Si votre organisation suit la tendance actuelle, le recours à davantage de talents flexibles ne constitue rien de nouveau pour vous. Selon Deloitte, 77 millions de travailleurs en Europe, en Inde et aux États-Unis s’identifient comme indépendants et la moitié des employeurs interrogés ont signalé compter un nombre croissant de prestataires au sein de leur main-d’œuvre. McKinsey estime à 162 millions le nombre de personnes qui effectuent un quelconque petit boulot ou travail en freelance. Staffing Industry Analysts a estimé que les revenus liés au cloud humain avaient augmenté de 65 % en 2017.
Les talents flexibles sont clairement une force qui grandit à un rythme beaucoup plus rapide que la main-d’œuvre permanente. Cette tendance offre aux entreprises la possibilité de rendre leur stratégie d’acquisition de ressources plus agile, leur donne accès à un vivier grandissant de talents et leur permet de réaliser d’importantes économies de coûts. L’augmentation du recours aux talents temporaires présente de nombreux avantages, mais, parallèlement, la montée en puissance du travail temporaire et flexible impose également une complexité accrue et des défis à de nombreux employeurs.
Pour de nombreuses entreprises, le coût de la main-d’œuvre temporaire peut représenter une part faible à importante de leur budget, selon la taille de leur effectif flexible. Quelle que soit leur taille, beaucoup d'entre elles ne parviennent pas à contrôler adéquatement leurs dépenses, à réaliser des économies d’échelle, à gérer correctement leur chaîne d’approvisionnement et à optimiser leurs processus d’acquisition de talents. Par conséquent, elles n’atteignent pas leur potentiel en matière d’économies et de gains d’efficacité, même si la portion non permanente de leurs coûts de main-d’œuvre augmente.
Lorsque vous examinez les coûts associés à votre main-d’œuvre temporaire, commencez par identifier vos coûts directs et indirects.
Les coûts directs
Ces derniers sont faciles à identifier. Le coût de déploiement d’un intérimaire correspond au nombre d’heures travaillées au cours d’une période donnée, qu’elle soit quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Souvent, les décisions concernant les listes de candidats sont prises strictement sur la base des taux horaires, et à compétences égales, le taux le plus bas devrait être celui retenu. Mais, comme le savent la plupart des responsables de main-d’œuvre temporaire, la qualité des candidats est essentielle à l’organisation, car elle peut avoir une incidence sur la productivité, les coûts de formation, le moral du personnel et d’autres facteurs. D’autres coûts directs peuvent découler des ressources internes spécifiquement chargées des ressources temporaires et des technologies telles que les systèmes de gestion des prestataires, mais aussi de l'absentéisme, de la formation, du soutien RH et des investissements numériques.
Les coûts indirects
Les dépenses correspondant aux frais difficilement traçables peuvent représenter une part importante du budget lié aux effectifs temporaires. Les différents managers peuvent rendre compte de leur temps de travail, mais qu’en est-il des heures consacrées par les responsables d’embauche, les services d’approvisionnement, les services juridiques et d’autres fonctions lors de l’acquisition de talents? La vérification des fournisseurs, la prolongation des délais d’embauche, les taux de roulement élevés et la formation informelle sont des postes de dépense qui peuvent venir en sus. D’autres coûts indirects liés à l’administration de la main-d’œuvre, à la planification des quarts de travail et à la prolongation des prises de poste devraient être pris en compte.
La conformité à la réglementation est une considération importante qui exige des ressources importantes. Que vous disposiez de personnel interne dédié ou que vous fassiez appel à un partenaire externe pour vérifier que vos pratiques d’embauche respectent la législation locale et nationale, ne sous-estimez pas le temps et l’expertise nécessaires à ces fins, d’autant plus que les organismes de réglementation imposent de plus en plus de règles en ce qui concerne les contrats indépendants. Par ailleurs, vous devrez veiller à communiquer clairement avec les fournisseurs sur des sujets tels que la conformité lors de l’élargissement de votre main-d’œuvre temporaire.
Les entreprises qui examinent ces dépenses de façon proactive réussiront probablement plus facilement à identifier les lacunes et les incohérences dans leurs efforts de gestion de la main-d’œuvre, ce qui se traduira par des économies et des gains de production. Cependant, disposent-elles de l’expertise interne nécessaire pour y parvenir efficacement? Et peuvent-elles entreprendre ces analyses de manière continue en vue d’entretenir un programme à long terme?
Les entreprises qui peuvent budgétiser et consacrer des ressources sont sûres d’y parvenir, mais cela implique de l’engagement, une bonne gestion du changement et le soutien de la direction. De nombreuses organisations sont capables, seules, de se doter d’un vivier de talents temporaires de calibre mondial, mais elles doivent être conscientes des ressources internes qui seront requises.
L’alternative consiste à faire appel aux services d’un partenaire externe qui peut apporter son expertise, mettre en œuvre des processus d’excellence et assurer un soutien technologique. Avec des solutions clé en main, les entreprises peuvent rapidement atteindre l’état souhaité et mettre en œuvre des pratiques de dépense avisées, en vue d’assurer un recours à la main-d’œuvre flexible conforme et des coûts minimisés. Plus important encore, votre partenaire externe possède une vaste expérience avec des organisations comme la vôtre et peut ainsi appliquer une approche basée sur un modèle éprouvé pour atteindre des résultats prévisibles et conformes à vos attentes.
Si vous optez pour une solution externe, établissez une valeur de référence, à laquelle vos coûts liés au personnel temporaire seront comparés. Cela vous aidera à élaborer des paramètres clairs qui pourront être utilisés pour structurer un processus d’amélioration continue. Ainsi, non seulement vous contrôlerez mieux vos dépenses, mais vous pourrez aussi optimiser vos délais d’embauche, la qualité des candidats et vos résultats globaux.
Quel modèle convient le mieux à votre entreprise? Il existe un certain nombre d’options, avec notamment un fournisseur de services interne, un programme de services gérés ou des offres payantes. Le choix de la solution optimale requiert quelques investigations de votre part, mais vous trouverez probablement des fournisseurs capables de vous expliquer ce dont vous pouvez avoir besoin ou non. L’important est de vous rappeler que vous devez procéder à une évaluation approfondie et comparer chaque solution point par point pour découvrir la plus adaptée.