qu'est-ce qu'une prise de références et pourquoi est-elle importante?

De nombreux employeurs ont déjà recours à la prise de références dans le cadre du processus de recrutement. Cependant, ils n'en perçoivent pas toujours toute la valeur.

À l’heure où le marché de l’emploi est particulièrement concurrentiel, vous devez plus que jamais vous assurer d’embaucher le bon candidat. Bien menée, la prise de références peut vous y aider. Par exemple, cette vérification est un outil idéal pour déterminer l'adéquation du postulant au poste et à l’entreprise.

Pour tirer le meilleur parti de ce processus, il est essentiel de comprendre précisément ce que permet cet outil de recrutement, la valeur qu’il ajoute au processus d'embauche et la manière de recueillir les informations dont vous avez besoin pour choisir les bons profils.

Poursuivez la lecture pour en savoir plus sur l'importance de la vérification des références dans le cadre d’un processus de recrutement.

qu'est-ce qu'une prise de références?

La prise de références se fait généralement vers la fin du processus de recrutement. L’objectif est d'obtenir des informations sur un candidat en demandant un retour de la part de collègues et de managers, anciens et actuels. Ces renseignements sont obtenus en posant une série de questions, par téléphone ou par courrier électronique.

Le processus de prise de références est plutôt simple par nature. Le candidat vous fournit une liste de noms de contacts ayant une connaissance directe de ses compétences et autres aptitudes professionnelles. À l'aide de ces coordonnées, vous devez contacter chaque référent et lui poser une série de questions, comme: «Comment évalueriez-vous la capacité du candidat à travailler en équipe?»

Dans la mesure où ce processus se déroule généralement à la fin du recrutement, il vous suffit de vérifier les antécédents des personnes que vous envisagez d'embaucher.

Même si le processus est simple, l'astuce pour obtenir un retour d'information efficace est de s'assurer que vous posez les bonnes questions. En d'autres termes, la prise de références nécessite un plan stratégique.

Pourquoi la prise de références est-elle importante dans le cadre du processus de recrutement?

Il existe plusieurs raisons qui nécessitent la prise de références de la part de l’employeur, comme:

obtenir des informations pertinentes

Les référents sont souvent les meilleures sources pour recueillir des informations sur les aptitudes professionnelles du candidat. En effet, ils ont une connaissance directe de sa performance en entreprise et de ses compétences.

En posant les bonnes questions lors de l’entretien d’embauche, vous pouvez collecter de précieux renseignements: les points forts et les points faibles du candidat, sa capacité à respecter les délais, sa volonté d'apprendre… Ces éléments de réponse peuvent ensuite vous aider à déterminer si le postulant possède les compétences et les qualités requises pour le poste.

déterminer l'adéquation au poste

En tant que responsable du recrutement ou professionnel des RH, vous le savez déjà : les bonnes compétences ne représentent qu'un des facteurs de sélection. Outre l'adéquation au poste, vous recherchez aussi un candidat qui s’intègre harmonieusement à l'équipe et à la culture d’entreprise.

La vérification des références peut vous aider à déterminer si la personne qui postule conviendra à vos attentes et à prendre la meilleure décision pour votre entreprise. Après tout, qui connaît mieux le candidat que quelqu'un qui a travaillé avec lui au quotidien ? En général, la façon dont le référent répond aux questions vous permet de savoir quel est son niveau relationnel avec le candidat : s'agit-il d'un simple collègue de travail ou d’une relation plus étroite?

Veillez à poser des questions en lien direct avec la culture de votre entreprise. Par exemple, si la vôtre est fondée sur la collaboration et l'esprit d'équipe, renseignez-vous sur la capacité du candidat à travailler avec les autres. Vous pouvez également demander à son ancien manager des exemples de situations où le postulant a travaillé en équipe pour réaliser un projet spécifique.

vérifier les informations données par les candidats

L'un des principaux avantages de la prise de références est qu'elle peut vous aider à vérifier les faits figurant sur le CV et à évaluer si le candidat correspond au poste à pourvoir. N'hésitez pas à vérifier auprès du référent certaines informations : le titre du poste, les fonctions, les responsabilités professionnelles, la formation, les compétences… En réalité, les collègues ou les managers, actuels ou anciens, sont souvent les mieux placés pour juger des compétences et des aptitudes du candidat.

Autre point important : n’oubliez pas que les opinions des référents se basent sur une variété de facteurs. Il est bon de garder à l'esprit que la plupart des candidats ne fournissent que des contacts dont ils savent qu'ils diront du bien d'eux. Pour clarifier certaines réponses et confirmer ces témoignages, veillez à aller plus loin. Par exemple, si le référent indique que le candidat est un bon leader, poursuivez en demandant quelles sont ses compétences spécifiques en matière de leadership.

identifier les signaux d’alerte

Autre avantage de la prise de références : vous alerter sur des problèmes potentiels avec le candidat. Par exemple, si les réponses du référent ne correspondent pas au CV et au poste visé, peut-être est-ce le signe que le candidat a embelli certaines de ses compétences et de ses expériences.

Le référent peut également faire allusion, par inadvertance, à des attitudes toxiques en entreprise, comme des absences fréquentes, des retards répétés, des comportements inadaptés…

Autre signal d'alarme à rechercher lors du processus de vérification : l'incapacité du référent à répondre à des questions simples concernant ses précédentes missions. Cela peut indiquer qu’il n’a pas travaillé en étroite collaboration avec le candidat et qu'il n’est donc pas la meilleure personne à juger de sa performance sur le terrain.

vérifier les informations données par les candidats

L'un des principaux avantages de la prise de références est qu'elle peut vous aider à vérifier les faits figurant sur le CV et à évaluer si le candidat correspond au poste à pourvoir. N'hésitez pas à vérifier auprès du référent certaines informations : le titre du poste, les fonctions, les responsabilités professionnelles, la formation, les compétences… En réalité, les collègues ou les managers, actuels ou anciens, sont souvent les mieux placés pour juger des compétences et des aptitudes du candidat.

Autre point important : n’oubliez pas que les opinions des référents se basent sur une variété de facteurs. Il est bon de garder à l'esprit que la plupart des candidats ne fournissent que des contacts dont ils savent qu'ils diront du bien d'eux. Pour clarifier certaines réponses et confirmer ces témoignages, veillez à aller plus loin. Par exemple, si le référent indique que le candidat est un bon leader, poursuivez en demandant quelles sont ses compétences spécifiques en matière de leadership.

identifier les signaux d’alerte

Autre avantage de la prise de références : vous alerter sur des problèmes potentiels avec le candidat. Par exemple, si les réponses du référent ne correspondent pas au CV et au poste visé, peut-être est-ce le signe que le candidat a embelli certaines de ses compétences et de ses expériences.

Le référent peut également faire allusion, par inadvertance, à des attitudes toxiques en entreprise, comme des absences fréquentes, des retards répétés, des comportements inadaptés…

Autre signal d'alarme à rechercher lors du processus de vérification : l'incapacité du référent à répondre à des questions simples concernant ses précédentes missions. Cela peut indiquer qu’il n’a pas travaillé en étroite collaboration avec le candidat et qu'il n’est donc pas la meilleure personne à juger de sa performance sur le terrain.

conseils pour effectuer une bonne prise de références

Vous devez prendre en compte, lors de la prise de références, certains éléments, comme:

réservez suffisamment de temps

Si la prise de références est très utile dans le processus de recrutement, elle peut aussi être très chronophage pour un recruteur. Si vous procédez par téléphone, prévoyez suffisamment de temps pour faire les vérifications nécessaires. Avec notre solution relevate reference (Chekster), vous pouvez rationaliser l'ensemble du processus, en recueillant des informations de meilleure qualité en moins de temps et de manière sûre et sécurisée.

posez des questions directes et ouvertes

Ne faites pas l'erreur de poser une série de questions qui n’appellent que des réponses par oui ou par non. Les informations recueillies au cours de l'entretien n’auront que très peu de valeur et vous empêcherez les référents de vous donner un aperçu sur les véritables capacités du candidat. Posez plutôt des questions ouvertes qui permettent à vos interlocuteurs de fournir des détails sur les compétences et les aptitudes des candidats.

demandez des références professionnelles

C’est bien connu: les candidats sont plus enclins à fournir les noms de personnes en qui ils ont confiance pour les évaluer positivement. Même s’il est impossible d’échapper à cette logique, vous pouvez demander les coordonnées de collègues et de managers actuels ou anciens. Vous pouvez également préciser que vous ne préférerez pas échanger avec les référents issus de la famille, même si le postulant a déjà travaillé avec eux. En adoptant une telle démarche, vous pouvez améliorer la qualité des références vérifiées en sollicitant des interlocuteurs ayant une connaissance directe des compétences professionnelles du candidat.

veillez aux responsabilités légales

Sachez-le: il existe des limites légales en matière de prise de références. Et le code du travail le stipule. L’employeur ne peut pas poser de questions relatives à la vie privée. Selon l’article L. 121-6, « les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ou à un salarié ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles.» Prenez donc le temps de contacter votre équipe juridique et de protection des données pour éviter tout problème de conformité.

préparez vos questions

Il est également judicieux de préparer une liste de questions avant de commencer la prise de références. Cette étape permet de rester sur la bonne voie et de recueillir des informations pertinentes sur les talents que vous souhaitez recruter.

exemples de questions pour la prise de références

Avant de vérifier des références, prenez le temps d'obtenir l'avis des autres membres de l'équipe de recrutement. Ces retours vous permettront de poser des questions très spécifiques au poste et aux missions du candidat lors de votre échange avec les référents.

Généralement, le processus de prise de références commence par plusieurs questions élémentaires pour s’assurer que le référent a effectivement travaillé avec le candidat. À titre d’exemples, vous pouvez demander:

• Pendant combien de temps avez-vous travaillé avec le candidat?
• Quel était le rôle du candidat dans son travail?
• Quelles étaient les tâches et les responsabilités spécifiques dans son poste?

Ensuite, vous pouvez passer à des questions davantage liées à ses missions, telles que:

• Comment évaluez-vous la capacité du candidat à gérer des situations stressantes?
• Comment le candidat a-t-il géré les conflits au travail?
• Comment les capacités de travail du candidat se comparent-elles à celles d'autres personnes occupant des fonctions similaires?
• Savez-vous pourquoi le candidat a démissionné?
• Engageriez-vous ou recommanderiez-vous le candidat pour ce poste?

Ensuite, donnez au référent l'occasion de fournir des détails supplémentaires concernant le candidat, de répondre à toute inquiétude ou de clarifier une réponse donnée précédemment.

Pour obtenir une liste complète des questions que vous pouvez poser au cours du processus de prise de références, téléchargez dès maintenant notre guide.