optimiser les entretiens: prenez-vous les bonnes mesures pour trouver les meilleurs talents?

Le processus de recrutement comporte de nombreux éléments importants, qu'il s'agisse de la rédaction de descriptions de poste claires qui donnent une idée précise du rôle et attirent des talents de haut niveau, ou de la vérification fiable des références.

En ce qui concerne l'évaluation des compétences, l'une des étapes les plus cruciales du cycle d'embauche est l'entretien, au cours duquel vous devez commencer à aller plus loin que ce que vous pouvez apprendre dans les CV et les profils LinkedIn. Les entretiens vous donnent l'occasion d'en savoir plus sur l'expérience et les capacités d'un candidat, mais aussi d'approfondir sa personnalité et ce qui fait de lui un individu unique. C'est un élément crucial lorsque vous voulez évaluer comment cette personne s'intégrera à ses collègues potentiels, à son supérieur et à votre entreprise en général.

En gardant cela à l'esprit, il est utile de réfléchir à la manière dont vous pouvez adapter votre stratégie d'entretien afin de profiter au maximum du processus et de trouver les meilleurs talents pour les emplois administratifs et de bureau.

Dans ce blog, nous verrons comment vous pouvez adopter une approche en trois étapes comprenant les phases suivantes:

• Planification et préparation
• Entretien
• Suivi post-entretien

Planification et préparation

Comme de nombreux aspects des RH, et des affaires en général, le processus d'entretien est plus efficace et productif lorsqu'il a été soigneusement planifié. Vous ne disposez que d'un petit laps de temps pour en apprendre le plus possible sur chaque candidat. La préparation est donc essentielle si vous voulez profiter au maximum de chaque entretien.

Aspects pratiques

Pour commencer, il est bon de vérifier que vous avez pris les bonnes dispositions pratiques pour assurer le bon déroulement de l'entretien et sa ponctualité. Cela signifie qu'il faut confirmer les réservations des salles de réunion du bureau et s'assurer que vous disposez de suffisamment de temps pour mener un entretien approfondi. Assurez-vous également d'avoir prévu un peu de temps libre avant la réunion afin d'être prêt à la commencer rapidement, et aussi immédiatement après afin de pouvoir enregistrer vos premières pensées et impressions.

N'oubliez pas que le processus d'entretien ne se limite pas à l'évaluation des demandeurs d'emploi par votre entreprise. C'est aussi l'occasion pour les candidats individuels de mieux vous connaître et de se faire une idée précise de leur désir de travailler pour vous ou non.

Un entretien tardif ou des problèmes de réservation de salles de réunion donneront une mauvaise image de l'entreprise, ce qui augmentera le risque que des candidats très recherchés choisissent d'aller exercer leurs talents ailleurs.

Rechercher le candidat

Une autre partie importante de la phase de planification et de préparation de l'entretien consiste à faire des recherches sur la personne qui postule pour le poste. 

Prenez le temps de passer en revue toutes les informations dont vous disposez sur cette personne, qu'il s'agisse des compétences, de l'expérience, des qualifications et des autres caractéristiques figurant sur son CV, ou de tout ce que vous pouvez glaner sur son profil LinkedIn. Vous devez également réfléchir à la profondeur avec laquelle vous êtes prêt à examiner son activité sur d'autres plateformes de médias sociaux afin de vous faire une idée plus précise de sa personnalité.

Le fait de vous familiariser avec les différents candidats vous aidera dans l'étape suivante du processus de préparation de l'entretien: la planification de vos questions.

Préparer des questions

Certaines des questions que vous posez lors des entretiens seront les mêmes pour chaque personne interrogée. Lorsque vous évaluez la compatibilité d'un candidat avec un emploi de bureau ou administratif, par exemple, vous pouvez vous poser les questions suivantes:

• Quelles étaient vos principales responsabilités dans votre dernier emploi?
• Pouvez-vous décrire un problème auquel vous avez été confronté dans votre dernier bureau et comment vous l'avez résolu?
• Quels aspects de votre emploi précédent avez-vous trouvé stressants?
• Comment avez-vous géré cela?

Par souci d'équité et de cohérence, il est important de poser certaines questions de base à chaque personne, mais il y aura aussi des moments où vous devrez adapter vos questions aux individus. Vous pourriez, par exemple, interroger certains candidats sur les lacunes de leur parcours professionnel ou sur ce qu'ils ont appris dans des fonctions antérieures particulières.

Il peut également être utile de proposer des questions d'entretien inhabituelles ou ouvertes qui encourageront le candidat à « sortir des sentiers battus » et à communiquer de manière plus naturelle et improvisée. Cela peut être un bon moyen d'en apprendre davantage sur les gens en les encourageant à s'éloigner des réponses formulées ou répétées.

Soyez prêt à répondre aux questions

Encore une fois, il est important de se rappeler que les entretiens ne sont pas seulement une occasion d'évaluer vos compétences, mais aussi une chance pour le demandeur d'emploi d'en savoir plus sur votre entreprise. Ils constituent effectivement un autre moyen pour vous de faire de la publicité pour votre entreprise auprès des candidats individuels.

Vous devez donc être prêt à en dire plus sur votre organisation aux personnes interrogées et à répondre à toutes leurs questions.

Pendant votre préparation aux entretiens, vous pouvez anticiper les questions susceptibles d'être posées en vous posant des questions comme celles-ci:

• Quelle est l'histoire de notre entreprise et de notre marque?
• Quels sont les arguments de vente uniques de l'entreprise?
• Quels sont les défis auxquels nous sommes actuellement confrontés?
• Pourquoi ce rôle est-il actuellement disponible?
• Comment reconnaître et récompenser nos employés?
• Quels objectifs l'entreprise souhaite-t-elle atteindre dans les années à venir?

Entretien

Lorsque vient le moment de mener l'entretien, il est toujours conseillé d'avoir une idée claire de la façon dont vous souhaitez que la conversation se déroule et de ce que vous espérez en tirer. Pour de nombreuses entreprises, il est important de se concentrer sur trois dimensions spécifiques lors de l'évaluation des candidats:

• Adéquation à l'emploi
• Adéquation au responsable
• Adéquation à l'entreprise

Cela peut vous aider à vous faire une idée complète des compétences et du potentiel de la personne, ainsi que de sa compatibilité avec votre culture d'entreprise et les personnes avec lesquelles elle sera amenée à travailler.

Commencer

Certains candidats seront nerveux, surtout au tout début de l'entretien, il est donc bon de réfléchir à la manière dont vous pouvez mettre les gens à l'aise. Il peut s'agir de garder une attitude calme, de poser des questions informelles sur leur parcours jusqu'à votre bureau ou d'adopter un ton plus léger qui les aidera à se détendre et à parler librement. C'est important car il est difficile de se faire une idée précise de la manière dont une personne s'intégrera dans votre entreprise si ses nerfs affectent son comportement.

Une autre étape importante au début de l'entretien consiste à vous présenter et à parler brièvement de votre parcours et de votre rôle dans l'entreprise, ainsi que de l'entreprise elle-même et de la raison pour laquelle elle recrute pour ce poste particulier.

Avant d'entamer la conversation proprement dite, vous devriez également prendre un moment pour expliquer le format de l'entretien, sa durée et ce qui se passera ensuite.

Une fois que les présentations ont été faites et que le plan de l'entretien a été établi, vous pouvez passer à l'examen de l'adéquation de la personne interviewée à ce poste particulier et à votre organisation.

Adéquation à l'emploi

L'évaluation de la capacité du candidat à effectuer un travail de qualité doit être une priorité absolue de tout entretien. Vous devez rechercher des personnes qui possèdent les compétences de base et l'expérience nécessaires pour le poste, mais qui sont aussi réellement intéressées à faire du bon travail et à continuer à apprendre et à se développer au sein de votre entreprise.

De nombreuses questions peuvent vous aider à évaluer l'adéquation au poste, par exemple:

• Dans votre dernière évaluation de performance, qu'est-ce que votre responsable a identifié comme étant vos plus grandes qualités?
• Quels ont été vos principaux domaines d'amélioration?
• Quels aspects de cet emploi pensez-vous trouver les plus intéressants ou les plus agréables?
• Quelles sont les parties du travail qui, selon vous, représentent un défi?

La plupart de vos questions auront été préparées à l'avance, mais vous devez également être prêt à improviser et à poser des questions supplémentaires, en fonction des réponses données par la personne interrogée. Il se peut que vous souhaitiez qu'ils développent un certain point, ou qu'il soit nécessaire de reformuler ou d'adapter une question pour obtenir une réponse plus claire.

Au cours de l'entretien, soyez attentif à la façon dont le candidat formule ses réponses et soyez prêt à prendre des notes sur tout ce que vous remarquez. Si vous posez une question sur ses erreurs ou faiblesses passées, par exemple, recherchez des indications montrant que la personne interrogée est consciente de ses lacunes, mais qu'elle est désireuse de développer et d'élargir ses compétences. Une personne consciencieuse et désireuse d'apprendre peut constituer une meilleure embauche qu'une personne techniquement compétente mais manquant de motivation.

Adéquation au responsable

Les relations entre les responsables et les employés sont un élément essentiel de la santé, de l'efficacité et de la productivité globales de votre entreprise. Vous devez donc toujours essayer d'évaluer dans quelle mesure un candidat s'entendra avec son futur patron.

Adaptez vos questions pour obtenir des réponses qui vous aideront à déterminer si un candidat partage les valeurs, la conception du travail et les perspectives générales de la personne avec laquelle il travaillera.

Vous pourriez envisager de demander:

• Qui a été le meilleur responsable que vous ayez jamais eu et pourquoi avez-vous aimé travailler avec lui?
• Pouvez-vous me parler d'une fois où vous avez trouvé difficile de travailler avec un responsable en particulier?
• Qu'est-ce qui vous a déplu dans leur approche et comment avez-vous géré cette situation?

Vous pouvez ensuite analyser les réponses du candidat dans le contexte des styles de management communément utilisés dans votre entreprise. Ceci est particulièrement important si la personne avec laquelle ce candidat est amené à travailler, que ce soit vous ou quelqu'un d'autre, a une méthode de management très particulière ou une façon unique de communiquer et de motiver ses employés.

Adéquation à l'entreprise

En vous concentrant sur la façon dont une recrue potentielle s'intégrera dans votre entreprise, vous pourrez éviter les divers coûts liés à une mauvaise embauche, qu'il s'agisse des dépenses engagées pour publier à nouveau le poste ou des pertes de productivité occasionnées par un poste non pourvu. L'adéquation du candidat à votre environnement de travail, au personnel en place et aux valeurs de votre entreprise doit être un thème important de l'entretien.

Vous pouvez commencer à vous faire une idée de ces caractéristiques en posant des questions telles que:

• Pour laquelle de vos anciennes entreprises avez-vous le plus aimé travailler et pourquoi?
• Pouvez-vous me parler d'un moment où vous avez fait partie d'une équipe très performante?
• Quelle a été la clé du succès de cette équipe?
• Que savez-vous a propos de notre entreprise?

Les indicateurs clés à rechercher dans les réponses incluent les utilisations courantes de « nous » et « notre », plutôt que « je », « moi » et « mon », ce que vous pouvez interpréter comme un signe que cette personne a naturellement l'esprit d'équipe. Il est également utile de rappeler que les conflits et les désaccords sur le lieu de travail sont inévitables, et que le plus important est de se concentrer sur la capacité de l'employé à gérer ces situations lorsqu'elles se produisent.

L'évaluation de l'adéquation de l'entreprise est l'un des différents points du processus de recrutement où la technologie peut être bénéfique, en particulier à l'ère actuelle du recrutement et de l'accueil à distance. Des outils tels que Modern Hire vous offrent la possibilité de montrer des vidéos donnant un aperçu de la vie dans votre entreprise, ou de présenter des scénarios et des études de cas réels dont les personnes interrogées pourront discuter.

Suivi post-entretien

Une fois que vous avez terminé vos évaluations et vos questions, et que vous avez donné à la personne interrogée la possibilité de poser ses propres questions, vous pouvez conclure l'entretien en remerciant le candidat de sa présence et en lui indiquant les prochaines étapes. Il est particulièrement important d'indiquer comment et quand ils peuvent s'attendre à recevoir des commentaires.

Immédiatement après la fin de l'entretien, prenez le temps de prendre note de vos premières impressions et réflexions.

Il peut être utile de vous demander:

• Quelles sont les forces et les faiblesses les plus évidentes de ce candidat?
• Les lacunes dans leurs capacités et leur expérience peuvent-elles être comblées par la formation et le développement?
• Cette personne pourrait-elle s'intégrer naturellement au reste de l'équipe et de l'entreprise?

Une fois que vous avez tiré au clair votre propre opinion sur le candidat, vous pouvez partager les résultats et les conclusions de l'entretien avec vos collègues et les parties prenantes concernées (une autre tâche qui peut être facilitée par un outil comme Modern Hire) avant de prendre une décision sur la marche à suivre.

N'oubliez pas que le candidat a investi de son temps pour participer à l'entretien, il est donc important de l'informer de votre décision le plus rapidement possible. S'il ne va pas plus loin dans le processus de recrutement, donnez-lui des commentaires sur sa performance lors de l'entretien et sur les raisons de votre décision.

Si vous cherchez à améliorer vos entretiens pour trouver des talents de qualité pour des postes administratifs et de bureau, téléchargez notre dernier guide pratique, qui présente des processus étape par étape et des recommandations que vous pouvez mettre en œuvre immédiatement.