qu'est-ce que la planification du personnel et pourquoi est-elle essentielle?

Si votre entreprise, comme beaucoup d'autres dans le monde,  est préoccupée par trouver les talents dont elle a besoin pour naviguer avec succès dans un contexte post-pandémique, vous n'êtes pas seul. Selon une récente enquête menée auprès d'environ 1'500 dirigeants du monde entier, les enjeux relatifs aux talents restent la préoccupation principale pour la prochaine décennie.

Cela n'est guère surprenant, compte tenu de la pénurie de travailleurs qui frappe les industries partout dans le monde. Aux États-Unis, 11 millions de postes sont restés vacants en octobre 2021, tandis que le Royaume-Uni a observé près de 1,2 million de postes vacants d'août à octobre 2021.

La pénurie de travailleurs n'est pas le seul enjeu auquel sont confrontés les employeurs. Tout d'abord, le déficit croissant de compétences, favorisé par la demande de compétences numériques due à l'avancée de l'automatisation et des technologies sur le lieu de travail, préoccupait les employeurs bien avant la pandémie. D'autre part, les conséquences de la pandémie ont modifié de manière significative les attentes des travailleurs.

Bien que personne n'ait pu anticiper l'arrivée de la pandémie ou les perturbations qu'elle entraînerait sur les lieux de travail du monde entier, elle a mis en évidence l'importance de mettre en œuvre un processus de planification du personnel. En raison de ces facteurs, de nombreux employeurs saisissent désormais la nécessité de mieux planifier leurs besoins actuels et futurs en matière de talents. Pourtant, ils ne disposent toujours pas d'une vision globale de ce à quoi cela ressemble.

Si cette situation vous semble familière, l'un des meilleurs moyens pour votre entreprise de se positionner en vue d'une réussite future est de concevoir un processus de planification du personnel solide. Nous avons rédigé cet article pour vous aider à mieux comprendre ce qu'implique précisément la planification du personnel et comment elle peut apporter une valeur ajoutée à votre entreprise. En outre, nous avons inclus une liste de mesures concrètes que votre organisation peut prendre dès aujourd'hui pour établir un modèle durable de planification du personnel.

comment la planification du personnel apporte une valeur ajoutée à votre organisation

Il est crucial de saisir la valeur de la planification du personnel et les avantages qu'elle procure à votre entreprise. Seule cette compréhension vous permettra d'obtenir l'appui de votre équipe de direction, ce qui est indispensable à la réussite du plan. La planification du personnel peut apporter une réelle valeur ajoutée à votre organisation de plusieurs manières, à savoir:

préparer l'avenir: l'avantage le plus évident de la planification stratégique du personnel est qu'elle peut aider votre entreprise à anticiper l'avenir. Bien qu'aucun employeur ne puisse prédire l'ensemble des enjeux futurs en matière de personnel, la mise en place d'un plan structuré peut aider l'entreprise à atténuer les effets des différents écueils.

combler le déficit de compétences: selon une étude récente, 60% des professionnels des RH déclarent que leur priorité absolue est de développer les compétences essentielles sur le lieu de travail. Vous pouvez prendre diverses mesures, notamment le recrutement sélectif, la montée en compétences et la requalification, pour obtenir les compétences nécessaires à votre entreprise. Cependant, si ces mesures ne sont pas prises dans le cadre d'une stratégie structurée de planification du personnel, elles pourraient s'avérer vaines. Au contraire, une stratégie de planification du personnel conçue avec efficacité peut contribuer à combler le déficit de compétences, aujourd'hui et pour les années à venir.

élaborer une stratégie efficace de planification de la succession: chaque employeur doit mettre en place un plan de succession pour l'ensemble des membres clés de son entreprise. L'alignement de ce plan sur votre stratégie globale de planification du personnel permettra non seulement de mettre en place un processus de transition fluide, mais également de garantir que votre entreprise progresse et s'adapte, si nécessaire, à chaque transition.

améliorer l'efficacité opérationnelle: les opérations commerciales disposent d'un rendement optimal lorsque les équipements, les approvisionnements, la logistique et les talents sont synchronisés. Si l'un de ces domaines n'est pas performant, l'efficacité opérationnelle s'en trouve affectée. Par exemple, pendant la pandémie, la conjugaison des périodes de quarantaine et de maladie a limité le nombre de travailleurs, provoquant une baisse des taux de production. En outre, même les entreprises qui parvenaient à conserver un nombre suffisant de travailleurs pour maintenir les taux de production étaient souvent confrontées à des perturbations de la chaîne d'approvisionnement qui entravaient leur capacité à acheminer les produits vers les consommateurs.

stimuler la croissance de l'entreprise: dans les faits, une entreprise sans une stratégie de planification du personnel en vigueur verra sa croissance entravée à un moment donné. Il est prévu que le déficit de compétences s'aggrave au fil du temps, alors que les technologies poursuivront certainement leur progression. Si vous ne prenez pas dès maintenant des mesures pour préparer l'avenir, votre entreprise risque de ne pas être en mesure d'acquérir les talents et les compétences nécessaires pour aller de l'avant. 

réaliser des économies: la mise en place d'un plan stratégique en matière de personnel peut aider votre entreprise à réaliser des économies de plusieurs manières. Tout d'abord, un plan approprié permet à votre entreprise d'optimiser le recours à son personnel actuel. D'autre part, grâce à des programmes de formation et de perfectionnement stratégiques, votre entreprise peut obtenir en interne certaines des nouvelles compétences dont elle a besoin, ce qui peut améliorer le taux de rétention de manière significative. Enfin, vous pouvez diminuer les coûts d'embauche en améliorant vos activités de recrutement en fonction des besoins prévus de votre entreprise.

les 5 étapes de la planification du personnel 

La planification du personnel est un processus structuré qui doit impliquer tous les acteurs clés, notamment les services RH et financier, les responsables, les superviseurs ainsi que les dirigeants. Ce niveau élevé de collaboration peut améliorer les résultats globaux et garantir que ces résultats correspondent aux objectifs de l'entreprise. Voici un aperçu des cinq étapes que devrait suivre tout modèle efficace de planification du personnel.

1. aligner la planification du personnel sur les objectifs opérationnels

La première étape du processus de planification du personnel consiste à définir les objectifs globaux de votre entreprise. Il est important que toute l'équipe de planification se réunisse pour aborder les objectifs à court et à long terme de l'entreprise et pour établir l'orientation du plan. Tenez compte de facteurs tels que les domaines dans lesquels l'entreprise souhaite se développer dans les années à venir, les nouveaux produits qui seront lancés et la vision globale de l'entreprise pour l'avenir.

Sans cet alignement, vous éprouverez des difficultés à mettre en place une stratégie de planification du personnel qui produira les résultats dont votre entreprise a besoin pour acquérir les compétences nécessaires pour l'avenir.

2. effectuer une analyse du personnel

L'étape suivante consiste à effectuer une analyse complète du personnel. Ce processus exige de votre équipe qu'elle évalue les compétences actuelles sur le lieu de travail et qu'elle prédise les besoins futurs de l'entreprise. Vous pouvez déterminer les compétences actuelles en analysant les descriptions de poste, en rencontrant les travailleurs et les responsables, et en évaluant les différentes tâches sur votre lieu de travail. Le suivi des tendances et des nouvelles normes du secteur ainsi qu'une étude de la concurrence peuvent aider votre entreprise à mieux comprendre ses besoins futurs.

Une fois cette analyse réalisée, il est important de comparer les attributs actuels de vos talents, tels que les compétences, le volume de vos effectifs et la structure du lieu de travail, avec les besoins futurs prévus de l'entreprise. Cette comparaison permettra à votre équipe d'identifier les écarts potentiels entre les attributs de vos talents actuels et les besoins futurs de l'entreprise.

Par exemple, l'analyse de votre personnel peut révéler que votre entreprise manque de manière significative des compétences technologiques nécessaires pour l'avenir. D'autre part, elle peut aussi dévoiler qu'en raison de l'automatisation croissante, votre effectif global pourrait diminuer de 10% au cours des cinq prochaines années.

3. élaborer un plan d'action

Une fois que vous avez effectué une analyse complète du personnel et que vous avez identifié les lacunes en matière de compétences qui se profilent ou les évolutions prévues au sein du personnel, votre équipe peut commencer à élaborer un plan d'action. Ce plan doit répondre au plus grand nombre possible de besoins mis en évidence par l'analyse du personnel. Par exemple, votre stratégie de planification du personnel peut inclure:

• la montée en compétences ou la requalification
• des perspectives de carrière
• une planification de la réussite
• le recrutement
• l'externalisation
• la restructuration de l'entreprise

Il ne s'agit là que d'un échantillon de quelques-unes des stratégies qui pourraient être incluses dans le plan d'action de votre entreprise. Il est toutefois important de prendre conscience que chaque organisation doit élaborer un plan d'action personnalisé qui répond aux besoins uniques de l'entreprise.

4. mettre en œuvre le plan d'action

La mise en œuvre de votre plan d'action sera probablement l'étape la plus compliquée du processus de planification du personnel. Elle exige un engagement fort de la part de vos responsables opérationnels, car ce sont eux qui sont souvent chargés de mettre en œuvre le plan. D'autre part, l'appui de l'équipe de direction est nécessaire pour obtenir les ressources, telles que les technologies, nécessaires à la mise en place d'un plan efficace.

La communication est un autre élément essentiel à la réalisation du plan. Par exemple, selon les résultats de votre analyse du personnel, vous devrez peut-être communiquer aux employés des informations sur les transitions de carrière et les personnes chargées du recrutement doivent savoir exactement quel type de candidats l'entreprise recherche. 

5. suivre, évaluer et adapter

La planification des effectifs n'est pas un processus ponctuel, mais plutôt une pratique continue qui doit être suivie, évaluée et adaptée selon les besoins. Les jalons et les méthodes de mesure doivent être fixés lors de la première étape du processus. Vous pouvez alors utiliser divers indicateurs pour mesurer la réussite de votre stratégie de planification du personnel ou pour adapter le plan actuel afin de mieux répondre aux besoins de l'entreprise en matière de talents.

Votre équipe devra également régulièrement reconsidérer chacune de ces étapes afin de s'assurer que votre stratégie de planification du personnel est à jour et capable de répondre à tout nouveau besoin de talents, notamment les nouveaux ensembles de compétences.

Téléchargez notre guide des meilleures pratiques en matière de planification du personnel pour en savoir plus sur la manière d'élaborer une stratégie qui préparera votre entreprise et ses travailleurs pour l'avenir.