L'automatisation est un concept qui semble gagner en importance chaque année pour les entreprises et les industries. Les conséquences de cette évolution sont particulièrement perceptibles dans le monde du travail. Comme KPMG l'a constaté dans la série de rapports «Rise of the Humans», la convergence de l'intelligence artificielle, de l'automatisation, de l'apprentissage automatique et des plateformes cognitives «a de profondes répercussions sur le personnel».
Lorsque les dirigeants considèrent cette tendance sous l'angle des ressources humaines, la question est de savoir comment ils peuvent tirer parti de l'automatisation sans en accepter les effets négatifs pour l'entreprise et ses employés.
Dans ce contexte, voici quelques-uns des domaines clés des ressources humaines dans lesquels l'automatisation peut s'avérer particulièrement avantageuse:
Recrutement
La prospection et le recrutement des collaborateurs dont votre entreprise a besoin pour réussir sont l'une des tâches fondamentales du service du personnel. Ce peut être une tâche longue et difficile, en particulier si vous devez faire face à des obstacles tels qu'un déficit en personnel spécialisé et la nécessité de recruter du personnel rapidement afin de répondre à des besoins urgents.
Les outils automatisés peuvent constituer un atout important en vous déchargeant de certains des aspects les plus ingrats de la procédure de recrutement, ce qui permet à vos collaborateurs des RH de se concentrer davantage sur les tâches à forte valeur ajoutée qui nécessitent une touche personnelle.
Les entreprises modernes peuvent choisir parmi un éventail d'outils et de technologies qui leur permettront d'optimiser leurs procédures de recrutement grâce à l'automatisation. Les chatbots, par exemple, peuvent assumer une grande partie du travail dans les premières étapes de la sélection des candidats et la gestion de grands viviers de candidats.
Parmi les systèmes comportant des fonctions chatbot, on trouve par exemple Allyo, une plateforme de recrutement contrôlée par IA, qui prend en charge différentes tâches et flux de travail, y compris l'enregistrement des candidats, la sélection, l'évaluation et la planification des entretiens d'embauche.
La solution d'entretien vidéo et d'évaluations numériques de Randstad (Modern Hire) peut également contribuer à rationaliser la procédure de sélection et de contrôle. S'y rattachent, par exemple, les tests virtuels et les évaluations approfondies permettant d'évaluer la compétence des candidats.
Vérification des références
Un aspect spécifique de la procédure de recrutement, qui peut réellement bénéficier des gains d'efficacité générés par l'automatisation, est la vérification des références. Il s'agit d'une étape importante de la procédure de recrutement, au cours de laquelle vous voulez être sûr de vous entourer des précautions nécessaires et de prendre les bonnes décisions sans perdre trop de temps.
Quand cette tâche est effectuée manuellement, elle prive votre équipe d'un temps précieux. Et si vous ne parvenez pas à allouer des ressources suffisantes pour cette procédure, vous courez alors le risque de recruter des personnes qui ne sont pas adaptées au poste ou à l'entreprise.
Il s'agit d'un exemple concret des avantages que l'automatisation peut apporter aux entreprises, en rendant une procédure clé plus rapide, plus efficace et plus fiable.
Ici aussi, il existe des solutions logicielles exclusivement dédiées à cette tâche du service du personnel. Checkster, par exemple, s'appuie sur l'intelligence collective pour améliorer la prise de décision en matière de talents.
Intégration
L'optimisation de votre processus d'intégration peut apporter un certain nombre d'avantages à l'entreprise et à votre personnel.
Si vous faites du bon travail en attirant de nouveaux collaborateurs dans votre entreprise, vous pouvez escompter les effets positifs suivants:
- un engagement fort dès le départ
- moins de fluctuation
- des relations positives sur le lieu de travail
- de meilleures performances et une meilleure productivité
«L'intégration est un moment magique au cours duquel les nouveaux collaborateurs décident de rester engagés ou de se replier sur eux. C'est l'occasion de marquer vos collaborateurs en leur laissant une impression qui persistera pendant toute leur carrière.» - Amy Hirsh Robinson, présidente du groupe Interchange
Modern Hire peut vous assister dans l'intégration avec des vidéos et des questions spécifiques pour les nouveaux employés. Vous pouvez leur fournir un lien qui leur permettra de trouver la réponse à leurs questions où qu'ils se trouvent, ce qui facilite considérablement l'intégration à distance.
Si vous optimisez cet aspect de votre département RH grâce à l'automatisation, vous serez déchargé des différentes tâches administratives et de la paperasse associée, ce qui vous permettra de vous concentrer sur l'accompagnement humain des nouvelles recrues. Vous êtes ainsi mieux à même d'éviter certaines des erreurs d'intégration les plus fréquentes.
Parmi les outils spécifiques qui prennent en charge tant l'aspect automatisation qu'à distance de l'intégration, on trouve le logiciel d'intégration de Bamboo HR, qui offre des fonctions telles que des e-mails de bienvenue, des checklists pour l'informatique et la signature électronique de documents.
Analyse et planification du personnel
L'un des défis récurrents auxquels sont confrontés les responsables RH aujourd'hui est le recueil, la gestion et l'analyse de grandes quantités de données sur les employés.
Si vous avez la possibilité de faire ce travail de manière efficace, vous gagnez en connaissance de vos ressources humaines et de la manière dont elles peuvent être utilisées. Vous pouvez également voir dans quels domaines vous pourriez apporter des changements afin d'en tirer le meilleur.
Mais si, en revanche, vous êtes confronté à des ensembles de données complexes, il ne vous est pas forcément aisé de vous familiariser avec les informations.
«Le Workforce Shaping est une nouvelle discipline des ressources humaines et il comprend des possibilités importantes que le département du personnel ne connaît généralement pas, telles que des procédures factuelles recourant aux constatations et à l'analyse en tant que systèmes complexes.» - Robert Bolton, associé au Global People and Change Center of Excellence chez KPMG.
Des plateformes telles que Crunchr montrent comment les technologies modernes peuvent vous aider à maîtriser le défi que constituent les données des employés et à planifier plus efficacement à l'aide de l'analyse prédictive.
Tâches quotidiennes
Les recherches de Gartner montrent que 69% du temps d'un gestionnaire est généralement consacré à des activités que la technologie pourrait effectuer.
L'entreprise a pris deux exemples: des notes de frais qui pourraient être traitées par des systèmes de gestion de frais et un coaching sporadique qui pourrait être remplacé par des interventions de chatbot en temps réel.
Il existe de nombreux autres exemples de tâches routinières qui pourraient être automatisées, telles que:
- les autorisations pour la documentation du temps de travail
- le traitement des demandes de congés
- la mise à jour des données des employés
- la planification des formations
Si vous confiez ces tâches à des solutions technologiques, cela vous laisse plus de temps pour vous concentrer sur les aspects humains de la gestion du personnel.
Si vous ne savez pas exactement où se situe actuellement votre entreprise en termes d'introduction et d'utilisation des technologies, Randstad a développé un test de préparation technique RH susceptible de préciser votre vision.
Philipp Vogel
district manager
Philipp Vogel a débuté sa carrière en tant que polymécanicien EFZ. Diverses formations complémentaires l'ont conduit aux achats stratégiques et plus récemment à Randstad. Philipp travaille chez Randstad depuis 15 ans et, en tant que directeur de district, dirige les succursales de Bâle à Saint-Gall afin qu'elles atteignent leurs objectifs. Dans son rôle, Philipp apprécie la variété quotidienne et la grande responsabilité. Pendant son temps libre, il pratique le kickboxing et participe activement au carnaval de Bâle.