les erreurs courantes commises par les entreprises en matière de gestion du personnel.

Malgré la forte pénurie de travailleurs et le déficit croissant de compétences, 38% des organisations déclarent manquer de temps et de ressources financières pour investir dans la planification stratégique du personnel. Bon nombre de ces entreprises ont déclaré que les investissements visant à répondre aux besoins actuels en matière de personnel constituaient leur principale priorité. Regrettablement pour ces entreprises, l'absence d'un processus de planification du personnel peut rendre très compliquée la constitution d'un personnel adapté à l'avenir.

S'il est vrai que la planification du personnel exige du temps et un engagement financier de la part de l'entreprise, dans les faits, les employeurs actuels éprouveront des difficultés à rester compétitifs au sein de leur secteur d'activité sans la mise en place d'un plan stratégique.

Que signifie la planification du personnel, et comment celle-ci peut-elle profiter à votre entreprise? Fondamentalement, la planification du personnel consiste à évaluer les capacités actuelles de l'entreprise en matière de talents, à prévoir les besoins futurs en personnel, à identifier les lacunes à traiter et à élaborer un plan d'action afin de les combler grâce à un suivi régulier et à des adaptations constantes.

Lorsqu'elle est mise en place avec efficacité, la planification du personnel peut non seulement faire économiser de l'argent à votre entreprise, mais elle peut également améliorer l'efficacité opérationnelle, stimuler la croissance et combler le déficit de compétences au sein de votre entreprise. Cependant, les entreprises commettent souvent quelques erreurs lorsqu'elles élaborent une stratégie de planification du personnel, qui peuvent nuire à son efficacité.

Les 6 erreurs les plus courantes en matière de planification du personnel

Afin de faciliter le processus, nous avons dressé une liste de certaines des erreurs les plus courantes commises par les entreprises lors de l'élaboration d'une stratégie de planification du personnel.

1. aucun alignement avec la stratégie de l'entreprise

L'une des principales erreurs commises par de nombreux employeurs est de considérer la planification du personnel comme une stratégie indépendante gérée uniquement par le service RH.

Au contraire, il est essentiel que votre stratégie de planification du personnel s'aligne sur les objectifs globaux de l'entreprise. Par exemple, dans quels domaines votre entreprise souhaite-t-elle se développer au cours des trois prochaines années, quels nouveaux produits vont être lancés dans un avenir proche et quels marchés votre entreprise souhaite-t-elle investir. C'est uniquement grâce à cet alignement que votre organisation peut élaborer une stratégie efficace pour constituer un personnel qui comporte les compétences et les capacités spécifiques nécessaires à votre entreprise aujourd'hui et à l'avenir. 

En outre, votre entreprise peut limiter le risque de gaspillage des ressources et améliorer les résultats en veillant à ce que la planification du personnel s'aligne sur les stratégies opérationnelles globales.

2. un manque d'appui de la part du senior leadership

On ne le répétera jamais assez: la planification du personnel ne fonctionnera qu'avec l'appui du senior leadership. 

Cependant, obtenir cet appui peut ressembler à un parcours du combattant pour la plupart des équipes RH. De nombreuses organisations, tous secteurs confondus, doivent faire face à d'importantes restrictions budgétaires afin de se remettre de la pandémie mondiale. De plus, de nombreux dirigeants hésitent à investir dans des stratégies de planification à long terme alors qu'ils sont encore confrontés à des pénuries de travailleurs.

Il est essentiel que les équipes RH saisissent les préoccupations du senior leadership et se concentrent sur la valeur que peut apporter une planification du personnel efficace à l'entreprise. Un avantage manifeste: la planification du personnel peut aider l'entreprise à constituer un personnel pour l'avenir en s'assurant qu'elle acquiert les talents, les compétences et les capacités dont elle a besoin. Cependant, cela ne représente qu'un des avantages de la planification du personnel. Ce processus peut également contribuer à réduire les coûts de recrutement, à augmenter le taux de rétention, à améliorer l'efficacité de l'entreprise, à stimuler sa croissance et, surtout, à permettre à votre entreprise de rester compétitive à mesure que la demande de travailleurs compétents continue de s'intensifier.

En définitive, les membres du senior leadership doivent parvenir à comprendre qu'ils ne peuvent tout simplement pas omettre d'investir dans la planification du personnel le plus rapidement possible.

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3. ne pas mettre en place un processus structuré

De nombreux employeurs investissent, à tort, uniquement dans la planification opérationnelle du personnel. Même si cette technique de planification à court terme peut aider l'entreprise à répondre aux demandes quotidiennes en matière de personnel, elle ne prépare guère votre entreprise pour l'avenir. Afin de tirer le meilleur parti de vos activités en matière de planification, il convient d'établir un processus clair au niveau opérationnel et stratégique.

À l'instar de la plupart des stratégies à long terme, la planification stratégique du personnel exige une approche proactive et bien structurée. Par exemple, votre entreprise doit mettre en place une équipe dédiée à la planification, qui dispose de la capacité à se réunir de manière régulière, sur une base mensuelle, trimestrielle ou semestrielle. Il est également indispensable de déterminer les membres qui feront partie de cette équipe dès le départ, ainsi que leurs rôles et responsabilités spécifiques. De plus, elle doit suivre un processus continu et progressif qui permet à l'équipe de comparer les compétences actuelles aux besoins futurs en matière de personnel afin d'élaborer un plan d'action solide.

En l'absence d'une stratégie structurée de planification du personnel, il est probable que votre plan s'écroule avant même d'avoir eu le temps d'apporter de réels avantages à l'entreprise. Si vous maintenez en vigueur un plan mal structuré, celui-ci risque de ne pas avoir les effets escomptés nécessaires à votre entreprise. De plus, il se peut que vous identifiiez les lacunes trop tardivement pour y remédier.

4. aucune collaboration transversale

La collaboration est un élément essentiel de la planification du personnel. Comme évoqué ci-dessus, le niveau d'efficacité d'un plan géré uniquement par le service RH sera limité et il risque de ne pas s'aligner sur les objectifs globaux de l'entreprise. Vous devez donc mettre en place une équipe de planification au sein de laquelle la collaboration transversale est une priorité absolue.

Cette équipe devrait comprendre, mais sans s'y limiter, les membres suivants.

• l'équipe RH: un membre du service RH doit obligatoirement faire partie de l'équipe de planification. En effet, ce service est responsable des activités de l'entreprise en matière de recrutement et de gestion du personnel. Il est donc logique qu'il joue un rôle essentiel dans la planification du personnel. Dans les faits, les professionnels des RH prennent souvent la direction de l'équipe de planification et élaborent et mettent en œuvre des programmes de formation et de perfectionnement au sein de l'entreprise.
• le senior leadership: il est tout aussi important qu'au moins un membre du senior leadership fasse partie de l'équipe de planification du personnel. Les dirigeants disposent d'une vision complète des objectifs de l'entreprise et peuvent s'assurer que la stratégie de planification du personnel reste alignée sur les stratégies opérationnelles globales. En outre, ce membre du senior leadership peut assurer la liaison entre l'équipe de planification et les dirigeants de l'entreprise afin de s'assurer que chacun ait connaissance du plan et de garantir l'appui continu des dirigeants.
• les responsables financiers: la planification du personnel exigeant un investissement continu de la part de l'entreprise, il est essentiel qu'un membre du service financier fasse partie de l'équipe de planification. Ce membre peut aider l'équipe de planification à appréhender les contraintes financières auxquelles l'entreprise est confrontée et apporter une vision réaliste du type d'investissement que l'entreprise peut réaliser en matière de planification du personnel au cours des trois, cinq ou dix prochaines années.
• les responsables et les superviseurs: il est difficile, voire impossible, d'élaborer une stratégie visant à constituer un personnel pour l'avenir sans les perspectives de vos responsables et superviseurs. Ces personnes occupant des postes de direction disposent d'une connaissance directe des compétences nécessaires au quotidien, ainsi que des lacunes éventuelles en matière de compétences ou de personnel affectant la production. En outre, ces éléments peuvent servir d'agents de liaison entre l'équipe de planification et le personnel.
• le service informatique: selon les compétences des membres de l'équipe de planification du personnel, il peut être nécessaire d'inclure un membre du service informatique. Celui-ci sera chargé de recueillir des données importantes sur le personnel et de les transformer en un format accessible à tous. Les membres de l'équipe pourront ainsi s'appuyer sur ces données pour prendre des décisions cruciales en matière de planification du personnel.

5. un manque de communication

Il n'est pas rare qu'une entreprise prenne le temps de mettre en place une équipe de planification du personnel et d'élaborer une stratégie pour aller de l'avant, mais qu'elle ne parvienne pas à mettre ce plan en œuvre. Dans les faits, c'est une chose d'élaborer une stratégie de planification du personnel, mais c'en est une autre de convertir cette stratégie en un plan réalisable qui génère des résultats. C'est là que la communication devient essentielle. 

Par exemple, si l'équipe de planification ne parvient pas à communiquer ses objectifs globaux, son plan et les jalons qui le constituent à l'équipe de direction, elle risque de ne pas obtenir l'appui continu de l'entreprise. Ou encore, si l'équipe de planification manque de précision ou ne parvient pas à communiquer clairement certains aspects du plan, tels que la formation des employés et les possibilités d'avancement, à l'ensemble du personnel, cette stratégie pourrait également s'avérer inefficace.

Il est important que l'équipe de planification du personnel aborde les différentes méthodes de communication dès le début du processus. Un membre de l'équipe peut être responsable de l'ensemble des communications au sein de l'entreprise, ou votre équipe peut collaborer pour déterminer les meilleurs outils de communication à utiliser pour chaque aspect de la stratégie de planification.

Par exemple, le service RH peut être chargé d'élaborer un programme de formation des employés et d'amorcer la communication auprès du personnel sur les modalités du programme. Les superviseurs et les responsables, quant à eux, doivent avoir un contact direct avec les travailleurs pour encourager les diverses possibilités de formation. Assurez-vous que vos responsables ont toutes les cartes en main et ont reçu la formation adéquate afin de faciliter les échanges avec leurs équipes. 

6. l'incapacité à s'appuyer sur les technologies et les données

Des études révèlent que seul un professionnel des RH sur trois estime qu'il utilise efficacement les technologies et les données dans le processus de planification du personnel. Il s'agit, hélas, d'un chiffre bien trop faible, étant donné que les technologies et les données appropriées peuvent contribuer à rationaliser le processus de planification du personnel et à améliorer les résultats.

Un domaine en particulier où les données jouent un rôle crucial est celui de l'analyse prédictive. La planification du personnel consiste à mettre en place les talents et les compétences appropriés au bon endroit et au bon moment. Réaliser des prévisions précises peut s'avérer extrêmement difficile pour votre équipe de planification sans l'aide des technologies et de la collecte de données. 

La bonne nouvelle: la plupart des employeurs recueillent déjà une multitude de données relatives au personnel. L'astuce consiste à savoir comment tirer parti de ces données afin d'apporter une réelle valeur ajoutée à l'équipe. Il est donc souhaitable d'inclure un membre du service informatique dans l'équipe de planification du personnel. Ce membre disposera non seulement d'une connaissance concrète des types de technologies déjà disponibles au sein de l'entreprise qui peuvent aider à rationaliser le processus de planification, mais il saura également quel type de données est actuellement collecté et stocké par l'entreprise.

Par exemple, les données recueillies par le logiciel de gestion du personnel peuvent fournir des informations sur les compétences actuelles au sein de l'entreprise, identifier les lacunes en matière de compétences, suivre les postes vacants et prévoir les besoins futurs du lieu de travail. Les logiciels de relations avec les employés, quant à eux, peuvent constituer un outil efficace pour partager des informations sur les possibilités de formation et de développement de carrière au sein de l'entreprise. 

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