le processus de planification du personnel: 5 étapes pour réussir

L'une des préoccupations de votre entreprise est-elle de trouver et retenir les talents, les compétences et les capacités appropriés, que ce soit pour aujourd'hui ou pour les années à venir? Si oui, vous n'êtes pas seul. Selon une étude récente, les chefs d'entreprise du monde entier considèrent la question des talents comme leur principal enjeu pour la prochaine décennie.

Une problématique se pose pour de nombreuses organisations: celles-ci doivent répondre à une multitude de défis relatifs aux talents, notamment une demande accrue de compétences techniques, une pénurie mondiale de travailleurs, un personnel vieillissant et un marché hautement concurrentiel. Tous ces enjeux réunis rendent compliqué pour les employeurs d'attirer et de retenir les talents nécessaires pour rester compétitifs.

Un processus efficace de planification du personnel est l'un des meilleurs moyens pour votre organisation de surmonter ces difficultés et de préparer son personnel pour l'avenir. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la signification de la planification du personnel et sur les mesures que votre entreprise peut prendre aujourd'hui pour se lancer.

la planification du personnel

La planification du personnel consiste à évaluer les compétences présentes et à estimer les besoins futurs au sein de l'organisation afin d'identifier les lacunes potentielles en matière de compétences ou les évolutions à venir parmi le personnel. Il s'agit également d'élaborer et de mettre en œuvre des plans d'action solides conçus pour aider à combler les lacunes en matière de compétences et pour permettre à l'organisation de constituer le personnel actuel et futur souhaité.

La mise en place d'un processus dynamique de planification du personnel peut contribuer à combler le déficit de compétences en permettant à votre organisation d'identifier et de répondre à ses besoins futurs en matière de talents avant qu'il n'ait le temps de s'accentuer. Dans les faits, en l'absence d'un processus approprié de planification du personnel, les employeurs peuvent éprouver de grandes difficultés à trouver les talents nécessaires lorsque la situation l'exige.

La mise en place d'un tel processus revêt un autre avantage: il augmente le niveau d'adaptabilité et de flexibilité de l'ensemble des travailleurs. Ce processus peut également apporter à votre entreprise des perspectives utiles sur les talents existants, afin qu'elle puisse s'adapter rapidement à toute évolution si nécessaire.

le processus de planification du personnel

La planification du personnel ne consiste pas en une étape unique. Il s'agit plutôt d'un processus continu et progressif qui doit s'aligner sur les objectifs globaux de votre organisation. Un point primordial: l'équipe de planification doit être composée non seulement de membres du service RH, mais également de cadres dirigeants ainsi que de responsables financiers et opérationnels.

Cette collaboration transversale permettra à votre équipe de planification d'élaborer une vision précise du personnel futur de l'entreprise et de mettre en œuvre des plans d'action à l'échelle de l'entreprise qui génèrent des résultats.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu du processus de planification du personnel en cinq étapes.

1. établir un sentiment d'urgence

Pour que la planification du personnel soit un succès, elle doit faire l'objet d'un engagement fort et continu à tous les niveaux de l'organisation. Il est essentiel que le service RH, les cadres dirigeants et les responsables opérationnels saisissent chacun l'urgence de planifier un personnel pour l'avenir.

Le service RH est généralement responsable d'établir ce sentiment d'urgence en aidant les autres membres de l'équipe à appréhender les différents enjeux auxquels l'entreprise est confrontée en matière de talents, tels que le marché de l'emploi concurrentiel actuel, le vieillissement du personnel de l'organisation et le déficit croissant de compétences. Insuffler ce sentiment d'urgence est particulièrement important en ce qui concerne la haute direction et sera nécessaire pour garantir un investissement dans les ressources et la mise en œuvre des plans d'action. 

Il est également  important d'obtenir l'engagement de chaque membre de l'équipe de planification du personnel avant de passer à l'étape suivante.

2. de la stratégie aux ressources humaines

Une fois que chacun a saisi la nécessité de mettre en place une planification du personnel, vous pouvez lancer le processus de fusion de la stratégie organisationnelle avec les objectifs en ressources humaines. Les membres de l'équipe doivent prendre le temps de répondre à certaines questions, telles que «Où l'entreprise souhaite-t-elle se situer d'ici deux à trois ans?» ou «Dans quels domaines l'entreprise anticipe-t-elle une croissance ou une évolution?».

La compréhension de la vision globale et des objectifs futurs de l'entreprise constitue le fondement principal de la planification du personnel. Par exemple, si l'entreprise souhaite accroître l'utilisation de l'automatisation au cours des prochaines années, il existera un besoin accru de compétences techniques au sein de l'entreprise et une possible diminution des effectifs.

Pour établir les objectifs en matière de ressources humaines, il est essentiel de tenir compte des facteurs quantitatifs et qualitatifs. Par exemple, combien de responsables supplémentaires seront nécessaires dans les années à venir (quantitatif) et quelles sont les compétences spécifiques dont l'entreprise a besoin aujourd'hui et à l'avenir (qualitatif). Grâce à ce processus, votre équipe obtiendra une vision précise du personnel actuel et futur souhaité par l'organisation.

3. l'analyse du personnel

La phase suivante du processus de planification du personnel consiste à effectuer une analyse complète du personnel. Cette étape exige de votre équipe qu'elle détermine précisément les compétences qui existent déjà au sein de l'entreprise, qu'elle fasse la distinction entre les talents dont l'organisation aura encore besoin dans un avenir proche et ceux qui deviendront obsolètes, et qu'elle identifie les capacités nécessaires pour l'avenir du travail.

Tout au long de cette étape, il est primordial d'obtenir des informations de la part des dirigeants relatives à l'orientation de l'entreprise, ainsi que des responsables de secteur qui disposent d'une connaissance directe des types de compétences requises pour les opérations quotidiennes. Ces données permettront à votre équipe d'obtenir une vue d'ensemble du personnel actuel et futur de l'entreprise.

La meilleure façon de procéder à cette analyse poussée est de classer les différentes compétences et capacités et les différents talents en divers groupes. Dans le cadre de la planification du personnel, il existe sept catégories possibles, à savoir:

1. les acteurs clés: les travailleurs permanents nécessaires à l'organisation aujourd'hui et à l'avenir
2. le potentiel inexploité: les travailleurs permanents susceptibles d'être nécessaires à l'avenir
3. le personnel à déplacer: les travailleurs permanents susceptibles d'être affectés à d'autres fonctions au sein de l'entreprise
4. le personnel de base actuel: les travailleurs permanents qui sont essentiels aujourd'hui, mais qui pourraient ne plus l'être à l'avenir
5. les travailleurs temporaires: les travailleurs dont l'organisation n'aura plus besoin à l'avenir
6. les travailleurs les plus recherchés: les compétences dont l'entreprise a besoin aujourd'hui et à l'avenir
7. les prospects: les compétences dont l'entreprise est susceptible d'avoir besoin à l'avenir

4. la transition

Une fois l'analyse du personnel réalisée, le moment est venu de lancer la phase de transition du processus. C'est à ce stade que l'équipe détermine les interventions RH les plus efficaces et que le processus de mise en œuvre débute.

Il est essentiel d'élaborer des interventions RH distinctes pour chaque groupe de talents énuméré ci-dessus. L'élaboration de plans d'action uniques pour chaque catégorie de travailleurs optimisera de manière significative les résultats globaux. Par exemple, les plans de mobilité sont optimaux pour les travailleurs dont les compétences ne seront plus nécessaires au sein de l'organisation. D'autre part, un programme de recrutement solide peut contribuer à garantir que votre organisation puisse acquérir les prospects nécessaires aujourd'hui et à l'avenir.

D'ordinaire, l'équipe RH prend la direction de nombreuses composantes du processus de planification du personnel. En revanche, ce sont les responsables opérationnels qui sont généralement chargés de la mise en œuvre des interventions RH, puisqu'ils sont en contact direct avec les travailleurs.

La communication est un élément essentiel lors de la mise en œuvre. Il est essentiel que les responsables opérationnels non seulement communiquent ces plans d'action au personnel, mais qu'ils encouragent également leurs employés à tirer parti de ces possibilités. Des échanges directs entre les responsables et les employés peuvent concourir à ce que ces derniers prennent conscience de l'importance de développer leurs compétences et leur carrière.

Plus important encore, toute intervention RH doit être juste et impartiale. Chaque employé d'un groupe de talents donné doit avoir accès aux mêmes opportunités. 

5. l'intégration du plan

Si l'étape finale consiste à intégrer le plan à la stratégie organisationnelle, le processus de gestion du personnel n'en est pas pour autant terminé. Au contraire, la planification du personnel est une démarche circulaire qui doit être examinée, évaluée et adaptée en permanence pour répondre à l'évolution des besoins de l'entreprise. Ce processus continu contribuera à faire de la planification du personnel une mission permanente au sein de la stratégie organisationnelle.

C'est au cours de cette étape que l'on peut mesurer et évaluer l'efficacité des divers plans d'action. Sur la base de ces évaluations, votre organisation peut apporter des modifications à certains plans d'action spécifiques ou remanier la façon dont ces plans sont mis en œuvre tout au long du processus.

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