gestion des coûts de main-d’œuvre: maîtrisez-vous vos charges indirectes?

La maîtrise des coûts est une priorité pour la plupart des responsables achats. Qu’il s’agisse d’acquérir des matières premières, de fournir des services aux clients ou de gérer les charges patronales, votre principal objectif est de maintenir la qualité tout en réduisant les coûts au maximum. La gestion des coûts  de main-d’œuvre n’est pas une mince affaire, surtout si l’on tient compte du contexte de marché de l’emploi très tendu et de l’augmentation des charges.

Par exemple, le simple fait d’essayer de suivre les coûts de recrutement peut s’avérer difficile. Vous pouvez répartir ces coûts en deux catégories principales: les charges directes et les charges indirectes. Alors que les charges directes sont plus faciles à qualifier et à suivre, les charges indirectes ne peuvent être ignorées. Pour obtenir une image claire de vos dépenses totales en main-d’œuvre, il est essentiel de comprendre la différence entre les charges de recrutement directes et indirectes.

Cet article clarifie cette différence pour vous aider à calculer avec précision l’ensemble de vos coûts  de main-d’œuvre.

charges indirectes VS charges directes

Dans les entreprises, les charges directes représentent les dépenses qui sont  directement liées  à la production de biens ou à la prestation de services, comme par exemple les matières premières, les équipements et les  fournitures. En ce qui concerne les coûts  de main-d’œuvre, les charges directes correspondent à  celles que vous pouvez directement associer  à la gestion de votre main-d’œuvre.

Les charges directes sont généralement plus faciles à identifier, ce qui rend la budgétisation de ces dépenses moins compliquée. En règle générale, ces coûts sont pris en compte dans le budget global de l’entreprise. Cependant, les charges directes associées à la gestion de la main-d’œuvre  peuvent être variables, ce qui signifie qu’elles peuvent changer en fonction de diverses conditions commerciales.

D’autre part, les charges indirectes sont les dépenses qu’il est plus difficile d’associer  à la production ou à la gestion de la main-d’œuvre. Ces coûts passent souvent inaperçus et, par conséquent, il peut arriver que les chefs d’entreprise ne les planifient pas avec précision. Le fait de ne pas prendre en  compte  les charges indirectes liées à la gestion de la main-d'œuvre peut entraîner des conséquences désastreuses sur le budget de l’entreprise et sur votre bénéfice net.

exemples de charges directes

Vous trouverez ci-dessous plusieurs exemples des charges directes les plus courantes auxquelles les employeurs sont confrontés. Ils peuvent vous aider à mieux comprendre l’impact éventuel de ces dépenses sur vos coûts de gestion de la main-d'œuvre.

charges patronales directes

Les salaires et les avantages sociaux sont les charges patronales directes les plus courantes auxquelles les entreprises sont confrontées.. Ils incluent les salaires, la rémunération des heures normales et supplémentaires, les primes et les avantages sociaux prévus, comme  les soins de santé, les allocations et les congés payés. Les salaires et les avantages sociaux de vos employés sont souvent liés à la production de biens ou à la prestation de services. Il y a également les salaires de votre équipe des ressources humaines, celui des responsables  recrutement et des formateurs qui peuvent aussi être liés aux coûts  de la main-d’œuvre. Vous devez tenir compte des deux types de rémunérations lorsque vous calculez vos coûts de main-d’œuvre. 

Étant donné que les salaires et les avantages sociaux représentent une part importante de votre budget, il s’agit souvent d’un poste de dépenses  où la gestion des charges est une nécessité. Vous devez d’une part, maintenir des salaires compétitifs afin de pouvoir conserver et attirer  les talents dont vous avez besoin pour répondre aux besoins de recrutement  et développer votre entreprise. Et d’autre part, des taux de rémunération trop élevés peuvent compromettre  les résultats de votre entreprise.

Il est alors  impératif de mettre en place des offres de rémunération optimales pour vos employés. L’utilisation de données sur les talents et de l’analyse des salaires pour mieux comprendre ce que veulent les talents d’aujourd’hui. Évaluer où les salaires que vous proposez se situent par rapport aux standards du secteur peut vous aider à définir les bons packages de rémunération et d'avantages.

technologie de gestion de la main-d’œuvre

Les technologies innovantes d’aujourd’hui peuvent contribuer à optimiser  de nombreux aspects du processus de recrutement et de la gestion de la main-d’œuvre. Par exemple, l’utilisation des plateformes ATS permettent de filtrer les candidatures plus rapidement et plus efficacement, tandis que les logiciels de planification s’assurent que  chaque poste soit  occupé  par le candidat approprié.

Bien que cette technologie puisse améliorer de façon significative l’efficacité et les recrutements, l’achat et l’utilisation de ce type de logiciel entraînent également des frais. Ces coûts sont faciles à suivre et  sont directement liés à vos efforts de gestion des coûts de main-d'œuvre, elles entrent dans la catégorie des charges directes.

frais de recrutement

Des études montrent que les coûts directs de recrutement peuvent représenter jusqu’à trois ou quatre fois le salaire du poste. Si l’on multiplie ce chiffre par le nombre d’embauches annuelles, il est facile de comprendre que ces coûts liés au recrutement peuvent rapidement  être élevés.

Bien que certaines étapes du processus  de recrutement relèvent des charges indirectes, comme la formation et l’onboarding, d’autres dépenses sont plus directement liées aux coûts de main-d’œuvre. Par exemple, la diffusion  d’offres d’emploi est une charge directe: la publication d’offres d’emploi sur des sites de recherche d'emploi, mettre à jour l'espace carrière de l’entreprise  et  démarcher les potentiels des candidats par le biais des réseaux sociaux.

Attirer des potentiels candidats n’est que la première étape du processus de recrutement. Le processus de sélection engendre également diverses charges directes, telles que la sélection des CV, les entretiens, les cas pratiques réalisés avant l’embauche et le contrôle des références.

Lorsque vous travaillez avec Randstad, celle-ci peut prendre en charge une grande partie des coûts liés au  recrutement à votre place.  Cela comprend les diffusions  sur les sites de recherche d'emploi, la sélection des candidats et les entretiens d’embauche. Au lieu de suivre ces charges directes une par une, vos frais d'agence regrouperont ces dépenses, ce qui comprend le calcul de vos coûts de main-d'œuvre liés au recrutement.

exemples de charges indirectes

Bien que les charges patronales indirectes ne soient pas aussi faciles à anticiper que les charges directes, il est néanmoins important de les suivre et de savoir comment elles peuvent influer sur vos coûts de main-d’œuvre. Voici un aperçu des charges indirectes les plus courantes liées à la gestion de la main-d'œuvre.

l’absentéisme et le turnover

Un taux d’absentéisme élevé représente une charge financière importante pour une entreprise. Lorsque des personnes ne sont pas disponibles pour effectuer le travail nécessaire, vous êtes confronté aux choix suivants: payer pour recruter du personnel supplémentaire ou demander à vos employés de faire des heures supplémentaires ou redéployer les employés disponibles. Alors que les deux premières options peuvent affecter vos  charges patronales, la dernière peut entraîner une diminution de la  productivité. Les employés sont alors détournés de leurs postes de travail et n’ont peut-être pas les compétences requises pour effectuer réaliser les nouvelles tâches demandées.

Les  taux d'absentéisme élevés  peuvent augmenter l’épuisement de la main-d’œuvre, réduire la productivité et augmenter le turnover. Il y a des similitudes entre les coûts et les inconvénients liés à un fort turnover. 

Si les départs sont trop nombreux, vous devrez investir du temps et de l’argent dans le recrutement de nouvelles recrues pour combler l’absence de main-d’œuvre. Cette situation risque de perturber les conditions de travail et nuire au moral des équipes

Les coûts associés à l’absentéisme et au turnover peuvent être minimisés en adoptant une approche éprouvée et efficace du recrutement. En développant une stratégie de recrutement efficace, il est possible de réduire les frais liés à l’absentéisme et au turnover. La mise en place d’un processus de recrutement établi permet de s’assurer de recruter les bons candidats. Vous augmentez ainsi les chances d’avoir des employés satisfaits, qui ont une relation saine avec votre entreprise. Par conséquent, cela peut aider votre entreprise à réduire le taux d’absentéisme et le turnover.

des délais de recrutement prolongés 

Un autre exemple notable de charges indirectes liées à la main-d'œuvre est le temps nécessaire pour pourvoir les postes vacants, souvent négligé mais important à prendre en compte. Plus vous consacrez de temps au processus de recrutement, moins vous en avez à consacrer sur votre cœur de métier. 

La définition de mesures pertinentes et d’indicateurs clés de performance sont les étapes les plus importantes à suivre pour optimiser les performances dans ce domaine. Le suivi des données pertinentes peut vous aider à identifier les optimisations à apporter à votre processus de recrutement. Vous développerez ainsi de meilleures stratégies pour améliorer les résultats des recrutements. Par exemple, collaborer avec Randstad peut vous permettre d'accélérer votre processus de recrutement en ayant un accès direct à un réseau de candidats présélectionnés.

L’analyse des lacunes en matière de compétences peut vous aider à anticiper vos besoins en recrutement. Cette analyse approfondie vous permet d’évaluer les besoins actuels de votre entreprise et d’anticiper les futurs besoins. Grâce à ces informations, vous pouvez élaborer une stratégie complète  pour identifier les candidats qui correspondent le mieux à vos besoins. Elle permet aussi de créer un programme de formation pour renforcer les compétences de vos employés.

la formation et l’accueil

Le processus de recrutement ne se termine pas après vos évaluations, la sélection des candidats et l’acceptation de l’offre. Pour obtenir de meilleurs résultats de la part des nouveaux arrivés, vous devez les aider à se familiariser avec leurs nouvelles missions et à s’intégrer dans l’entreprise.

Il est possible que ce processus inclût une formation informelle ou un mentorat de la part d’autres employés. Bien que ces initiatives puissent faciliter son intégration, elles peuvent avoir un impact négatif sur la productivité des autres membres de votre équipe. Cette formation n’est pas forcément considérée comme une source de dépenses lors du recrutement.

Par ailleurs, vous devrez prendre en compte les coûts supplémentaires liés à la certification des personnes pour des compétences spécifiques. Ainsi que le renforcement temporaire de vos mesures de contrôle de la qualité. De plus, il est important de considérer le risque potentiel d'une baisse de la productivité de l'équipe dans son ensemble.

L’accueil et l’onboarding sont d’autres domaines dans lesquels vous pouvez tirer des avantages importants des dernières technologies et de l’aide d’experts. Les nouvelles technologies  peuvent vous aider à adopter une approche intégrée dans tous les domaines: de la publication d’annonces d’offres d’emploi jusqu’à l’onboarding. Avec le bon partenaire de solutions RH, vous pouvez accéder  aux technologies et aux processus les plus efficaces pour obtenir les meilleurs résultats. 

baisse de la productivité

En tant que chef d’entreprise, votre principale préoccupation est de maintenir un niveau de productivité élevé. Malheureusement, plusieurs facteurs peuvent avoir un impact négatif sur la production comme les pannes d’équipement, l’absentéisme, le turnover et le manque de compétences en interne. La baisse  de productivité peut également s’avérer très coûteuse. Chaque fois que votre chaîne de production s’arrête, que vous devez interrompre vos activités ou que vous mettez fin à un contrat  de travail, votre entreprise perd de l’argent. La baisse de la productivité peut avoir un impact significatif sur vos coûts de main-d’œuvre. 

Par exemple, si une usine de fabrication fonctionne avec une équipe de conducteurs de chariots élévateurs qualifiés en sous-effectif, sa main-d'œuvre ne peut pas fonctionner au maximum de ses capacités. Bien que l'entreprise soit obligée de continuer à payer les mêmes charges patronales directes, la production sera réduite et cela entraîne une perte imprévue pour l'entreprise.

Il est essentiel de prendre en compte ces charges indirectes et de développer des stratégies de recrutement, de formation et d'organisation des horaires pour réduire l'impact de la perte de productivité sur le budget de votre entreprise.

perte de temps dans la gestion des intérimaires 

Aujourd’hui, les fluctuations du marché et les demandes saisonnières incitent de plus en plus d’employeurs à faire appel à des intérimaires. Des études prévoient que d’ici 2025, les intérimaires représenteront entre 35 et 40% de la main-d’œuvre mondiale. Le recours à ces employés  peut vous permettre d’augmenter ou de réduire les besoins en main-d’œuvre de votre entreprise pour  répondre aux demandes de production. Cette stratégie peut vous aider à réduire les coûts de main-d’œuvre en ne conservant que la main-d'œuvre dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs.

Alors que les charges patronales liées aux collaborateurs externes sont  des charges directes, le temps et les ressources que vous consacrez à la gestion de ces collaborateurs ne le sont pas. Les charges administratives associées à la gestion de votre main-d’œuvre peuvent être considérables, en fonction de la taille de votre effectif.

Tout comme vos collaborateurs  permanents et le personnel externe doivent suivre une  formation approfondie pour garantir le respect des normes de sécurité et de qualité. La planification des équipes est une autre tâche chronophage  et qui peut réduire vos coûts de main-d’œuvre. Vous devez vous assurer que chaque équipe est complète et que les employés  possèdent les compétences et les qualifications requises. Dans le cas contraire, vous risquez de limiter le taux de productivité, la sécurité et la qualité.

Avec Randstad Operational Talent Solutions, nos équipes prennent en charge l’externalisation de votre processus de recrutement. Nous proposons des solutions complètes, qui permettent à votre entreprise de déterminer les services qu’elle souhaite externaliser ou  conserver en interne. Cette stratégie peut faciliter le suivi des coûts liés aux intérimaires.

Ceci est une version mise à jour d'un article initialement publié le 06 octobre 2021.