8 erreurs à éviter lors de la gestion du personnel à distance.

La COVID-19 a impacté les entreprises de plusieurs manières. Certains secteurs (notamment celui de la santé) ont dû répondre à une augmentation soudaine et considérable de la demande de leurs services, générant un besoin plus élevé de personnel. D'autres, comme les secteurs du tourisme et de l'hôtellerie, ont été contraints de réduire leurs effectifs lorsque les activités de consommation et de loisirs dont ils dépendent se sont mises en pause dans de nombreux pays.

L'une des conséquences les plus courantes de la pandémie pour les organisations a été l'augmentation du travail à distance, conformément aux recommandations des gouvernements et des autorités de santé afin de lutter contre la propagation du virus.

Les études menées par PwC indiquent qu'il s'agit probablement d'une «évolution durable» dans le fonctionnement des entreprises. Selon la CEO Panel Survey (une enquête réalisée auprès d'un panel de dirigeants d'entreprises), près de huit participants sur dix (78%) ont déclaré s'attendre à ce que la collaboration à distance se poursuive même lorsque les conditions reviendront à la normale après la pandémie. Les lieux de travail à faible densité (61%) et la gig economy (54%) ont également été identifiés comme des tendances durables.

Si la gestion du personnel à distance représente un nouvel enjeu pour votre entreprise, il est important de connaître les erreurs et les écueils les plus courants à éviter.

1. Ne pas favoriser l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Les employés habitués à un lieu de travail traditionnel peuvent être confrontés à un certain nombre de difficultés lors de la transition vers le travail à distance, l'une d'entre elles étant le maintien d'un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Si le travail à distance peut permettre aux employés d'améliorer cet équilibre, par exemple en passant moins de temps à faire la navette, cela peut aussi brouiller les frontières entre leur travail et leur vie privée.

Incitez vos collaborateurs à aménager chez eux un espace dédié au travail, afin de faire une distinction entre leur travail et leur temps personnel. Lorsqu'ils ont besoin de faire une pause ou de mettre un terme à leur journée de travail, ils peuvent ainsi se rendre dans un autre lieu pour se déconnecter et changer d'état d'esprit.

Un autre conseil important à leur communiquer est de désactiver les notifications professionnelles, e-mails ou autres, en dehors des heures de travail. L'accès instantané aux outils de communication qu'offrent les smartphones peut donner aux individus le sentiment d'être «toujours sur le qui-vive» et de devoir constamment penser à leur travail, ce qui peut conduire à l'épuisement.

La mise en place de mesures ciblées pour aider le personnel à maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée peut s'avérer essentielle pour le bien-être mental des personnes, en particulier en périodes de stress et d'anxiété élevés. Cette question doit être une priorité pour les employeurs dans l'ère post-COVID.

Selon les experts du Cedars-Sinai Medical Center, la pandémie est susceptible de provoquer des conséquences à long terme sur la santé mentale.

2. Ne pas établir de routine quotidienne

Les employés habitués à un lieu de travail traditionnel peuvent être confrontés à un certain nombre de difficultés lors de la transition vers le travail à distance, comme le maintien d'une routine régulière lorsqu'ils sont dans leur environnement domestique. Dans cette optique, les managers peuvent prendre l'initiative d'établir une structure clairement définie pour la journée de travail.

Par exemple, il est judicieux de mettre en place des réunions à intervalles réguliers tout au long de la semaine, afin que tous les membres du personnel aient de nombreuses occasions de se retrouver, de faire le point sur les progrès réalisés et de partager des informations clés.

Vous pouvez également établir un programme de contrôles réguliers avec certains membres du personnel, en particulier ceux qui sont les plus productifs lorsqu'ils collaborent et échangent des idées avec d'autres personnes.

De nombreux outils de gestion de projet sont à votre disposition pour établir des plans de travail et des agendas qui peuvent être facilement partagés avec l'ensemble de votre personnel. Des plateformes comme Asana, Trello, Basecamp et Liquid Planner peuvent s'avérer particulièrement utiles, par exemple pour créer des listes de tâches, hiérarchiser vos activités les plus importantes et attribuer des missions.

En plus de donner aux employés le soutien et la structure nécessaires pour réaliser leur travail, un calendrier journalier peut être efficace pour réserver des moments pour les pauses, les repas et l'activité physique. Les travailleurs à distance les plus performants sont capables de fixer des limites claires entre leur vie professionnelle et leur vie privée, et les employeurs responsables doivent être prêts à aider leurs employés à le faire.

3. Manque de communication

Lorsque les gens passent beaucoup de temps ensemble sur le lieu de travail, les contacts et la communication entre collègues sont généralement automatiques. Les collègues de travail se parlent naturellement et discutent de ce qui les préoccupe, ce qui contribue à réduire le stress et à échanger des idées qui favorisent un travail plus efficace.

Cependant, le travail à distance rend les contacts et les échanges réguliers plus compliqués, ce qui peut entraîner diverses conséquences négatives. Outre le fait que le personnel se sent isolé et qu'il est privé des avantages fondamentaux du contact humain, les obstacles à la communication sont susceptibles d'affecter les performances de l'entreprise dans son ensemble.

Par exemple, si vous travaillez sur une commande importante d'un client avec une échéance très courte, vous aurez besoin que toutes les personnes impliquées dans le projet soient en contact fréquent les unes avec les autres. Ainsi, le risque de commettre des erreurs ou de négliger les priorités du client en raison d'un manque communication est minimisé.

Une fois encore, la technologie a un rôle essentiel à jouer. Les outils de communication et de collaboration tels que Zoom, Microsoft Teams et Google Workspace permettent aux travailleurs de rester en contact plus facilement que jamais (et à moindre coût), où qu'ils se trouvent. Ces applications sont précieuses pour la communication formelle, mais elles peuvent également être utilisées pour des échanges informels et des événements d'équipe comme des pauses café virtuelles. Ce type d'activités est essentiel pour motiver le personnel et entretenir les relations entre les collègues qui travaillent à distance.

4. Supposer que les employés peu communicatifs n'ont pas besoin de soutien

Chaque personne réagit différemment au travail à distance. Certains s'épanouissent dans l'interaction sociale et la collaboration et auront donc besoin d'être en contact régulier avec leurs collègues et leurs responsables pour rester productifs.

Cependant, les personnes habituées à travailler seules ou naturellement silencieuses peuvent devenir encore plus introverties lorsqu'elles travaillent à distance, peut-être parce qu'elles ne se sentent pas suffisamment en confiance pour prendre la parole si elles ont une question ou font face à un problème.

Les managers doivent veiller à ne pas supposer que les employés sont parfaitement heureux de faire leur travail simplement parce qu'ils n'expriment pas de préoccupations. Ce sont parfois les travailleurs les plus silencieux et les plus réservés qui ont besoin de la plus grande attention de la part de leurs responsables, car ils sont les moins susceptibles de se manifester de leur propre initiative.

Même les plus petites actions et attentions, comme l'appel d'un manager pour prendre des nouvelles d'une personne à qui il n'a pas parlé depuis quelques jours, peuvent suffire à faire en sorte que cet employé se sente soutenu. Cela réduit également le risque que des problèmes apparemment mineurs ne soient pas traités et se transforment en problèmes graves.

De plus, une telle attitude proactive montre votre engagement à prendre soin de votre personnel, renforçant ainsi votre marque employeur.

5. Omettre de fournir un soutien technique

L'une des principales priorités des entreprises actuelles qui optent pour le travail à distance, par choix ou par nécessité, devrait être de veiller à ce que les employés aient accès aux divers outils et technologies nécessaires pour accomplir leur travail efficacement.

Qui plus est, vous devez également réfléchir aux processus et aux systèmes à mettre en place pour fournir une assistance et des solutions techniques en permanence.

Cela signifie se poser des questions comme:

• Comment réagir aux problèmes techniques qui empêchent le personnel de mener à bien leur travail, par exemple, du fait d'un ordinateur portable défectueux?
• Une assistance technique est-elle disponible pour les travailleurs qui rencontrent des problèmes avec les logiciels ou les systèmes nécessaires pour travailler à distance?
• Êtes-vous en mesure de fournir une formation continue pour aider les employés à tirer le meilleur parti de la technologie en matière de travail à distance?

Nos études ont montré que la plupart des entreprises ont bien géré les implications technologiques de l'augmentation du travail à distance. Le rapport Randstad Workmonitor 2020 a révélé que 79% des employés estimaient disposer de l'équipement et de la technologie nécessaires pour s'adapter à l'accélération de la digitalisation. Ce pourcentage est supérieur à celui de l'étude réalisée au premier trimestre 2018, qui indiquait que 35% des employés ne pensaient pas que leur employeur leur fournissait l'équipement technique nécessaire pour travailler efficacement à domicile.

L'étude de 2020 a également révélé que 40% des participants dans le monde entier ont eu du mal à acquérir de nouvelles compétences pour s'adapter aux défis posés par la pandémie de COVID-19. Cela indique que de nombreux employeurs pourraient renforcer le soutien qu'ils apportent à leur personnel en proposant une formation qui tient compte des dernières tendances et évolutions technologiques.

6. Négliger la sécurité

Il est essentiel que les employés puissent faire leur travail correctement depuis leur domicile. Mais il est également important que ce travail à distance n'entraîne pas de risques de sécurité pour l'entreprise. Si cela constitue une préoccupation pour votre entreprise, vous pouvez mettre en place des mesures pour renforcer la protection et assurer la sécurité de vos informations et ressources sensibles.

Tout d'abord, vous pouvez envisager de fournir des appareils provenant de l'entreprise, tels que des ordinateurs portables et des téléphones, aux personnes dont le travail implique des données qui doivent rester sécurisées. En adoptant cette approche, vous vous assurez que chaque équipement utilisé par vos employés pour travailler dispose de paramètres de sécurité solides et est protégé par un logiciel antivirus fiable et d'autres mesures de protection.

Une autre option qui peut s'avérer efficace consiste à créer un réseau privé virtuel consacré à votre organisation, qui renforce la sécurité en fournissant un «tunnel» privé où les données peuvent être envoyées et reçues en toute sécurité, à l'aide d'outils de cryptage et d'authentification.

Les employés doivent également être informés des meilleures pratiques en matière de sécurité, telles que:

• Passer les appels qui peuvent contenir des informations sensibles dans un endroit discret ou utiliser des écouteurs pour plus de confidentialité
• Ne pas imprimer les données qui doivent être protégées
• Verrouiller les écrans d'ordinateurs portables lorsqu'ils ne sont pas utilisés et ajouter un mot de passe sur tous les appareils

7. Devenir un micromanager

Comme indiqué précédemment dans ce blog, le travail à distance peut augmenter le risque de problèmes résultant du manque de contacts réguliers des managers avec le personnel. S'il est essentiel de garder le contact avec les travailleurs et d'effectuer des vérifications régulières, il est également important de ne pas tomber dans l'autre extrême et de devenir un micromanager.

Vous devez maintenir une communication régulière avec vos employés, mais vous devez également montrer que vous leur faites confiance pour accomplir leur travail et rester productifs sans qu'un responsable ne regarde (virtuellement) par-dessus leur épaule.

Des études indiquent qu'être éloigné du lieu de travail peut en réalité aider les personnes à mieux effectuer leur travail: 77% des travailleurs à distance déclarent être plus productifs lorsqu'ils travaillent à domicile et 76% choisissent d'éviter le bureau lorsqu'ils doivent se concentrer sur un projet.

En définitive, les managers doivent rechercher le juste équilibre entre la supervision de leur personnel à distance, le soutien dont leurs équipes ont besoin et l'octroi d'un certain degré de liberté et de contrôle sur leur travail.

8. Ne pas définir les attentes

Les personnes qui ne sont pas familières avec le travail à distance doivent avoir une idée précise de la manière dont elles s'acquitteront de leurs responsabilités depuis leur domicile (ou autre lieu) et du niveau de productivité qu'elles doivent viser.

Pour certains postes, par exemple ceux qui ne nécessitent qu'un ordinateur, une connexion Internet et un accès aux données et aux systèmes de l'entreprise, il peut y avoir très peu de différence entre la manière dont les employés travaillent habituellement dans un bureau et celle dont ils travaillent à domicile.

En revanche, les emplois qui reposent davantage sur la collaboration et l'interaction entre collègues ne se prêtent pas aussi bien au travail à distance. Dans ces cas, il est important d'accompagner les employés et d'élaborer un dispositif afin qu'ils puissent continuer à exercer leurs compétences et à être productifs pour l'entreprise, même lorsqu'ils travaillent dans un contexte inhabituel.

C'est dans de telles situations que les compétences managériales sont mises en avant et que l'on voit vraiment les avantages de disposer d'un plan clair pour gérer efficacement son personnel à distance.

Randstad a élaboré un mini-guide sur ce sujet, qui met en évidence les mesures pratiques que vous pouvez adopter pour soutenir vos travailleurs à domicile et les aider à obtenir les meilleurs résultats.