les choses reviennent lentement à la normale, bon nombre des facteurs de stress supplémentaires qui pèsent sur la vie professionnelle et personnelle de vos employés demeurent. Vous ne pouvez certainement pas créer un modèle de travail qui réponde aux besoins de chaque employé, mais vous pouvez vous faire une idée des principaux défis auxquels vos travailleurs sont confrontés.

Grâce à cette compréhension, vous pouvez créer un modèle hybride qui favorise la productivité et le moral des employés tout en aidant vos travailleurs à maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Il est tout aussi important de prévoir des contrôles fréquents avec vos employés afin de vérifier le succès ou les faiblesses du nouveau modèle de travail et de l'adapter si nécessaire.

faire : fixer des attentes claires

Les études montrent que les employés souhaitent être mieux encadrés en ce qui concerne les options de travail hybride. En fait, ils veulent savoir ce que l'on attend d'eux. Selon notre étude Randstad Workmonitor, 27 % des salariés souhaitent des politiques plus strictes en matière d'horaires de travail, tandis que 24 % d'entre eux souhaitent des protocoles plus rigoureux concernant le travail à distance et sur site.

Lorsque vous créez de nouvelles politiques pour le lieu de travail hybride, soyez toujours clair et concis. Les travailleurs doivent comprendre quelles sont leurs responsabilités (heures de travail, obligations de communication, etc.), qu'ils travaillent à domicile ou au bureau. Vos travailleurs doivent également savoir exactement comment leurs performances seront mesurées et à qui s'adresser en cas de problème.

faire : investir dans des outils de communication

La communication est l'un des plus grands défis du modèle de travail hybride. Cependant, il est impératif de s'assurer que les travailleurs sur place et à distance sont à jour et sur la même longueur d'onde. Sinon, vous risquez de compromettre la réputation de votre entreprise en raison d'une mauvaise communication.

Si vos travailleurs sont éloignés depuis la pandémie, il est probable que vous ayez déjà été confronté à de multiples problèmes de communication. Heureusement, les progrès technologiques de ces dernières années ont permis le développement d'un grand nombre d'outils de communication. Prenez le temps d'identifier les problèmes de communication de votre entreprise. Ensuite, recherchez des options de communication alternatives qui peuvent aider votre entreprise à surmonter ces obstacles.

faire : restructurer le cadre du bureau

Un nouveau modèle de travail implique une nouvelle façon de travailler, qui, à son tour, peut nécessiter un nouvel environnement de travail. Réfléchissez à la façon dont vos employés travailleront à domicile et au bureau. Les journées de travail au bureau devraient être axées sur la constitution d'équipes, la collaboration, les réunions, les séances de brainstorming et la formation. Disposer d'un espace permettant aux équipes d'organiser ce type de réunions sera extrêmement important lors de la transition de votre entreprise vers un modèle hybride.

Cela ne signifie pas que votre entreprise doive investir dans des rénovations coûteuses ou déménager vers un nouveau site. Cela signifie simplement que vous devez réimaginer le lieu de travail. Par exemple, si vos employés travaillent en horaires décalés, vous pouvez peut-être créer un espace de bureau partagé et convertir les autres bureaux en salles de réunion.

faire : faire de la sécurité une priorité

Si les employés sont prêts à reprendre le travail, cela ne va pas sans un certain degré d'anxiété. Parmi ceux qui sont anxieux à l'idée de retourner sur leur lieu de travail, 45 % considèrent les problèmes de sécurité liés au COVID-19 comme le principal coupable. Les employeurs peuvent contribuer à atténuer cette anxiété en prenant des mesures pour créer un lieu de travail sûr après une pandémie.

La mise à disposition d'outils de sécurité, tels que des masques et du désinfectant pour les mains, la mise en place de procédures de test COVID-19, la promotion de la distanciation sociale et la mise en place d'horaires flexibles peuvent contribuer à ce que vos employés se sentent en sécurité sur le lieu de travail.

à ne pas faire

à ne pas faire : mettre toute la prise de décision entre les mains de l'employé

Le modèle idéal peut sembler être de laisser chaque employé déterminer les jours où il veut travailler à domicile et ceux où il veut venir au travail. À moins que ces employés ne travaillent indépendamment de leurs collègues, ce type d'arrangement pourrait entraîner de multiples difficultés.

Tout d'abord, la plupart des employés vont choisir de travailler le lundi et/ou le vendredi depuis leur domicile. Par conséquent, si votre objectif est de réduire le nombre de travailleurs sur le lieu de travail un jour donné, cela peut constituer un défi majeur. Deuxièmement, si les membres de l'équipe ont d'autres jours de congé, il ne sera pas possible d'utiliser le lieu de travail pour améliorer l'innovation, la créativité et l'esprit d'équipe.

Un meilleur modèle de travail hybride est celui où les chefs d'équipe et leurs employés fixent les paramètres du travail à distance. Vous pouvez toujours offrir une certaine flexibilité au niveau des horaires, mais le modèle à distance fonctionne mieux si les horaires sont fixés au niveau de l'équipe, du département ou de l'entreprise.

ne pas : se précipiter pour prendre des décisions permanentes

Il est important de comprendre dès le départ que la création d'un modèle de travail hybride prend du temps. Il est fort probable que les politiques que vous mettez en place aujourd'hui devront être modifiées au cours des semaines et des mois à venir. En fait, il faudra peut-être plusieurs années pour mettre en place un lieu de travail hybride idéal pour votre entreprise. Ces changements sont acceptables, car cela se produit lors de la mise en œuvre de tout nouveau processus d'entreprise.

L'erreur à ne pas commettre est de promettre que ces nouvelles modalités de travail sont permanentes. Faites plutôt savoir à vos employés que le développement d'un modèle hybride est un travail en cours et que l'entreprise évaluera périodiquement son efficacité et apportera des changements si nécessaire.

à ne pas faire : créer un personnel "nous contre eux".

Un autre problème qui peut rapidement survenir dans un modèle de travail hybride est le développement d'une mentalité de "nous contre eux". Cet obstacle est particulièrement difficile à surmonter lorsque certains employés travaillent sur place à plein temps, tandis que d'autres travaillent à distance ou même en mode hybride. De nombreux travailleurs sont tellement habitués à travailler sur place qu'il peut être difficile de se rappeler que leurs collègues hors site ne sont pas là pour entendre toutes les conversations ou pour être au courant des événements qui se produisent sur le lieu de travail.

Il est essentiel de mettre en place des garanties pour s'assurer que tous les travailleurs sont tenus au courant et ont accès aux documents dont ils ont besoin quand ils en ont besoin. Par exemple, les chefs d'équipe sur site peuvent créer un mémo quotidien de fin de journée qui fournit les informations importantes de la journée. Lorsqu'ils sont tenus responsables de ce passage d'informations, les employés sur site feront un plus grand effort pour partager toutes les informations pertinentes.

à ne pas faire : permettre la surcharge numérique

L'épuisement numérique est réel, et il peut affecter la productivité. Une étude récente menée par Microsoft a montré que le nombre de réunions d'équipe a doublé entre 2020 et 2021 et que la durée de ces réunions a plus que triplé, passant de dix minutes seulement en 2020 à une moyenne de 35 à 45 minutes en 2021. Elle a également montré un pic du nombre de messages de chat et d'e-mails envoyés quotidiennement.

Pour que le travail à distance devienne une réalité effective, les employeurs doivent relever le défi de front. Voici quelques tactiques qui peuvent contribuer à atténuer le stress :

• encourager les dirigeants à envoyer aux employés un ordre du jour avant les réunions afin de s'assurer que seules les personnes qui doivent être présentes y assistent.
• permettre aux travailleurs d'avoir des plages horaires de non-dérangement, afin qu'ils puissent travailler sans distractions
• demander instamment aux employés de réfléchir davantage à qui et pourquoi ils envoient des courriels

à ne pas faire : se concentrer sur le travail et non sur les loisirs

Vous avez probablement entendu l'expression "tout le travail et aucun jeu font de Jack un garçon ennuyeux". Il y a beaucoup de vérité dans cette phrase. Des études montrent que le manque de pauses au cours de la journée peut entraîner des blocages créatifs et entraver l'innovation. D'autres études révèlent que les travailleurs qui font des pauses ont tendance à être plus productifs que ceux qui n'en font pas.

En outre, 27 % des travailleurs ont déclaré que le sentiment d'isolement était l'un des principaux obstacles au travail à distance. Votre entreprise peut contribuer à atténuer ce sentiment d'isolement tout en stimulant la créativité en organisant des pauses sociales tout au long de la journée pour les travailleurs sur site et à distance. Envisagez d'organiser des pauses, comme des pauses café virtuelles, des jeux de questions-réponses à l'heure du déjeuner et même un happy hour virtuel après les heures de travail.

points essentiels à retenir

• 78 % de la main-d'œuvre mondiale est prête à reprendre le travail, au moins à temps partiel.
• Plus d'un travailleur sur trois souhaite un horaire de travail hybride
• 54 % des employés interrogés sont déjà autorisés à maintenir un horaire de travail hybride.
• 24 % des employés souhaitent que les employeurs élaborent des politiques plus strictes en matière de travail sur site et à distance.
• Les employeurs doivent prendre l'initiative de créer des horaires de travail hybrides
• Créer un nouvel environnement de travail qui favorise la collaboration et la sécurité COVID est une nécessité.
• Les employeurs peuvent contribuer à éviter l'épuisement numérique sur le lieu de travail en développant des pratiques professionnelles significatives qui limitent les points de contact numériques.

Pour plus de conseils sur le développement d'un modèle de travail hybride efficace qui améliore la production, la satisfaction au travail et les taux de rétention, téléchargez notre mini-guide pour améliorer l'engagement des employés dans un environnement de travail hybride.