executive assistant - beruf und jobs.

dein aufgabenbereich

Als Assistent der Geschäftsleitung arbeitest du in einem schnelllebigen Umfeld, das viel Flexibilität und hohe Belastbarkeit erfordert. Dein Aufgabengebiet ist interessant, abwechslungsreich und umfangreich. Zu den wichtigsten Aufgaben einer Assistent der Geschäftsleitung gehören:

1. Die Verwaltung des Terminkalenders und des Zeitplans deines Chefs: Du bist die Person, die die Zeit der CEOs strategisch verwaltet. Du planst den Zeitplan basierend auf den Zielen und Prioritäten der dir vorgesetzten Person und achtest dabei auf die bestmögliche Umsetzung der Vorgaben, unter Berücksichtigung aller dir bekannten Begleitumstände. Dabei achtest du auf ein optimiertes Zeitmanagement, sodass möglichst wenig wertvolle Zeit verloren geht.
2. Du bearbeitest Besprechungsanfragen und erstellst einen Arbeitskalender, um sicherzustellen, dass die Führungskräfte ausreichend Zeit für alle Termine haben. Du nimmst Telefonanrufe entgegennehmen und verwaltest die Korrespondenz der Manager, auch die E-Mail-Konten, Briefe und Anrufe. Die Telefonanrufe nimmst du im Namen der Führungskräfte entgegen und entscheidest über das weitere Vorgehen. Ebenso verfährst du mit E-Mails: Du sichtest sie, leitest sie gegebenenfalls weiter oder beantwortest sie. Du bearbeitest die Korrespondenz in der Reihenfolge ihrer Priorität. Das erfordert einen sehr guten Einblick in die Arbeit deiner vorgesetzten Personen. 
3. Auch die Planung und Durchführung von Meetings gehört zu deinen Aufgaben. Die Kernaufgabe besteht in der Planung und Durchführung von Meetings, von Kundenterminen und Sitzungen des oberen Managements. Du richtest persönliche oder virtuelle Meetings ein. Zunächst findest du den geeigneten Zeitpunkt für alle beteiligten Parteien heraus und bereitest die Führungskräfte mit einem sorgfältigen Briefing auf das Meeting vor. Während den Sitzungen führst du Protokoll und transkribierst es im Anschluss.
4. Die Koordination von Geschäftsreisen gehört ebenfalls zum Aufgabengebiet eine Assistent der Geschäftsführung. Als executive assistant planst du Reisen für leitende Angestellte. Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf der Reise. Das fängt mit der Buchung der Verkehrsmittel an, über das Buchen des Transportes zur Unterkunft, welche du ebenfalls herausgesucht und gebucht hast, bis zur gesamten Reiseroute. Du erstellst einen optimalen Zeitplan für den Ablauf der Reise. Manchmal kann es nötig sein, dass du die Führungskräfte auf Dienstreisen begleitest, je nach Unternehmen.

wer sind deine kollegen?

Als Assistent der Geschäftsleitung kannst du in jeder Branche und in vielen Unternehmen arbeiten, was den Beruf sehr vielseitig macht. Zu deinen Kollegen gehören möglicherweise Verwaltungsassistenten, Chief Executive Officers (CEOs), Finanzanalysten und Finanzmanager. Du arbeitest auch in unmittelbarer Nähe zu Marketingleitern und Betriebsleitern sowie anderen Spezialisten, wie Programmmanagern, Geschäftsführern, Vertriebsleitern, IT-Spezialisten und Salesmanagern. Am meisten Kontakt wirst du zur Geschäftsleitung haben, welcher du direkt unterstellt bist. 

Ein Assistent der Geschäftsleitung unterstützt Führungskräfte in ihren täglichen Aufgaben, das Ziel ist dabei stets das Erreichen der Unternehmensziele. 

In kleineren Unternehmen unterstützt du mehrere Führungskräfte, in grossen Organisationen arbeitest du mit nur einer Führungskraft zusammen. Neben regulären Assistenten der Geschäftsleitung benötigen die Top-Führungskräfte einiger Unternehmen auch Chief Executive Assistants (CEA) oder einen Chief Of Staff (COS). 

Als Executive Assistant übernimmst du kleinere Verantwortlichkeiten im Auftrag der Führungskräfte. Zum Beispiel nimmst du in ihrem Namen an Meetings teil und übernimmst deren strategische Planung. Du fungierst auch als Berater der Führungskraft und beaufsichtigst andere Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos ablaufen.

wie viel verdiene ich als executive assistant in einer festanstellung?

In einer Festanstellung verdienst du als Assistent der Geschäftsleitung im Durchschnitt 80'429,43 CHF pro Jahr. Das heisst, dein Lohn liegt zwischen 48'360 CHF und 120'000 CHF brutto im Jahr. Das entspricht einem Monatslohn zwischen 4'030 CHF und 10'000 CHF brutto. Etwa die Hälfte der erhobenen Löhne liegt über 80'000 CHF brutto, das entspricht einem Monatsverdienst von 6'667 CHF brutto.

Um Assistent der Geschäftsführung zu werden, gibt es keinen einheitlichen Weg. Es handelt sich nicht um einen klassischen Ausbildungsberuf, sondern stellt lediglich eine Bezeichnung der beruflichen Position dar.

In den meisten Fällen erhältst du nach jahrelanger kaufmännischer Erfahrung eine Chance auf diese Position. Meistens hat ein Assistent der Geschäftsführung eine kaufmännische Ausbildung absolviert. Einige kommen auch durch ein juristisches oder betriebswirtschaftliches Studium an diesen Job.

Als Assistent der Geschäftsleitung stehen dir viele Möglichkeiten offen. Du kannst in einem kleinen, mittelgrossen oder grossen Unternehmen arbeiten und dies in verschiedenen Branchen. Das kann beispielsweise in einer Bank, einem Produktionsbetrieb, einem medizinischen Unternehmen oder einem Medienunternehmen sein.

Da Assistent der Geschäftsleitung kein Ausbildungsberuf ist, führen neben der kaufmännischen Ausbildung verschiedene weitere Wege zu dieser Position, auch Quereinstiege. Die wichtigste Voraussetzung für Quereinsteiger ist mehrjährigen Berufserfahrung in der Administration. Computerkenntnisse, Kenntnisse über Buchhaltung, Firmenstruktur und so weiter, müssen zwingend vorhanden sein. Auch die persönliche Eignung spielt eine wesentliche Rolle: Du solltest auf alle Fälle über ein aussergewöhnliches Organisationstalent, Flexibilität und Belastbarkeit verfügen.

Quereinsteiger als executive assistants kommen häufig aus den Bereichen Personalmanagement, Verwaltungswesen oder dem erfolgreichen Abschluss einer Hotelfachschule oder aus der Gastronomie.
 

Als Assistent der Geschäftsleitung hast du verschiedene Aufstiegsmöglichkeiten. Eine führt über die klassische Karriereleiter nach oben: Nachdem du einige Jahre Berufserfahrung gesammelt hast, kannst du den Karrieresprung zu einer anspruchsvolleren, besser dotierten Stelle antreten. Wer engagiert ist, bekommt einen guten Einblick in das jeweilige Unternehmen und kann dieses Wissen für das persönliche Fortkommen nutzen. Wenn dich die Geschäftsführung für unverzichtbar hält, deine Qualitäten erkannt hat und wertschätzt, hast du gute Chancen zum weiteren inner- und ausserbetrieblichen Aufstieg. Auf alle Fälle kannst du bei guten Leistungen eine wertvolle Referenz oder Empfehlung bekommen, die dir in Zukunft hilfreich sein wird.

Als Assistent der Geschäftsleitung weist du ein überdurchschnittliches Organisationstalent auf, hast ein einwandfreies Auftreten und bist belastbar. 

Das lebendige Arbeitsumfeld verlangt ein hohes Mass an Flexibilität. Situationen können sich schnell ändern, du reagierst souverän und entscheidungsfreudig. 

Manchmal müssen zusätzliche Arbeitsstunden geleistet werden, was grosses Engagement voraussetzt. Ein gutes Zeitmanagement ist ebenfalls sehr wichtig. Deine Kommunikationsfähigkeiten sind sowohl mündlich als auch schriftlich sehr gut.

Es gibt viele gute Gründe, bei Randstad als Executive Assistant zu arbeiten:

✓ spannende Jobs bei bekannten Unternehmen
✓ ein verlässlicher Ansprechpartner, wann immer du ihn benötigst, persönliche Beratung zählt
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✓ Du hast eine befristete Anstellung? Oftmals besteht die Chance auf einen unbefristeten Anschlussvertrag. Viele beliebte Unternehmen rekrutieren ihre Angestellten auch direkt über Randstad.

dein Weiterbildungsbudget als Executive Assistant bei Randstad

Arbeitest du als Executive Assistant für Randstad, stehen dir Weiterbildungskurse offen. Im Rahmen des TempTrainings von swissstaffing kannst du Schulungen besuchen. Du erhältst später das Kursgeld zurück, insofern du die Kursprüfung bestehst. Dein Berater von Randstad steht dir zur Seite, wenn du Fragen dazu hast. So kannst du etwa zusätzliche Sprach- oder berufsspezifische Kenntnisse erwerben. Und das alles während deiner Arbeitszeit als Executive Assistant.

Hast du deinen Traumjob als Executive Assistant gefunden? Nicht nur Qualifikationen und Zeugnisse entscheiden über den Erfolg deiner Bewerbungen. Sorgfältige, fehlerfreie und persönliche Unterlagen helfen dir bei der Stellensuche auf jeden Fall. Hier ein paar nützliche Tipps, um deine Chancen zu optimieren:

Hier findest du Antworten auf häufig gestellte Fragen rund um den Job als executive assistant.